Secrétaire en hébergement/gestion administrative, régisseur

Crous De Corse; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public d'enseignement supérieur à Paris recherche un secrétaire en hébergement et gestion administrative. Vous serez responsable de l'accueil des étudiants, de la gestion des états des lieux, et de nombreuses tâches administratives. Une maîtrise des nouvelles technologies et des compétences en communication sont essentielles. Idéal pour ceux qui aiment travailler en équipe et souhaitent contribuer à la vie étudiante.

Qualifications

• Maîtrise des nouvelles technologies de communication et de gestion.
• Maîtrise de l'expression écrite et orale.
• Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.

Responsabilités

• Accueillir et faciliter la vie des étudiants.
• Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Gérer les situations d'urgence.
• Participer aux tâches de gestion.

Connaissances

Maîtrise des nouvelles technologies de communication

Maîtrise de l'expression écrite et orale

Connaissance d'une deuxième langue

Connaissance des outils de communication et de gestion

Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité

Connaissance des problèmes du milieu étudiant

Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité

Connaissance des techniques d'accueil et de communication

Connaissance des règles de la comptabilité publique

Connaissance des institutions et services liés

Description du poste

Le Crous de Paris cherche son secrétaire en hébergement / gestion administrative, régisseur!

L’assistant(e) d’accueil de secrétariat a pour mission d’accueillir le public, de participer à l’administration, à la gestion de la structure de l’unité de gestion sur le site sud.

Activités principales

Sous l’autorité du gestionnaire,

• Accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives…)
• Assurer les états des lieux d’entrée et de sortie, veiller à l’occupation optimum des résidences, déplacement sur les différentes résidences
• Assurer l’accueil téléphonique
• Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies
• Participer à la sécurité des personnels et des biens
• Gérer les situations d’urgence
• Participer aux tâches de gestion
• Tenir la planification des studios
• Tenir à jour plusieurs tableaux de suivi

La régie :

• Suit, saisit et contrôle les écritures comptables tout au long du mois
• Réalise les opérations de clôture de fin de mois sur les logiciels correspondants
• Effectue les remboursements aux étudiants et à la CAF
• Suivi et traitement des dossiers VISALE à mettre en jeu.
• Suivi des devis
• Saisie et suivi des bons de commandes
• Contrôle du service fait et traitement des factures sur le logiciel métier

Profil recherché

Savoir-faire et connaissances :

• Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique…)
• Maîtrise de l’expression écrite et orale
• Connaissance souhaitée d’une deuxième langue
• Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, fax…)
• Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité, implantation du matériel de sécurité)
• Connaissance des problèmes du milieu étudiant
• Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur
• Connaissance des techniques d’accueil et de communication
• Connaissance des règles de la comptabilité publique et des normes applicables au CROUS de Paris
• Connaissance des différentes institutions et services en lien avec les missions de régisseur

Savoir-être :

• Savoir être à l’écoute
• Savoir travailler en autonomie
• Savoir travailler en équipe
• Savoir rendre compte