Secrétaire pédagogique H / F

Université Paris Saclay; Cachan; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande université française recherche un agent administratif pour le service des formations et de la vie étudiante. Le candidat idéal doit maîtriser le logiciel APOGEE, être doté de compétences relationnelles et connaître l'organisation universitaire. Les missions incluent le suivi administratif des étudiants et la gestion logistique d'événements. Un environnement de travail propice au bien-être est proposé, incluant des jours de télétravail.

Prestations

Activités culturelles et sportives

Possibilités de restauration

Accompagnement pour le développement professionnel

Télétravail possible

Qualifications

• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université.
• Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants.
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Collecter et traiter les informations liées aux départements.
• Assurer le suivi administratif et pédagogique des étudiants en formation.
• Utiliser le logiciel APOGEE pour les inscriptions et le suivi des notes.
• Organiser des événements et gérer la logistique.

Connaissances

Connaissance de l'organisation universitaire

Maîtrise des logiciels bureautiques

Compétences relationnelles

Aptitude au travail en équipe

Réactivité

Outils

Logiciel APOGEE

Description du poste

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Vous travaillez sous l’autorité de la responsable du service des formations et de la vie étudiante. Vous intervenez dans la collecte, le traitement et le contrôle des informations en relation avec les activités des départements. Vous assurez le suivi administratif et pédagogique des étudiants / étudiantes de la formation BUT initiale.

Missions principales de l’agent

• Utilisation du logiciel APOGEE pour les inscriptions administratives et pédagogiques, la saisie des notes, l’édition des relevés de notes et l’édition de documents préparatoires des jurys
• Suivi et contrôle des absences sur le portail du département
• Vérification et contrôle des relevés de notes
• Suivi des conventions de stages
• Gestion les dossiers de candidature des étudiants en BUT formation initiale
• Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptes rendus de réunion, rapports, supports documentaires…)
• Classement et archivage des documents et informations
• Organisation logistique des manifestations locales ou inter-établissements (JPO, Cérémonie de la remise des diplômes, Forum entreprises, réunion tripartite...) 2 samedis dans l’année
• Saisie, mise en forme et édition des documents (affiches, courriers, enquêtes, brochures)

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels

Savoir-faire :

• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données) et les logiciels de la scolarité.
• Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil

Savoir-être :

• Qualités relationnelles indispensables, rigueur et méthode
• Aptitude à travailler en équipe
• Réactivité face aux urgences
• Disponibilité