Stage Ingénieur Si Finance - Digitalisation et Optimisation du Procure-To-Pay Sous Ifs H/F

Amplitude; Pessac; On-site; EUR 10,000 - 15,000; Full time

Job summary

Amplitude recherche un stagiaire intégré à la DSI, en collaboration avec les équipes Finance et IT, pour analyser et documenter le processus Procure-to-Pay (P2P). Vous contribuerez à simplifier et améliorer l’utilisation d’IFS sans développement.

Vous participerez à la cartographie As-Is et To-Be, identifierez les irritants et soutiendrez la mise en place des évolutions, en veillant à la traçabilité des données et à l’adoption par les utilisateurs.

Qualifications

• Stage en Finance ou SI / AMOA, intérêt pour les ERP et les processus P2P.
• Bon relationnel et capacité d’écoute.
• Esprit analytique et sens de l’organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et du suivi de projet.

Responsibilities

• Interview with the project leader, achats, finance, comptabilité, validateurs et utilisateurs opérationnels pour diagnostiquer le P2P.
• Cartographier le P2P en BPMN ou logigrammes; décrire chaque étape (besoin, commande, réception, facture, paiement).
• Identifier les irritants et les duplications de saisie, les données manquantes et les vérifications manuelles.
• Analyser les règles de rapprochement et les écarts dans le cadre des évolutions facturation électronique.
• Accompagner les équipes Finance: supports utilisateur, modes opératoires et formation.
• Proposer des KPI et une roadmap d’amélioration du P2P en lien avec la Finance.

Job description

CONTEXTE & ENJEUX

Amplitude utilise IFS comme ERP et souhaite poursuivre l'amélioration et l'appropriation de ses processus Finance. Le Procure-to-Pay (P2P) est un processus particulièrement structurant puisqu'il relie le besoin d'achat jusqu'au paiement du fournisseur. Ce sujet prend une importance supplémentaire avec les travaux autour de la facturation électronique.

MISSION

Rattaché(e) à la DSI et travaillant avec les équipes Finance et les utilisateurs d'IFS, le/la stagiaire contribuera à analyser, documenter, simplifier et améliorer le processus Procure-to-Pay. Il ne s'agit pas de faire du développement IFS, mais de se positionner comme Business Analyst / AMOA SI Finance junior.

PÉRIMÈTRE

• Expression du besoin
• Demande d'achat
• Commande fournisseur
• Réception
• Facture fournisseur
• Contrôle / rapprochement
• Validation
• Comptabilisation
• Paiement
• Reporting

OBJECTIFS

Comprendre et documenter

• Comprendre le fonctionnement réel du P2P
• Documenter les processus existants
• Comparer processus théorique et usages réels
• Identifier irritants, opérations manuelles et ressaisies
• Analyser les workflows de validation

Améliorer et accompagner

• Contribuer à améliorer l'utilisation d'IFS
• Proposer des automatisations ou simplifications
• Accompagner la Finance dans l'adoption des processus cibles
• Contribuer à fiabiliser les données correspondantes

TRAVAUX CONFIÉS

Chantier

Contenu et finalité

1. 1. Diagnostic du P2P

   Interviewer, avec le chef de projet Finance, les Achats, la Finance, la Comptabilité, les managers / valideurs, les utilisateurs opérationnels et l'équipe IT.

   Processus théorique Processus réellement pratiqué

2. 2. Cartographie des processus

   Documenter le P2P en BPMN ou logigrammes, en décrivant pour chaque étape (besoin, commande, réception, facture, paiement) ses caractéristiques. Trame à compléter avec le fonctionnement réel observé.

   Étape Acteur Dans IFS ? Donnée Contrôle Irritant

3. 3. Analyse des irritants

   Doubles saisies, données manquantes, erreurs récurrentes, processus hors ERP, fichiers Excel parallèles, circuits de validation complexes, problèmes de compréhension, contrôles manuels, possibilités d'automatisation.

4. 4. Factures fournisseurs et rapprochement

   Étudier les règles métier facilitant le rapprochement et le traitement des exceptions, en perspective avec les travaux de facturation électronique.

   PO Réception Facture

5. 5. Accompagnement des équipes Finance

   Documentation utilisateur, modes opératoires, supports de formation, ateliers, FAQ, recueil et qualification des demandes d'évolution - pour ne pas seulement corriger l'outil, mais rendre les processus plus lisibles et homogènes.

6. 6. Pilotage du processus

   Proposer avec la Finance quelques KPI (délais de traitement et de validation, volume d'exceptions, factures bloquées et causes, commandes non réceptionnées, qualité des données fournisseurs) - définition précise à valider avec la Finance.

LIVRABLES ATTENDUS

1. Cartographie As-Is du Procure-to-Pay
2. Analyse des irritants et causes racines
3. Cartographie cible To-Be
4. Backlog d'améliorations IFS
5. Matrice Impact / Effort des évolutions
6. Documentation des processus
7. Kit utilisateurs / supports de formation
8. Proposition de KPI P2P
9. Roadmap d'amélioration P2P