Secrétaire médicale -CLAT (H/F)

Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil; Créteil; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital en Île-de-France recherche une secrétaire médicale pour un CDD de 4 mois. Vous devrez assurer la coordination des opérations et des informations médico-administratives, gérer les appels téléphoniques et les rendez-vous. Le candidat doit posséder un diplôme de secrétaire médicale et des compétences en bureautique. Le poste est à pourvoir dès que possible.

Prestations

Service QVT actif

Qualifications

• Connaissances en matière de soin des adultes et enfants.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers, y compris des urgences.
• Autonomie et réactivité.

Responsabilités

• Traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives.
• Assurer l’accueil téléphonique et gestion des rendez-vous.
• Gérer les appels téléphoniques avec orientation vers les interlocuteurs.

Connaissances

Connaissances générales de l’institution et des organisations

Capacité organisationnelles

Sens des responsabilités

Maîtrise des logiciels de bureautique (WORD et EXCEL)

Rigueur et méthode

Formation

Diplôme de secrétaire médicale ou formation qualifiante

Description du poste

À propos de nous

Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne: le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac (CHIV).

Le CHIC est un établissement de 563 lits et places de médecine chirurgie obstétrique. Il est organisé en 5 pôles d’activité dont les domaines d’expertises ont une reconnaissance nationale et internationale. L’établissement bénéficie d’un plateau technique de dernière génération d’imagerie, d’examen et de recherche. Il se situe parmi les tout premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits recherche grâce à son Centre de recherche clinique (CRC) et son centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.

Le CHIC est organisé en 5 pôles:

• Pôle périnatalité femme enfant adolescent: un centre périnatal de niveau 3 gérant par an près de 3700 accouchements, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d’IVG, un centre d’assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.
• Pôle spécialités cancer: l’organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l’efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.
• Pôle urgences-réanimation-médecine-imagerie-santé publique: qui répond aux missions de proximité de l’établissement grâce à ses services d’urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d’imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d’un service de gériatrie composée d’une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d’une Unité de Gériatrie Aigüe, du CLAT, du CeGIDD, de l’UMJ et de la Permanence d’Accès aux Soins de Santé.
• Pôle médical- technique: est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu’aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d’anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, une pharmacie, un service de stérilisation, une équipe opérationnelle d’hygiène.
• Pôle Acuité Vision Dynamique Ambulatoire (AVDA)

Mission

Le Centre de Lutte Anti Tuberculeuse (CLAT) assure à titre gratuit :

• des actions de prévention, séances de vaccination BCG,
• l’information du public et des professionnels
• la formation continue auprès des partenaires et collectivités
• le dépistage par actions ciblées
• le diagnostic et le traitement de la tuberculose latente, la fourniture des médicaments
• des enquêtes autour des cas: la recherche en systématique du cas source, la mise en place des réseaux nécessaires avec les partenaires du secteur médical et médico-social. Les objectifs sont les suivants : diminuer l’incidence de la tuberculose dans le département, dépister et traiter précocement les tuberculoses maladies, les infections tuberculeuses latentes.

Missions générales :

• La mission générale de la secrétaire médicale est de traiter et de coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient dans le respect des règles professionnelles et du secret médical.
• Veiller au respect de la dignité des personnes et à la confidentialité des informations, à la bonne prise en charge médico administrative des patients.
• Offrir une prestation de qualité en s’engageant à maintenir et à développer ses connaissances et compétences.
• Savoir s’adapter régulièrement à de nouveaux patients.
• Respecter et appliquer les protocoles de service en cours dans notre établissement.
• Evaluer, réajuster et assurer la traçabilité des actions mises en œuvre au bénéfice de la qualité du service rendu.
• Assurer un rôle de transmission et de liaison entre les médecins, les infirmières, les collectivités, les patients et les médecins traitants. Utiliser les outils du dossier patient.
• Savoir entretenir une bonne collaboration avec l’ensemble des acteurs pluridisciplinaires et travailler en réseau avec les partenaires du CLAT.
• Participer à la gestion des risques notamment en identitovigilance, en matério-vigilance.
• Repérer l’urgence en priorité, en référer à l’infirmière ou au médecin et donc assurer les tâches réglées dans un second temps (commandes, vérifications).
• Assurer l’accueil téléphonique, prendre et gérer les doubles appels.
• Gérer les appels téléphoniques et les prises de rendez‑vous pour les vaccinations du BCG et des rendez‑vous des tuber tests.
• Compléter le tableau de bord de l’activité journalière.
• Codifier l’activité.
• Créer les dossiers de soins de consultation vierges.
• Préparer les dossiers de consultation IDE et médicale de J+1.
• Accueillir les patients : physiquement et administrativement (feuille de circulation HEXAGONE, notifier «arrivée» ou absence patient sur ORBIS).
• Classer et ranger les dossiers.
• Assurer la frappe des comptes rendus de consultations dans le dossier ORBIS.
• Faire valider les comptes rendus auprès des médecins prescripteurs avant le rangement dans le dossier papier.
• Scanner les documents et comptes rendus médicaux et les enregistrer dans le DPUN du patient.
• Gérer les appels téléphoniques avec orientation pertinente vers les interlocuteurs souhaités.
• Relever et gérer les mails de la boite mail du CLAT – Effectuer le rappel téléphonique (ou émission de courrier) aux patients «non venus» à une consultation programmée.

Profil

Vous détenez le diplôme de secrétaire médicale ou une formation qualifiante de ce type.

Compétences attendues:

• Connaissances générales de l’institution et des organisations nécessaires aux prises en charge d’adultes et d’enfants.
• Capacité organisationnelles, relationnelles.
• Maitrise des circuits internes en ce qui concerne les plateaux techniques et leurs organisations.
• Assurer l’accueil des populations en situation de précarité, des migrants, de cultures différentes et de tous âges.
• Maîtrise des logiciels de bureautique (WORD et EXCEL).
• Sens des responsabilités, loyauté à l’égard de l’institution.
• Rigueur et méthode, sens de l’organisation.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers, y compris des urgences, de manière appropriée et réactive.
• Autonomie.

Informations complémentaires:

• Poste à pourvoir dès que possible.
• CDD de 4 mois – temps plein.
• Temps de travail: 7H30 par jour.
• Horaires par roulement sur 3 semaines:
• Semaine 1 : du lundi au vendredi de 8h30/16h00.
• Semaine 2 : du lundi au vendredi de 9h30/17h00.
• Semaine 3 : le lundi de 10h30 à 18h00 et du mardi au vendredi de 10h00 à 17h30.
• L’établissement dispose également d’un service QVT actif.
• Le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil se situe au 40 avenue de Verdun à Créteil.
• L’établissement est accessible par:
• La ligne 8 du métro: arrêt Créteil Université.
• Le bus TVM: arrêt Hôpital Intercommunal.
• Le bus 317: arrêt Hôpital Intercommunal.
• En RER: RER A, RER D.

Processus du recrutement:

• Un entretien téléphonique, puis dans un deuxième temps un entretien réalisé en présentiel.
• Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.