Une assistante ou un assistant administratif pour le site funéraire métropolitain

Dijon, ville et métropole; Dijon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale à Dijon recherche un assistant pour gérer le site funéraire. Le rôle comprend l'accueil des familles, la gestion des concessions et le suivi administratif des opérations funéraires. Les candidats doivent démontrer autonomie, rigueur et capacités relationnelles. Le poste est à temps complet avec des horaires variables.

Prestations

Participation Mutuelle labellisée

Forfait mobilité durable jusqu’à 300 € par an

Adhésion au Comité National d’Action Sociale

Qualifications

• Autonomie et rigueur professionnelle indispensables pour ce rôle.
• Capacité à travailler avec le public et gérer des situations délicates.
• Maîtrise de l’outil informatique requise.

Responsabilités

• Assurer l'accueil des familles et la gestion des opérations funéraires.
• Rédiger les courriers et gérer les concessions.
• Suivre l'exécution du budget et des stocks de fournitures.

Connaissances

Autonomie

Sens du travail en équipe

Rigueur professionnelle

Qualités relationnelles

Capacité d’adaptation

Discrétion professionnelle

Formation

Connaissance législation funéraire

Formation adaptée

Outils

Word

Excel

Teams

Grand Angle

X.Bus

X.Acte

Description du poste

A la direction relation usagers - vie citoyenne

Délai de recevabilité : 12/12/2025.

Descriptif

Missions

Placée sous l’autorité de la responsable du site funéraire, l’assistant‑e assistera la gestionnaire du site funéraire sur certaines missions du cimetière métropolitain géré en régie ainsi que sur certaines missions du crématorium géré en délégation de service public.

L’agent‑e assurera l’accueil des familles et des professionnels, la gestion des concessions (vente, renouvellement, rétrocession…) et participera au bon déroulement des opérations funéraires en garantissant le respect de la législation funéraire.

Il/elle assurera le suivi administratif des concessions, la rédaction des courriers, la gestion des fournitures et besoins du site funéraire.

Il/elle assurera le bon fonctionnement du site funéraire en lien avec les agents techniques du cimetière, l’équipe du crématorium, les partenaires et prestataires (pompes funèbres, marbriers, entreprises d’espaces verts…) et la responsable du site.

Activités

Missions principales

Accueil du public, des familles, des professionnels et des prestataires :

Accueillir et renseigner les familles, les professionnels (pompes funèbres, marbriers…) et prestataires (espaces verts, techniciens…). Accueil physique et téléphonique.

Participer à la vente de concessions et au suivi des dossiers et des concessions (renouvellements, abandons, conversions, rétrocessions, reprises administratives).

Suivi des Opérations Funéraires

Veiller au bon déroulement des opérations funéraires (inhumations, exhumations, dispersions…) et garantir la bonne application de la réglementation funéraire.

Gérer le suivi administratif des opérations funéraires (dossier papier et logiciel métier Elabor).

Suivi Administratif Des Concessions

Assurer le suivi des renouvellements des concessions, préparer les courriers de renouvellement, rechercher les concessionnaires et ayants‑droit, préparer les conversions de durée des concessions sollicitées par les familles, effectuer le suivi des reprises administratives, rédiger les arrêtés de vente, de renouvellements ou de conversion des concessions, assurer le suivi des arrêtés via les logiciels X.Bus (signature élu) et X.Acte (contrôle de légalité) en lien avec le service Assemblées et rédiger les notifications.

Saisir et mettre à jour, dans le logiciel métier, les opérations concernant les concessions (travaux, inhumations, dépôt d’urne, exhumation, retrait d’urne …).

Classer et archiver les dossiers.

Gestion Des Fournitures Et Besoins Du Site

Assurer la gestion des stocks, gérer la commande de fournitures de bureau, de matériel technique et d’équipements pour les agents, saisir les demandes d’intervention en interne, solliciter des devis auprès d’entreprises pour le cimetière ou le crématorium, effectuer le suivi du courrier.

Gestion Du Site Funéraire

Suivre l’exécution du budget du cimetière et du crématorium en lien avec la responsable pour valider des factures voire réaliser des opérations pour ordonner des virements, des bons de commande et des engagements en l’absence de la gestionnaire du site via Grand Angle en lien avec les comptables du service Finance, réaliser les statistiques mensuelles de l’activité du cimetière et du crématorium et l’inventaire mensuel des concessions et participer à la rédaction du rapport d’activité annuel, gérer les demandes de vente de fleurs pour la Toussaint (enregistrement des demandes, suivi des professionnels et facturation en lien avec le service Finance), assurer le suivi de la régie des recettes du cimetière en tant que mandataire suppléant.

Missions secondaires

Effectuer l'ouverture et la fermeture du site en l’absence des agents techniques gardiens de cimetière, surveiller les opérations funéraires (inhumations, dépôts d’urne, exhumations, retraits d’urnes, dispersions) en l’absence ou en complément des gardiens de cimetière, veiller à la propreté et à la sécurité du site.

Profil

Autonomie, sens du travail en équipe et en partenariat, grande rigueur professionnelle et bonnes qualités relationnelles, savoir adapter son discours et son comportement aux publics et aux situations, être polyvalent pour gérer l’administratif, le technique et les publics (familles, professionnels, prestataires…), savoir prioriser les tâches et faire face aux urgences, capacité d’adaptation et d’organisation, faire preuve d’écoute et de discrétion professionnelle, disponibilité et sens du service public, être respectueux du deuil frappant les familles et savoir rester neutre dans les situations de conflit familial, capacité à travailler dans le secteur funéraire (opérations funéraires, relations avec les familles endeuillées…).

Connaissances Techniques

Maîtrise de l’outil informatique (Word, OpenOffice, LibreOffice Excel, Outlook, Teams…), connaître la législation funéraire ou suivre une formation adaptée, gérer les outils Muse ; AWS ; Grand Angle ; X.Bus et X.Acte.

Permis B obligatoire

Localisation

Conditions

Poste à temps complet.

Du lundi au vendredi, amplitude horaire variable de 8h à 17h20 du 3 novembre au 14 mars, de 8h30 à 18h du 15 mars au 2 novembre, pause méridienne de 12h à 13h30, permanence le samedi matin de 8h30 à 12h, par roulement avec les agents du site soit 1 samedi matin sur 5 en fonctionnement normal, incluse dans les 1607h annuelles, ouverture de l’accueil et présence des agents à la Toussaint.

Conditions De Recrutement

Recrutement sur catégorie C (cadre d’adjoint administratif) : recrutement par mutation, détachement ou liste d’aptitude, ou à défaut par voie contractuelle en application du code général des collectivités territoriales; rémunération selon les grilles indiciaires de la fonction publique territoriale (en fonction des qualifications et de l’expérience professionnelle).

Rejoignez Dijon métropole

une collectivité engagée dans une démarche de responsabilité sociétale (RSO)

• Collectivité labellisée diversité - égalité professionnelle
• Santé : participation Mutuelle labellisée et garantie maintien de salaire (avec une prise en charge minimale à hauteur de 50 %)
• Action sociale : adhésion au Comité National d’Action Sociale (CNAS) et au CAS21
• RSO : Projet Mét’ODD : Agir pour une Métropole responsable et durable
• Accompagnement des agents proches aidants
• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300 € par an)

Candidature à une offre

Quelle que soit l'offre à laquelle vous répondez, vous devez adresser :

• une lettre de motivation
• un CV