Secrétaire H/F (H/F)

A C B; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans l'agencement de locaux à Aix-en-Provence recherche un(e) Secrétaire H/F. Le poste implique la gestion administrative quotidienne, l'accueil des clients et le suivi des commandes. Une expérience de 24 mois est requise, avec un emploi à temps partiel. L'entreprise offre un cadre professionnel sans déplacements et avec des horaires fixes.

Prestations

Plan d’épargne retraite d’entreprise

Complémentaire santé

Qualifications

• Expérience de 24 mois indispensable.
• Bac ou équivalent requis.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative courante.
• Accueil téléphonique et physique.
• Suivi de dossiers, archivage, classement.
• Facturation et comptabilité.
• Suivi des commandes clients et fournisseurs.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous

Classer des documents

Faire preuve de rigueur et de précision

Formation

Bac pro Secrétariat / Bac STG / Bac pro Gestion‑Administration

BTS Assistant de direction

DUT Gestion des entreprises

Description du poste

Secrétaire H/F (13 - Aix en Provence)

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE :

Assurer au quotidien la gestion administrative courante de l'entreprise, tout en collaborant avec l’assistante de direction sur ses propres missions générales et avec les chargés d’affaires sur l’accompagnement des démarches chantiers / clients.

Missions et activités du poste

• Accueil téléphonique et physique
• Secrétariat général : réception, traitement et diffusion du courrier, enregistrement et transmission, préparation et envoi du courrier.
• Suivi de dossiers, archivage, classement.
• Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement.
• Enregistrement et diffusion des demandes de rendez‑vous clients.
• Facturation : réception, enregistrement et classement des factures fournisseurs / sous‑traitants (logiciel de gestion + serveur); préparation des règlements, enregistrement et transmission ; classement factures clients.
• Comptabilité : compilation, mise en forme et transmission des informations comptables (factures, justificatifs, notes de frais) à l’assistante.
• Suivi des commandes clients / chantiers : mise en forme des supports papiers chantier, direction + serveur informatique.
• Suivi des commandes fournisseurs et sous‑traitants.
• Enregistrement de l’ensemble des documents liés aux chantiers sur le serveur informatique.

Conditions d'exercice du poste

Poste basé au siège de la société. CDI, temps partiel.

Horaires fixes :

• Lundi / mardi / mercredi / jeudi : 9h‑12h, 13h‑16h.

Absence de déplacement. Autonomie sur l’accomplissement des missions, sous la direction de l’assistante de direction et des autres supérieurs hiérarchiques.

Relations fonctionnelles

• Supérieur direct : Assistante de Direction
• Autres supérieurs : Gérant et Chargé de Développement
• Relations quotidiennes avec l’équipe encadrante et techniciens.

Moyens mis à disposition

• Poste de travail informatisé (banque d’accueil)

Compétences requises

• Formation : Bac pro Secrétariat / Bac STG / Bac pro Gestion‑Administration souhaité.
• BTS Assistant de direction, BTS Assistant de gestion PME‑PMI, DUT Gestion des entreprises.

Profil souhaité

• Expérience : 24 mois indispensable.
• Bac ou équivalent.

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Gestion administrative du courrier.
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Classer des documents.

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Faire preuve de réactivité.

Déplacements

• Jamais

Salaire et avantages

• Plan d’épargne retraite d’entreprise
• Complémentaire santé
• Selon profil et expérience

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d’activité : Agencement de lieux de vente.

Employeur

10 à 19 salariés.

Entreprise du bâtiment second œuvre spécialisée dans l’aménagement de locaux professionnels.

M. Philippe GAY