Secrétaire médical (H/F) – Unité de violences faites aux femmes et secrétariat de gynécologie

Centre Hospitalier de Bourg-en-Bresse; Bourg-en-Bresse; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre hospitalier dynamique à Bourg-en-Bresse recherche une secrétaire médicale pour gérer les dossiers et accompagner les femmes victimes de violences. Le poste incluant des responsabilités d’accueil et de gestion des plannings est en CDD de 3 mois, renouvelable. Nous cherchons une personne rigoureuse, autonome et sensibilisée aux victimes de violences.

Qualifications

• Diplôme requis : Formation de secrétaire médicale.
• Sensibilisation au psychotrauma souhaitée.
• Sensibilisation à la prise en charge des victimes de violences souhaitée.

Responsabilités

• Accueillir les patientes contactant l’unité.
• Gérer les dossiers médicaux et les plannings.
• Assurer le lien avec les partenaires intra et extra-hospitaliers.

Connaissances

Identifer les besoins et les contraintes

Analyser et synthétiser les informations

Rigueur dans la gestion des dossiers

Bonne maîtrise de la langue écrite et orale

Utilisation des outils informatiques

Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques

Utilisation du dossier patient HM

Formation

Formation de secrétaire médicale

Outils

Dossier patient HM

Description du poste

Présentation du poste

Le Centre Hospitalier de Bourg-en-Bresse (CHB) est un établissement à taille humaine, au cœur d’un territoire dynamique en Auvergne-Rhône-Alpes. Avec 7 pôles d’activités et plus de 2 000 professionnels, il offre un cadre de travail stimulant et des infrastructures modernes. À 1h30 de Paris en TGV, Bourg-en-Bresse allie qualité de vie et proximité avec Lyon et Genève. Travailler au CHB, c’est rejoindre une équipe engagée dans un environnement propice à l’épanouissement professionnel.

L’unité de prise en charge des femmes victimes du CH Fleyriat accompagne les femmes victimes de violences actuelles ou passées à travers différents parcours de soins.

Activités principales

Secrétariat gynécologie obstétrique 50% en alternance avec Secrétariat Chrysalide – Unité de violences faites aux femmes 50%

L’unité de prise en charge des femmes victimes du CH Fleyriat accompagne les femmes victimes de violences actuelles ou passées à travers différents parcours de soins.

Missions spécifiques à Chrysalide

• accueil téléphonique des patientes contactant l’unité
• accueil téléphonique et orientation des professionnels contactant l’unité
• Délivrance de renseignements d’ordre général sur la prise en charge des violences faites aux femmes et le réseau de partenaires
• Accueil physique de toutes les patientes se présentant dans l’unité avec ou sans RDV

Participation à l’intégration et l’évaluation des patientes

• Remplissage de la fiche de premier contact suite à un échange avec la patiente (téléphonique ou présentiel)
• Vérification des coordonnées et validation des modalités de contact des patientes
• Garantie du bien-être des patientes dans l’unité : proposition de boissons, observation des émotions/du comportement en salle d’attente
• Restitution des informations recueillies, partage des observations lors des venues de la patiente lors des réunions de synthèse d’équipe

Gestion des dossiers et plannings

• Préparation des dossiers pour les consultations et les staff
• Synthèse des informations énoncées en staff et retranscription dans le dossier patiente
• Synthèse des informations données par les partenaires extérieurs et retranscription dans le dossier patiente
• Organisation et coordination du parcours des patientes définis lors du staff
• Gestion des RDV des patientes et des professionnels de l’unité
• Gestion du planning de l’unité
• Gestion des rendez-vous (HDJ, psy, assistante sociale, sage-femme et médecin) de façon adaptée, en priorisant certaines situations
• Participation au codage

Missions transversales

• Assurer le lien avec les partenaires intra et extra-hospitaliers recevant les patientes de l’unité et la transmission des informations à l’équipe
• Participer aux temps de supervision
• Participer aux réunions, formations et groupes de travail
• Réaliser le suivi de la file active des patientes et les statistiques d’activité
• S’inscrire dans une démarche collective d’amélioration continue de la qualité des soins et de la prise en charge des patients (démarches qualité)
• Organiser ses présences, congés, formations en lien avec ses collègues et les périodes de fermeture de l’unité

Missions communes aux deux postes

• Gestion de la correspondance et reprographie
  • Frappe des documents en lien avec l’hôpital de jour (HDJ) et les consultations
  • Accueil téléphonique et orientation des professionnels
  • Gestion des consultations
  • Programmation d’intervention (secrétariat gynécologie)
  • Gestion des dossiers médicaux
  • Envoi des courriers aux professionnels correspondants
  • Récupération et envoi des courriers externes et internes (vaguemestre)
  • Gestion de la boîte mail de l’unité
  • Commandes en reprographie de documents pour l’unité

Profil recherché

Diplôme requis
Requis : Formation de secrétaire médicale

Souhaité
Sensibilisation au psychotrauma
Sensibilisation à la prise en charge des victimes de violences

Compétences attendues

Savoir Faire

• Identifier les besoins et les contraintes
• Analyser, prioriser synthétiser et transmettre les informations
• Organiser et classer des données, des informations et des documents
• Rigueur dans la gestion et le traitement des dossiers
• Bonne maîtrise de la langue écrite et orale
• Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques
• Utilisation du dossier patient HM

Savoir Être

• Autonomie
• Adaptabilité
• maîtrise émotionnelle et capacité à la prise de distance
• écoute des patientes et de leurs demandes
• capacité à travailler en équipe et à faire le lien dans l’équipe
• adhérer au projet de l’unité et s’y investir
• respect des règles de confidentialité

Unité de violences faites aux femmes : La secrétaire accueillante a un rôle primordial dans l’unité, car elle représente l’unité en transmettant ses engagements et valeurs aux patientes et partenaires, mais aussi car elle fait le lien entre les différents membres de l’équipe qui ne se croisent pas tous les jours. Elle est donc le cœur de l’unité et se doit donc être attentive en toute circonstance et avoir une parole mesurée et adaptée aux situations.

Conditions de recrutement proposées

– CDD 3 mois renouvelable