Université Lyon 1 - Secrétaire administratif(H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Tournon-sur-Rhône; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une université pluridisciplinaire recherche un(e) Secrétaire administratif(H/F) pour un CDD d'1 an. Le candidat idéal devra assurer la gestion des commandes, l'accueil, et le suivi des conventions de stages. Un niveau B est requis, ainsi que des compétences en communication et en gestion de documents. Le poste est basé à Lyon et offre des conditions de travail flexibles.

Responsabilités

• Assurer la saisie des commandes et ordres de mission.
• Suivi des conventions de stages.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Organiser les réunions de direction.
• Mettre à jour des bases de données.
• Alimenter des tableaux de bord.
• Assurer le soutien logistique.
• Répondre aux demandes d'informations.
• Sélectionner et diffuser de l'information.

Connaissances

Communiquer

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Travailler en équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Utilisation avancée de l'ordinateur

Techniques d'élaboration de documents

Rangement et archivage des documents

Savoir prioriser les demandes

Techniques de communication

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir rendre compte

Formation

4ème année de baccalauréat (Niveau B)

Description du poste

Université Lyon 1 - Secrétaire administratif(H/F)

Réf. Référence : 2025-2042369

Employeur : Université Claude Bernard Lyon 1

Localisation : Domaine de Rockefeller, 8 Avenue Rockefeller, 69008 Lyon 8

Domaine : Relation à l'usager

Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Nature du contrat : CDD d'1 an

Expérience souhaitée : Débutant

Rémunération : Fourchette indicative non renseignée

Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)

Vos missions en quelques mots

• Assurer la saisie des commandes et ordres de mission auprès de deux tutelles (Inserm et Université Lyon 1) et effectuer leur suivi
• Suivi des conventions de stages et les gratifications
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Organiser les réunions de direction, rédiger les comptes-rendus
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques…)
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Profil recherché

Compétences et qualités requises :

• Communiquer
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utilisation avancée de l'ordinateur
• Techniques d'élaboration de documents
• Rangement et archivage des documents
• Savoir prioriser les demandes
• Techniques de communication
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte

Niveau d'études minimum requis

4ème année de baccalauréat (Niveau B)

Éléments de candidature

Documents à transmettre : CV et lettre de motivation (obligatoires).

Qui sommes-nous ?

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiant·e·s et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels. Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

RESEARCH ON HEALTHCARE PROFESSIONALS AND PERFORMANCE (RESHAPE, U1290) est une unité de recherche en Santé Publique qui se développe depuis janvier 2021 sous une double tutelle INSERM – Université Claude Bernard Lyon 1. Établie sur le domaine Rockefeller de l’Université Claude Bernard Lyon 1, cette unité multidisciplinaire regroupe 150 scientifiques (enseignants-chercheurs, post-docs, doctorants, stagiaires) en santé publique et de diverses disciplines cliniques qui mènent des travaux scientifiques sur les services de santé et la performance des professionnels de santé, sous la direction des Pr Marie PREAU et Julie Haesebaert.

À propos de l'offre

• Engagements : Égalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement
• Conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions
• Accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation
• Action sociale, offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques
• Accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable

Où postuler

Envoyez un CV et une lettre de motivation à : [e-mail]

Vacant à partir du 15/09/2025