Secrétaire médicale - h/f

Établissement Public de Santé Mentale de Saône-et-Loire; France; On-site; EUR 20,000 - 26,000; Full time

Job summary

Établissement Public de Santé Mentale de Saône-et-Loire recherche un(e) secrétaire médical(e) à Louhans pour le CMP et l’HJ Adultes. Poste à temps plein en CDD de 3 mois, avec prise en charge administrative et coordination des activités médico-administratives.

Le poste implique l’accueil des patients, la gestion des dossiers, la rédaction de documents et la collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire dans un cadre hospitalier.

Qualifications

• BAC Professionnel Secrétariat ou Secrétariat Médical.
• Maîtrise des outils informatiques (Cpage, Excel, Blue Medi, PowerPoint).
• Capacité à accueillir et orienter le public avec discrétion.
• Rédaction et organisation des documents administratifs.

Responsibilities

• Accueil et orientation physique et téléphonique des patients, des familles et des partenaires du réseau
• Création des dossiers patients
• Gestion administrative des patients, planification des agendas, convocations
• Rédaction de certificats, de courriers médicaux
• Suivi des échéances des programmes de soins et respect du secret professionnel

Skills

Accueil physique et téléphonique

Connaissance du vocabulaire médical

Rigueur et organisation

Gestion des dossiers patients

Education

BAC Professionnel Secrétariat / Secrétariat Médical

Tools

Excel

Blue Medi

PowerPoint

Planipsy

Dossier patients informatisés

Job description

Établissement Public de Santé Mentale de Saône-et-Loire, l’EPSM 71 exerce ses missions sur l’ensemble du département pour la prise en charge des enfants et des adolescents et sur les deux tiers nord du département pour la prise en charge des adultes soit les bassins d’Autun, de la Bresse bourguignonne, du Grand Chalon et de Creusot-Montceau.

Nos activités sont réparties entre le site hospitalier situé à Sevrey (6km de Chalon-sur-Saône) et presqu’une cinquantaine de sites extrahospitaliers (17 CMP, 5 CATTP, 9 hôpitaux de jour, des équipes mobiles…) couvrant ainsi en proximité tout le territoire de santé .

À propos du poste

Nous recherche un/une secretaire médical(e) H/F pour le CMP et l'HJ Adultes de Louhans à temps pleins pour une durée de 3 mois.

Le CMP est le lieu d’accueil et de coordination pour toutes les personnes majeures présentant des troubles psychologiques et/ou psychiques résidant dans le secteur de Louhans. Il a pour principale mission :

• D’accueillir toutes les demandes de soin dans son champ de compétence ;
• D’assurer les prises en charge non urgentes et de proposer des suivis individualisés et pluri-professionnels
• D’orienter si besoin vers d’autres structures adaptées

L’Hôpital de Jour est un lieu de prise en charge dont la missions est de favoriser le processus de soin du patient à proximité de son domicile. Il constitue une alternative à l’hospitalisationtemps plein:

• en amont d’une hospitalisation en stabilisant les phases subaiguës de la pathologie et en prévenant les périodes de crise
• en aval en assurant une période intermédiaire entre une hospitalisation à temps plein et le retour à l’autonomie

Le ou la secrétaire médical(e), de manière générale au CMP traite les informations médico administratives du patient, planifie les activités (agendas de consultation, admissions et convocations) et coordonne l’accueil des usagers. Il ou elle assiste l’autorité hiérarchique dans la fonction de gestion, de suivi et d’organisations des activités administratives, médicales et/ou techniques.

La mission principale du poste est basée au CMP avec des missions de suppléance pour le CATTP et l’hôpital de jour.

• Accueil / orientation physique et téléphonique des patients, des familles et des partenaires du réseau
• Création des dossiers patients
• Vérification des informations médico administratives dans le cadre de l’identito vigilance
• Mise à jour régulière des dossiers patients à partir des différents logiciels (recueil, enregistrement, mise à jour des diagnostics et numérisation de documents dans le dossier patient)
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activités
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, convocations…)
• Rédaction de certificats, de courriers médicaux, de compte rendus en lien avec les psychiatres
• Suivi des échéances des programmes de soins en lien avec la GAP (gestion administrative des patients)
• Gestion du courrier
• Gestion des mouvements patients
• Saisie des données liées à l’activité médico soignante (codage)
• Suivi des indicateurs de l’unité (délai d’attente, suivi des présences patients …)
• Mise à jour des liste d’attente éventuelle de prise en charge en lien avec le cadre et le médecin
• Garantir la bonne circulation des informations aux différents professionnels
• Collaboration avec la GAP (gestion administrative des patients) et le DIM (département d’information médicale)
• Appliquer les procédures et protocoles en vigueur sur l’établissement
• Déclarer les évènements indésirables en utilisant les outils en vigueur sur l’établissement,
• Participer à des démarches d’amélioration de la qualité
• Faire toutes propositions susceptibles d’améliorer la qualité des soins et la prise en charge des patients et de son entourage
• Participer à l’accueil et à l’accompagnement pédagogique des étudiants, stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité
• Participer à des cycles de formation permanente afin d’évoluer dans sa pratique
• Participer au groupe de travail du pôle et de l’établissement
• Formuler chaque année, au moment des entretiens annuels d’évaluation et de formation, au minimum un objectif professionnel, prendre les moyens nécessaires afin de concrétiser l’objectif ciblé et évaluer ses actions.

GESTION DU MATERIEL ET CONTRIBUTION ECONOMIQUE :

• Evaluation des stocks, des commandes et des demandes d’intervention en collaboration avec le cadre de santé
• Réception et distribution des commandes reçues
• Respecter le matériel utilisé et veiller à son entretien (véhicules, locaux d’activités et d’accueil)
• Tenir compte des contraintes économiques liées à l’exercice de sa profession

Profil recherché

Horaires : Horaires en journée de 8h avec amplitude de 9h00 à 17h30 en fonction de l’activité

• Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique
• Connaissance du vocabulaire médical dans le domaine psychiatrique
• Connaissance des procédures liées à la prise en charge des patients (droits du patient, communication…)
• Connaissance de l’environnement hospitalier (fonctionnement et organisation interne)

Savoir-faire:

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Evaluer la cohérence et la pertinence des données et/ou des informations
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel
• Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures
• Rédiger, mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
• Identifier, analyser des erreurs de gestion, en rechercher les causes et les moyens de réajustement
• Maîtrise des outils bureautiques.

Savoir-être:

• Discrétion et respect de la déontologie, du secret professionnel
• Capacité à s’adapter à des situations variées, imprévues et de crise
• Capacité à faire face à des situations de violence
• Bonne aptitude relationnelle et d’écoute avec les patients, leurs familles
• Capacité à travailler en équipe pluriprofessionnelle
• Autonomie, prise d’initiatives et capacité d’organisation
• Sens de l’anticipation– Réactivité
• Disponibilité et adaptabilité

Formation et/ou qualification :

• BAC Professionnel Secrétariat, Secrétariat Médical – expérience similaire
• Maîtrise des outils et logiciels informatiques (Cpage - Excel - Blue Medi - Power Point - Planipsy - dossier patients informatisés)

Infos de l'offre

Publiée le 06/10/2026 Contractuel Catégorie C Administratif CDD - 3 mois Temps plein Débutant accepté Permis non obligatoire Bac