Secrétaire du Département d'Ingénierie du Risque et Informatique (H/F)

UNIVERSITE COTE D AZUR; Nice; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université publique recherche un(e) secrétaire pour le Département d'Ingénierie du Risque et Informatique. Le poste inclut l'accueil des étudiants, la gestion administrative des opérations de recrutement et l'organisation des examens. Le candidat idéal aura au moins 3 ans d'expérience et des compétences en gestion administrative, ainsi qu'une maîtrise des outils comme Apogée et Excel. Un contrat CDD de 12 mois pour 35 heures par semaine est proposé avec un salaire de 1 538,46 € net par mois.

Qualifications

• Connaissances des techniques de gestion administrative et pédagogique.
• Gestion des études en santé et politique sociale pour aider les étudiants.
• Capacité à rédiger des notes administratives et courriers.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'orientation des étudiants.
• Gérer le suivi des opérations de recrutement des étudiants.
• Participer à l'organisation des examens et des jurys.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Classer des documents

Mettre à jour un dossier, une base de données

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous

Outils

Apogée

ADE

e-candidat

OSE

SIFAC

Word

Excel

Description du poste

Offre n° 199MPMW – Secrétaire du Département d'Ingénierie du Risque et Informatique (H/F)

Vos missions :

• Missions d'accueil et gestion administrative pour les étudiants : assurer l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants et répondre à leurs questions au sujet de leur scolarité (EDT, relevés de notes, carte étudiants, certificats, attestations, salles et espaces de travail, etc.). Assurer la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants notamment les Commissions Pédagogiques (e-candidat). Assurer les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées (APOGEE). Saisir et suivre l'emploi du temps des formations et des salles (ADE). Établir les conventions de formation professionnelle continue et individuelle. Vérifier les conventions de stages, les modifier en cas de besoin, et assurer le suivi des conventions aux diverses étapes.
• Participez à l'organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes... Participez à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des PV, corrections, affichage des résultats..., aux préparations des travaux de réunions et des commissions, rédigez les PV de réunions et suivez l'application des décisions.
• Missions de coordination et gestion administrative pour les enseignants : participez au suivi des heures complémentaires, à la vérification des dossiers des vacataires et au paiement des heures réalisées (OSE). Participez à l'organisation logistique concernant les enseignants externes. Assurez le relais entre les équipes pédagogiques et les étudiants. Assurez l'organisation des conseils de perfectionnement.
• Missions de gestion de projet pour les autres activités du département : formation continue, diplômes universitaires, partenariats. Participez à l'organisation et à la supervision des projets. Travaillez en étroite relation avec les établissements partenaires. Établissez, suivez les conventions sur les volets administratifs, réglementaires et financiers. Établissez des tableaux de bord et de suivi. Assurez le respect et le suivi des critères Qualiopi. Assurez la gestion des dépenses (matériel et fournitures, missions et heures complémentaires).
• Missions transverses à l'UFRAppliquez les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité. Travaillez en étroite relation avec les établissements et organismes de santé. Facilitez l'accompagnement des étudiants (animation journées de rentrée, portes ouvertes, etc.). Participez aux réunions organisées par l'UFR, répondez aux diverses enquêtes demandées par l'UFR ou la Direction de la Formation. Contribuez aux actions de communication de l'UFR et aux autres événements de l'UFR (examens, ED, ECOS, etc.).

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous avez des connaissances générales des techniques de gestion administrative et pédagogique.
• Vous connaissez la politique sociale afin d'aider les étudiants : bourses, logement, etc.
• Vous connaissez l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement des universités en France.
• Vous connaissez la réglementation qui régit les études en santé.
• Vous possédez une connaissance juridique et technique des procédures comptables et financières.
• Vous maîtrisez les outils métiers : Apogée, ADE, e-candidat, OSE, SIFAC, ainsi que les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, etc.).
• Vous avez des aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel).
• Vous savez travailler en équipe, faire preuve de discernement, de discrétion et d'adaptabilité.
• Vous savez prioriser, organiser et planifier les activités.
• Vous avez la capacité de rédiger des notes administratives, synthèses et courriers.
• Vous êtes capable de résoudre des cas litigieux et de rendre compte à votre hiérarchie de manière adéquate.

Type de contrat : CDD - 12 mois
Durée du travail : 35 h/semaine
Travail en journée

Salaire

• À partir de 1 538,46 € net avant impôt

Profil souhaité

Expérience

• 3 ans minimum — cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public (indispensable)
• Classer des documents (indispensable)
• Mettre à jour un dossier, une base de données (indispensable)
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

Université Côte d'Azur (UCA) ‑ un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) dont les missions sont la formation des étudiants, la recherche, et l'innovation au service de tous et toutes.

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