SHFD 75 -Chef.fe du pôle affaires générales au SHFD

Service du Haut Fonctionnaire de Défense; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Service du haut fonctionnaire de défense recherche un chef de pôle affaires générales pour diriger le pôle et superviser les activités RH, budget et administration. Vous coordonnez le recrutement, la paie et les procédures administratives en lien avec la DRH et assurez la sécurité des systèmes d’information.

Vous participerez à la gestion budgétaire d’environ 400 k€ et assurerez le suivi des tableaux de bord et le reporting.

Qualifications

• Habilitation au secret de la défense nationale requise.
• Compétences en informatique et bureautique appréciées.
• Connaissance de l’environnement administratif et financier du secteur public.

Responsabilités

• Recrutement et gestion du personnel (fiches de poste, publications, pré-sélection).
• Gestion administrative et financière, suivi du budget environ 400k€.
• Établissement et suivi des tableaux de bord et dépenses.
• Gestion du secrétariat, planification, communication interne.
• Supervision des demandes et procédures liées à la sécurité et à l’accès.
• Accompagnement des agents et interlocution avec la DRH et autres directions.

Connaissances

Connaissances techniques

Savoir-faire: travail d'équipe

Savoir-faire: organisation

Savoir-faire: réglementation

Savoir-faire: analyse

Savoir-faire: management

Savoir-faire: rédaction

Formation

Habilitation au secret de la défense nationale

Description du poste

Vos activités principales

Le/La chef.fe du pôle affaires générales a pour missions, sous l’autorité de la cheffe de cabinet:

• recrutement (fonctionnaires, contractuels, apprentis, stagiaires): mise à jour des fiches de poste, publication sur MOBMI, pré-sélection des candidatures et transmissions aux pôles recruteurs, élaboration et envoi des tableaux de classement à la DRH du MI;
• prise en charge administrative et financière: envoi du dossier de prise en charge aux agents et vérification des informations avant transmission à la DRH du MI;
• indemnités: établissement des tableaux de paiements des astreintes, du télétravail, CIA, etc.;
• gestion quotidienne: traitement et suivi des différentes demandes des agents (congés maternité/paternité/parental, disponibilité, traitement des arrêts de travail (CMO/accident) , etc.;
• sécurité: établissement des demandes d’enquêtes et des badges d’accès temporaires. Commande des cartes agents via l’application CESAM en qualité d’AEL (agent d’enregistrement local) , assurer une veille sur les échéances des autorisations;
• Congés: demande des créations et/ou modification de comptes Casper, valideur et administrateur délégué Casper (paramétrages «télétravail», saisie des CMO, congés exceptionnels) , assurer la campagne de CET, établissement des attestations de congés lors de départ d’agents;
• Avancement: établissement des tableaux et rédaction des fiches de proposition;
• Mobilité: accompagnement des agents dans leurs démarches en lien avec la DRH;
• Entretien professionnel: assurer le suivi de la campagne via ESTEVE et s’assurer que l’intégralité des comptes-rendus sont signés (hors recours) et enregistrés sur le réseau;
• Assistant local de la sécurité des systèmes d’information (ALSSI) : application des mesures de sécurité numérique de manière opérationnelle en lien avec le RSSI.

Toutes ces missions s’effectuent en binôme avec la cheffe de cabinet.

2/- La gestion et suivi du budget de fonctionnement du SHFD (environ 400k€) :

• Recensement des besoins des pôles et études de faisabilité;
• Collecte et analyse des éléments;
• Préparation des réunions de dialogues de gestion;
• Élaboration et suivi des tableaux de bord en lien avec les éléments transmis par la DEPAFI;
• Suivi des dépenses de déplacement des agents en liaison avec la secrétaire du service et la correspondante administrative du C2MI (administrateur Chorus DT) ;
• Établissement des demandes d’achat, des services fait, gratifications des stagiaires, factures RNF, fiches de communication, ordres à payer (en l’absence du gestionnaire budgétaire) ;
• Référent contrôle interne financier adjoint et référent carte achat.

Toutes ces missions s’effectuent en binôme avec le/la gestionnaire budgétaire placé.e sous son autorité directe.

Conditions particulières d'exercice

Localisation administrative et géographique / Affectation:
Ministère de l'intérieur / Secrétariat général / Service du haut fonctionnaire de défense
14, rue de Miromesnil 75008 Paris
Déménagement prévu en avril 2027 au 14, rue de l’Elysée 75008 Paris

Profil recherché

3/- Autres missions:

• Suppléer en cas de besoin le secrétariat du service (gestion du téléphone, tenue de l’agenda, enregistrement du courrier dans MAARCH) lorsque la titulaire est absente et que la réserviste n’a pu être convoquée;
• Participer à la communication du service (intranet, article, etc.) ;
• Organiser les moments de convivialité.

En l’absence de la cheffe de cabinet, le/la titulaire du poste a autorité sur le secrétariat.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Une habilitation au secret de la défense nationale est requise.
Réactivité, discrétion, sens de l'organisation, rigueur et polyvalence.
Disponibilité lors des périodes de fin de gestion (octobre/novembre) .

Domaine(s) fonctionnel(s):

Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type:

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP): FP2ADM01

Groupe RIFSEEP: 2 (pour les fonctionnaires)

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Vos perspectives:

Le chef du pôle affaires générales est un collaborateur immédiat et quotidien du préfet, chef du SHFD et de son adjoint, le sous-directeur de la protection du ministère. Ses missions sont transverses et impactent l’ensemble des agents du service. A ce double titre, il bénéficie d’une forte visibilité en interne comme dans le dialogue avec les autres directions et services du ministère. Cette visibilité est un atout pour toute évolution de carrière, dans le domaine de la sécurité et au-delà.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau pratique requis

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables -niveau pratique requis

Avoir des compétences juridiques -niveau maîtriserequis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe -niveau maîtriserequis

Savoir s'organiser -niveau maîtrise requis

Savoir appliquer la réglementation -niveau maîtrise requis

Savoir analyser -niveau maîtriserequis

Savoir manager -niveau maîtriserequis

Savoir rédiger -niveau maîtriserequis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines- niveau maîtrise requis savoir accueillir - niveau maîtrise requis savoir s'adapter- niveau maîtrise requis

Autres: Le poste exige de la fermeté dans l’application des principes de gestion mais aussi un sens de l’écoute et de la diplomatie à l’endroit des agents. Rigoureux, calme et précis, le titulaire travaille en liaison étroite avec la cheffe de cabinet mais aussi le sous-directeur et le chef de service. Il leur apporte sa compétence technique autant que son appréciation sur l’impact prévisible de leurs décisions. Par sa connaissance des textes et du contexte, il joue un rôle de conseiller de proximité et de confiance auprès de sa hiérarchie. Cette proximité fait qu’il n’est jamais laissé seul face aux situations difficiles. Il noue également des relations privilégiées avec le secrétariat du service.

Présentation de Service du Haut Fonctionnaire de Défense

Service du haut fonctionnaire de défense