Secrétaire gestionnaire des laboratoires de recherche h/f

INSPE; Gennevilliers; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement recrute une personne à Gennevilliers pour assurer la gestion financière et administrative des laboratoires. Les missions incluent le suivi budgétaire, le soutien logistique aux équipes de recherche, et la gestion des dossiers administratifs. Le poste est accessible aux titulaires et contractuels, avec des conditions de travail avantageuses incluant du télétravail et de nombreuses journées de congés.

Prestations

Jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine

Participation employeur à mutuelle

Accès bibliothèque et conférences

Qualifications

• Connaissances des règles et lois de la gestion financière.
• Connaissance de l'organisation de l'université CY Cergy Paris Université.

Responsabilités

• Assurer les actes administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement des laboratoires.
• Suivre le budget et gérer les commandes.
• Assurer la circulation de l'information avec diverses parties prenantes.
• Participer à l'organisation des colloques et séminaires.
• Gérer les volets administratifs et RH des contrats.

Connaissances

Gestion financière

Compétences rédactionnelles

Savoir travailler en équipe

Rigueur

Aptitude à l'autonomie

Outils

SIFAC

CELCAT

Description du poste

Description du poste

La personne recrutée assure les actes administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement des laboratoires.

Gestion financière

• Suivre le budget et Eotp par laboratoire

• Effectuer des actes de gestion financière par laboratoire :

• créer des agents et fournisseurs

• gérer les commandes en recevant le besoin, établissant les devis, saisir les bons de commande, réceptionnant les marchandises et gérer les stocks

• réserver des billets de train, d’avion, chambres d’hôtel, inscription au colloque, gérer les frais de déplacement liés aux ordres de mission

• classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières et comptables

Accueil, renseignement, logistique

• Assurer la circulation de l’information, répondre et communiquer (accueil téléphonique, mailing et physique) avec les enseignants-chercheurs, les chercheurs associés, les doctorants, le personnel de la structure, les autres services, partenaires extérieurs,

• Assister les activités des équipes de recherche, apporter un soutien logistique : locaux, matériels, fournitures

• Participer à l’organisation des colloques, séminaires, journées d’études, journée de travail et les différents projets rattachés aux laboratoires

Gestion des dossiers, rédactionnel

Selon le mode d’organisation du laboratoire :

• Assurer le suivi des réunions, des réservations de salles

• Assurer des activités rédactionnelles (compte-rendu de réunion, courriers divers), mettre en forme et valoriser des supports écrits

• Instruire des dossiers pour préparer les décisions courantes des unités de recherche

• Suivre les demandes d’aide à la mobilité des doctorants, interface entre le laboratoire et l’école doctorale

• Assurer la gestion et l’actualité des sites web

• Assurer la gestion de la communication interne et externe

Suivi des conventions

• Suivre les volets administratifs, RH et financiers des contrats et des conventions de recherche

Activités annexes

• Être le contact formation pour le laboratoire

• Élue au conseil de l’école doctorale

• Référent sécurité et incendie

• Assistant de prévention

Suppléer en cas de nécessité de service

Missions susceptibles d'évoluer par nécessité de service

Connaissances

• Connaissances générales des règles et lois de la gestion financière.

• Connaissances des circuits de décision en matière financière.

• Interface services financiers et direction de la recherche CY.

• Savoir structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations.

• Savoir mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine de la gestion financière.

• Avoir des notions de base de la comptabilité publique.

• Connaître l'organisation de l'université CY Cergy Paris Université et de l'INSPÉ serait un plus.

• Utilisation logiciel comptable SIFAC et réservation de salle CELCAT serait un plus

Compétences relationnelles

• Savoir rendre compte et travailler en équipe tout en étant autonome.

• Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et orales.

• S’adapter à différents interlocuteurs

• Être réactif, rigoureux, méthodique et savoir anticiper

• Esprit d’initiative, de polyvalence et de disponibilité

• Aptitude à la gestion financière

• Avoir un sens fort de l’organisation

Conditions de travail

Poste ouvert aux agents titulaires (détachement) et aux agents contractuels

38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois

Politique de formation interne développée

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

Poste basé sur le site de Gennevilliers à pourvoir dès que possible

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B): entre 1700€ et 1950€ net par mois.