Secrétaire IFSI-IFAS – Antenne de Romilly F/H

Hôpitaux Champagne Sud; Troyes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement hospitalier recherche un secrétaire pour assurer la gestion administrative des promotions. Le poste est à temps plein, basé à Romilly sur Seine avec des déplacements à Troyes. Les candidats doivent avoir un BAC + 2 et 3 ans d'expérience dans un rôle similaire. Les compétences en Pack Office et en communication sont essentielles.

Qualifications

• Expérience exigée de 3 ans minimum.
• Connaissance de la formation infirmière et aide-soignante appréciée.
• Maîtrise des logiciels de bureautique.

Responsabilités

• Gestion administrative des promotions.
• Suivi des prêts en collaboration avec la documentaliste.
• Accueil téléphonique et traitement du courrier.

Connaissances

Rapidité et rigueur

Capacités d’accueil et de communication

Esprit d’équipe

Capacité à concevoir et organiser

Tact et pondération

Formation

BAC + 2

Outils

Pack Office

BERGER LEVRAULT

ODESSA

SANTE ECOLE

RAMSES

SOLTISS

KAIROS

MON COMPTE FORMATION

OFFRE DE FORMATION

CEREQ

TRANSITIONS PRO GRAND EST

Description du poste

Présentation de l'entreprise

1er employeur de l’Aube, le Centre Hospitalier de Troyes a un rôle primordial dans la vie économique locale

Quelques idées de l’activité de l’établissement

• 200 médecins
• 2 200 agents soignants, éducatifs, techniques, administratifs et médico-techniques

• 2172 naissances
• 61 979 passages aux urgences
• 253 579 consultations externes
• 322 996 journées d’hospitalisation

Description du poste

Gestion administrative des promotions

• Accueil, information et inscription des élèves et étudiants
• Gestion et tenue des dossiers administratifs, des dossiers scolaires, des prises en charge financières
• Gestion administrative des stages sous la responsabilité du coordonnateur de stage
• Saisie des résultats d’évaluation
• Mise à jour et saisies des données sur les plates formes partenaires (Kairos, Odessa, Ramsès, Transition pro, Mon compte formation, DREETS)
• Gestion des absences des élèves en cours et en stage en partenariat avec le formateur référent
• Gestion des déclarations d’accident de travail des élèves
• Accueil des intervenants

Selon la répartition des responsabilités des promotions attribuées aux différentes secrétaires

• Courrier en lien avec les activités des promotions
• Administration des instances et commissions
• Administration des dossiers présentés au diplôme d’état en relation directe avec le coordonnateur de formation, les référents d’année et les instances et tutelles impliquées

Gestion du matériel et des équipements du site de Romilly

• Suivi des besoins en maintenances et prestations diverses et de leur résolution

Gestion de la documentation prêtée aux étudiants et élèves du site de Romilly

• Suivi des prêts en collaboration avec la documentaliste du site de Troyes
• Relance des apprenants retardataires afin de réduire les risques de perte de documents

Activités diverses

• Accueil téléphonique, des étudiants, des intervenants et du public extérieur
• Traitement du courrier
• Suppléance des activités des collègues en leur absence
• Réception des documents des dossiers d’inscription pour l’entrée en formation (gestion et suivis et étude des financements)
• Gestion des différentes enquêtes en référence à la formation aide-soignante et infirmière
• Participation aux réunions et groupes de travail institutionnels

Profil recherché

EXIGENCES DU POSTE

• Niveau d’études : BAC + 2
• Maîtrise Pack Office Pack Office
• Connaissance de la formation infirmière et aide-soignante appréciée
• Connaissances des utilitaires/plateformes spécifiques appréciée : BERGER LEVRAULT, ODESSA, SANTE ECOLE, RAMSES ,SOLTISS, KAIROS, MON COMPTE FORMATION, OFFRE DE FORMATION, CEREQ, TRANSITIONS PRO GRAND EST

COMPETENCES REQUISES et SOUHAITEES

• Capacité à concevoir et organiser des activités administratives en autonomie
• Rapidité et rigueur dans l’application des tâches
• Capacités d’accueil et de communication
• Capacités de se positionner vis à vis des apprenants
• Esprit d’équipe – anticipation
• Tact et pondération

PARTICULARITE DU POSTE

• Affectation principale à Romilly sur Seine avec 1 jour par semaine sur le site de Troyes (pas de véhicule de service mais frais de déplacements)
• Poste à Temps plein, 36 h par semaine (7h10/jour en moyenne) générant 6 RT par an. coupure a minima de 30 mn le midi, plage de 8h à 18h en fonction des activités du site de Romilly
• 2 premières semaines sur le site de Troyes pour bénéficier de l’encadrement des collègues puis 1 jour par semaine sur le site de Troyes.

Quotité de temps de travail

• Temps plein

Type d'emploi

• CDD

Durée du contrat

• 3

A pourvoir le

• 22/12/2025

Métier de rattachement

• Secrétaire

Profession réglementée par diplôme d'Etat

• * Non concerné *

Localisation

• 10000 Troyes

Etablissements

• CH de Troyes

Expérience requise

• Expérience exigée

Expérience minimum requise (en années)

• 3

Niveau de diplôme requis

• Bac+2

Rémunération

• selon profil