Secrétaire – service prévention et santé au travail H/F 100%

Etablissement Public de Santé Mentale de Caen; Caen; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de santé mentale à Caen recherche un(e) secrétaire pour gérer les missions administratives du service de prévention. Les responsabilités incluent la gestion des agendas, des appels, et l'accueil des agents. Un diplôme de niveau 4 ou 5 en secrétariat est requis, ainsi qu'une maîtrise du Pack Office et des qualités relationnelles. Ce poste est idéal pour une personne rigoureuse et organisée.

Qualifications

• Bonne maîtrise du Pack Office, principalement Word et Excel.
• Capacité à gérer des tâches multiples et variées.
• Aptitude aux relations humaines et à la gestion du stress.

Responsabilités

• Gestion des agendas du médecin et des rendez-vous.
• Gestion des appels et de la messagerie électronique du service.
• Accueil des agents et leur orientation dans l'établissement.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Sens de l'accueil

Travail en équipe

Rigueur

Communication adaptée

Formation

Diplôme Niveau 4 ou 5 en secrétariat et gestion administrative

Description du poste

À propos de nous

L’EPSM de Caen est le principal établissement de santé mentale du CALVADOS, et fait partie du GHT Normandie-Centre, dont le CHU Caen Normandie est l’établissement support. La capacité de l’établissement est de 320 lits et 239 places sanitaires, 48 lits MAS, 21 places SAMSAH. L’effectif est d’environ 1300 agents.

Sa zone d’intervention couvre les 2/3 du territoire départemental. L’EPSM a en charge 3 pôles de psychiatrie générale, 1 pôle de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent, 1 pôle de psychiatrie transversal, 1 pôle d’activités médico-légales, 1 pôle médicotechnique, et 4 structures médico-sociales (CSAPA, CAARUD, SAMSAH et MAS).

Mission

Le Service de prévention et de santé au travail assure la surveillance de l’état de santé des agents et mène des actions de préventions en milieu de travail selon la législation en vigueur.

La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de prévention et de santé au travail.

Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin du service de prévention et de santé au travail.

Il/Elle collabore avec les infirmiers H/F du service.

Missions principales

• Gestion des agendas du médecin, prise de rendez-vous et organisation de réunions
• Gestion des appels téléphoniques, gestion de la messagerie électronique du service
• Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme…)
• Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels…)
• Saisie ou mise en forme de lettres types, de comptes rendus, de diaporamas, de cours, de bilans d’activités annuel et protocoles
• Accueil présentiel et téléphonique des agents et leur orientation (diffusion d’informations d’ordre général)
• Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire
• Gestion administrative des dossiers médicaux
• Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d’affiches

Profil

Diplôme souhaité : Niveau 4 ou 5 en secrétariat et gestion administrative

Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Qualités attendues

Savoir-être

• Sens de l’accueil – Disponibilité, capacité d’écoute
• Sens du travail en équipe – capacité à transmettre les informations
• Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées
• Prise d’initiatives dans le périmètre de sa fonction et de ses responsabilités
• Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs
• Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress, maître de soi
• Sens de la hiérarchie, des responsabilités, de l’exemplarité

Savoir-faire

• Rigueur
• Méthodique
• Organisé