Travel Assistant (F/M)

Axens; Rueil-Malmaison; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Axens recherche un Travel Assistant pour assurer l’organisation des déplacements professionnels des collaborateurs en France et à l’international, et la gestion des formalités liées au voyage.

Vous coordonnez les réservations de transports et d’hébergements, suivez les visas et les démarches administratives, et veillez au respect de la politique voyage tout en maîtrisant les outils de réservation et les indicateurs du service.

Qualifications

• Formation Bac +2 à Bac +3.
• Première expérience dans le voyage d'affaires ou mobilité internationale.
• Bonne connaissance du Pack Office et outils de réservation (SB Tools).
• Anglais professionnel à l’écrit comme à l’oral.

Responsabilités

• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs.
• Réserver transports et hébergements et gérer les modifications.
• Gérer les visas et les formalités administratives associées.
• Coordonner avec l’agence et les prestatairesVoyage et assurer le respect de la politique voyage.
• Suivre les indicateurs et participer à l’amélioration des outils Travel.

Connaissances

Service client

Rigueur

Organisation

Gestion des priorités

Réactivité

Esprit d'équipe

Adaptation

Formation

Bac+2 à Bac+3

Outils

Self Booking Tools

Cytric/Egencia

AMEX GBT/CWT

Amadeus

Description du poste

AXENS recherche une/un

Travel Assistant (F/M)

Localisation : Rueil-Malmaison

Présentation d'Axens :

Le groupe Axens propose une gamme complète de solutions pour la conversion du pétrole et de la biomasse en carburants plus propres, la production et la purification des principaux intermédiaires pétrochimiques, le recyclage chimique des plastiques, les options de traitement et de conversion du gaz naturel, le traitement de l’eau et le captage du carbone. L’offre comprend des technologies, des équipements, des fours, des unités modulaires, des catalyseurs, des adsorbants et des services connexes. Axens est idéalement positionné pour couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur, des études de faisabilité au démarrage et au suivi des unités tout au long de leur cycle de vie. Cette position unique garantit un niveau de performance optimal et une empreinte environnementale réduite.

L’offre internationale d’Axens repose sur des ressources humaines hautement qualifiées, des moyens de production modernes et un réseau mondial étendu pour les services industriels, de soutien technique et commerciaux.

Axens combine la convivialité d’une entreprise à taille humaine et le rayonnement d’une multinationale dont les clients se répartissent dans plus de 85 pays.

Axens est une société du groupe IFPEN.

A propos du département Travel :

Le département Travel accompagne les collaborateurs Axens dans l'organisation de leurs déplacements professionnels en France et à l'international. Son rôle est de garantir des voyages efficaces, sécurisés et conformes à la politique voyage du Groupe, tout en optimisant les coûts et en assurant la gestion des formalités administratives associées, notamment les visas.

Missions :

En tant que Travel Assistant, vous êtes l'interlocuteur privilégié des collaborateurs d’Axens pour l'organisation de leurs déplacements professionnels et la gestion des formalités de voyage.

Organisation des déplacements professionnels

• Analyser les demandes de voyage et évaluer les priorités.
• Rechercher les solutions les plus adaptées dans le respect de la politique voyage.
• Réserver les transports, hébergements et prestations associées.
• Accompagner les voyageurs avant et pendant leurs déplacements.
• Gérer les modifications ou annulations de dernière minute.

Gestion des visas et formalités internationales

• Identifier les besoins en visas selon les destinations.
• Constituer et suivre les dossiers administratifs.
• Coordonner les démarches avec les prestataires spécialisés et les autorités consulaires.
• Assurer le suivi des demandes jusqu'à l'obtention des documents.

Coordination avec les partenaires voyage

• Collaborer avec l'agence de voyages et les fournisseurs.
• Traiter les situations complexes ou urgentes.
• Veiller au respect des procédures internes et de la politique voyage.
• Participer à l'amélioration continue des outils et processus Travel.

Suivi administratif et reporting

• Mettre à jour les outils de suivi de l'activité.
• Assurer le suivi des visas et des indicateurs du service.
• Participer à la création et à la mise à jour de la documentation du département.

Connaissances et Niveau Requis :

• Formation Bac +2 à Bac +3.
• Première expérience significative réussie dans le voyage d'affaires, le tourisme d'entreprise, la mobilité internationale, l'assistanat international ou un environnement similaire.
• Bonne connaissance du secteur du Business Travel.
• Maîtrise du Pack Office.
• Expérience ou connaissance des outils de réservation de voyages (Self Booking Tools).
• Une connaissance de Cytric / Egencia et/ou de l'environnement AMEX GBT / CWT est un réel atout.
• Une expérience sur Amadeus est un plus.
• Anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral.

Compétences Associées :

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre sens du service et de la satisfaction client.
• Votre rigueur et votre sens de l'organisation.
• Votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Votre réactivité face aux urgences.
• Votre capacité d'adaptation dans un environnement international.
• Votre esprit d'équipe et votre excellent relationnel.
• Votre capacité à anticiper et à trouver des solutions

"Chez Axens, nous remettons en question lesstéréotypes et les clichés.
C’est d’ailleurs le fondement de notre engagement en faveur de la Diversité, del’Équité et de l’Inclusion.
Seuls votre talent et votre personnalité comptent pour nous !"

“At Axens, we challenge stereotypes and clichés.
It is actually the foundation of our commitment to Diversity Equity &Inclusion.
Only your talent and personality matter to us!”