UN-E ASSISTANT.E DE PROJETS (H / F)

Aktor Interactive Group; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation spécialisée dans les migrations et droits humains recherche un assistant.e de projets pour gérer les aspects administratifs, budgétaires et logistiques. Le poste est basé à Paris avec un package de rémunération attrayant, incluant un 13ème mois, des congés généreux, et des options de télétravail.

Prestations

13ème mois

Part variable de 3%

Plus de 45 jours de congés annuels

Allocation repas de 10€ par jour

50% des frais de transports en commun

Prime de mobilité de 500€

Mutuelle santé gratuite

Télétravail possible sous conditions

Prime de vacances annuelle de 450€

Qualifications

• Deux à trois ans d'expérience en gestion administrative et financière.
• Expérience dans la coopération internationale est un plus.

Responsabilités

• Assister dans la gestion administrative, budgétaire, comptable et logistique des projets.
• Gérer un portefeuille de projets sur différentes thématiques et géographies.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

Capacité d'organisation dans un environnement complexe

Proactivité

Bonnes capacités relationnelles

Maîtrise de l'anglais (lu, écrit et parlé)

Maîtrise de l'espagnol

Formation

Formation supérieure de Bac+2 / +3 en comptabilité, gestion administrative et financière

Description du poste

Les principales missions confiées à l'assistant.e de projets - Pôle Migrations, genre et droits humains F / H sont les suivantes :

Gestion administrative

• En lien avec le chargé de projet, assure ou appuie la préparation et le suivi de contrats (experts, prestataires, etc.)
• Met en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
• Rédige des CR de réunions ;
• Collecte, classe et archive des pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en oeuvre, etc.) en version papier et en version électronique.

Gestion budgétaire et comptable

• Collecte, vérifie la conformité et archive des pièces justificatives et comptables ;
• Elabore des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec le chargé de projet et les équipes projets locales, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets.

Gestion logistique

• En coordination avec le chargé de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long terme, des missions court terme et / ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).

SITUATION / POSITION : Direction des opérations – département Gouvernance (+ de 120 personnes) – pôle Migrations, genre et droits humains.

Au sein du département « Gouvernance», l’assistant(e) vient en appui sur la gestion administrative, budgétaire, comptable et logistique des projets. Il / elle est amené / e à gérer un portefeuille de projets sur différents thématiques et différences géographies (entre 5 et 10 projets), en gestion directe ou en appui à des équipes opérationnelles locales ; à cet égard, il / elle a un rôle de contrôleur de deuxième niveau.

Compétences techniques

• Formation supérieure de Bac+2 / +3 type comptabilité, gestion administrative et financière, ou domaine équivalent et / ou
• Deux à trois ans d’expérience en matière de gestion administrative et financière ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;

Compétences transverses

• Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
• Avoir déjà travaillé dans le champ de la coopération internationale sera considéré comme un atout ;
• Etre proactif ;
• Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) ;
• Maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé) obligatoire. La maitrise de l’espagnol sera considérée comme un atout.

Poste en CDI, basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.

La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :

• Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
• Une part variable de 3% du salaire brut annuel.
• Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
• Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
• Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
• Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
• Une prime de mobilité de 500 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
• Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
• La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine sous certaines conditions, avec une indemnisation de 25€ par mois, équivalant à 300€ nets de plus par an.
• Une prime de vacances annuelle de 450 euros.