SECRETAIRE SERVICE SECURISATION DES SOINS (PEPPS) [103259]

Centre Hospitalier Universitaire d'Orléans; CHU Orléans; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Formation interne et développement

Avantages CGOS

Restauration sur site (self)

Résumé du poste

Centre Hospitalier Universitaire d’Orléans recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour le service PEPPS Sécurité des soins. Vous assurerez la correspondance, l’accueil téléphonique et la gestion documentaire.

Vous rédigez et mettez en forme des documents, organise les réunions et participerez à la préparation des audits et des formations pilotes. Poste à temps plein en contact avec les équipes qualité et GDR.

Qualifications

• Rigueur et organisation dans un cadre hospitalier
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes d’information du CHUO
• Capacité à gérer l’accueil et la communication du service PEPPS

Responsabilités

• Rédaction et mise en forme de documents professionnels et rapports
• Gestion de la messagerie électronique et accueil téléphonique du service
• Organisation des réunions, réservation des salles et du matériel
• Relais d’informations auprès des praticiens du PEPPS et du personnel
• Mise à jour et classement des dossiers (physiques et informatiques)
• Réalisation des présentations (diaporamas) et suivi des grilles d’audit sur Excel
• Support logistique et technique lors des formations et audits du PEPPS
• Veille documentaire sur les protocoles HAS et diffusion sur ENNOV

Connaissances

Rédaction et documentation

Accueil téléphonique

Organisation et logistique

Gestion des réunions

Maîtrise des outils bureautiques

Outils

ENNOV

QUALHAS

Excel

PowerPoint

Description du poste

Le secrétariat assure la correspondance et la communication du service PEPPS Sécurité des soins et si besoin de sous-commissions de la CME en lien avec la GDR et la sécurisation des soins : IQSS, COMEDIMS, CAI … Il établit le lien entre les différents partenaires au sein de l’établissement et le Praticien Qualité en charge du service PEPPS

Les missions qui vous attendent en quelques mots ?

1 – Description des différentes missions du poste :

A – ADMINISTRATIF COURANT pour le service PEPPS :

• Rédaction et mise en forme de documents professionnels
• Gestion de la messagerie électronique et de l’accueil téléphonique du service
• Organisation des réunions : réservation des salles, gestion du matériel
• Relais des informations auprès des praticiens du PEPPS
• Gestion de la commande de fournitures de bureau
• Classement et mise à jour physique et informatique des dossiers
• Mise à jour du bilan annuel
• Veille documentaire sur le site de la HAS
• Mise en ligne, mise à jour et diffusion des protocoles sur ENNOV
• Organisation logistique des audits : impression et préparation des grilles, listing des dossiers à auditer, réservation des salles et du matériel nécessaire à l’audit, aide pratique
• Saisie des grilles sur le logiciel QUALHAS, destruction des grilles papier pour anonymisation.
• Envoi des résultats par mail aux auditeurs et personnes concernées par l’audit.
• Réalisation des diaporamas de présentation des résultats avec graphiques.
• * EPP : RMM/ CREX, Approche processus et audits ciblés :
• Envoi, recueil et mise à jour des fiches programme des EPP
• Support logistique et technique des praticiens du PEPPS pendant les formations aux pilotes de RMM / CREX
• Réalisation des grilles d’audit sur Excel avec analyse automatisée (graphiques et statistiques)
• Réalisation des diaporamas de présentation des résultats pour les EPP (avec graphiques et statistiques)
• Mise en ligne des éléments de méthode EPP (kits outils) et des protocoles des EPP sur ENNOV en lien avec le service Communication pour la mise en valeur sur les actualités de l’Intranet.
• Classement et mise à jour des dossiers informatiques et physiques des EPP (archivage et création de nouveaux dossiers, classeurs).
• Mise à jour et tenue du tableau de suivi des EPP avec envoi par mail des extractions par pôle
• Mise à jour et tenue du tableau de suivi des RMM/CREX
• Réalisation des diaporamas de bilans annuels des EPP et RMM/CREX
• Suivi des actions d’amélioration des RMM /CREX avec des praticiens du PEPPS et la Direction Qualité (ingénieurs QGDR) : rédaction d’un tableau de suivi par thématique
• Travail avec les praticiens du PEPPS sur les risques et la rédaction du PDCA pour la thématique des EPP dans le cadre des certifications

C- Commission EPP et autres instances :

• Préparation et envoi de l’ordre du jour des réunions
• Rédaction et mise en page des diaporamas à présenter
• Réservation et préparation de la salle de réunion
• Prise de notes et Rédaction du compte-rendu et diffusion aux membres présents et excusés par mail
• Archivage informatique et physique de la communication autour des activités du service

L’équipe que vous allez rejoindre

Dans le cadre de vos missions vous serez amené(e) à travailler en collaboration avec :

• Les professionnel(le)s en charge de la qualité /GDR, de la sécurité des soins et du DIM
• La Direction Qualité
• Tous les professionnels internes de l’établissement : médecins, cadres de santé, IDE

Les particularités du poste :

• Poste à temps plein.
• Horaires : 9h – 17h du lundi au vendredi, adaptable en cas de nécessité du service : audits, réunions …
• Bonne connaissance et intérêt pour les thématiques abordées en matière de qualité.
• Exigences relationnelles :

Exigences relationnelles :

• o Contact avec malade : non
• o Contact avec public : éventuellement lors audits, patients traceurs …
• o Travail en équipe : oui transversal
• o Poste isolé : non
• o Situation psychiquement éprouvante : non
• o Connaissance des logiciels : oui tous les logiciels de prescription du CHUO

Les petits + du CHU d’Orléans :

• Une politique sociale dynamique : place dans les crèches du CHU et de la métropole, accès au self de l’établissement, valorisation de l’engagement collectif…
• Un accompagnement individualisé dans votre projet de carrière : accès à l’intégralité du plan de formation, dispositif de promotion interne…
• Un accès aux CGOS et ses nombreux avantages : chèques vacances, billets de spectacle, chèques loisirs…

Fiche de poste en PJ

Description de l'établissement

Le Centre Hospitalier Universitaire d’Orléans, situé à une heure de Paris, est un établissement de santé d’envergure universitaire. Établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire des hôpitaux du Loiret, le CHU d’Orléans est doté de services de hautes spécialités, d’un plateau technique performant et d’équipements de pointe : Robot chirurgicaux, salle bi plan, appareils d’imagerie innovants.... Il offre une prise en charge de qualité pour les soins de proximité et de recours sur l'ensemble du territoire du Loiret. Plusieurs centres de formation, un centre de simulation, 12 filières de cancérologie, maternité de niveau 3 et 8 centres de compétences maladies rares pour enfants et adultes en font un établissement de référence.

Le CHU d'Orléans, établissement Haute Qualité Environnementale installé depuis 2015 dans ses nouveaux locaux, se compose de 1300 lits et places. Il regroupe sur un site unique les activités de court et de moyen séjour tout en conjuguant évolutivité et modernité ( locaux modernes, climatisés, équipement de prévention des troubles musculo squelettiques…) Avec plus de 5000 agents, dont 700 médecins, le CHU d’Orléans est doté de plus de 40 services, répartis-en 11 pôles cliniques et médico-techniques.

L’établissement se compose de l'Hôpital de la Source, d’un dispensaire en centre-ville (Vaccination, PASS, CEGGID) et d’un site de chirurgie nommé site Jeanne d'Arc à Gien . Il gère également 3 établissements d'accueil des personnes âgées : la résidence du Bois Fleuri, la résidence Pierre Pagot et la résidence des Ecureuils.

Centre Hospitalier Universitaire d'Orléans

14 Avenue de l'Hôpital, 45100 Orléans, France