Secrétaire de la direction des soins - H/F

Centre hospitalier de Rouffach; Munwiller; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Temps partiel

Résumé du poste

Centre hospitalier de Rouffach recrute un(e) secrétaire à temps partiel (50%) pour la Direction des Soins. Vous assurerez l'accueil, le secrétariat et la gestion administrative du service, avec la préparation de réunions, la tenue des agendas et la transmission des documents.

Le poste demande un diplôme de niveau IV et une expérience dans la fonction; le diplôme de niveau III est souhaité. L求人 offre une mobilité et des perspectives au sein du CH Rouffach.

Qualifications

• Diplôme de niveau IV requis ou équivalent.
• Diplôme de niveau III souhaité ou équivalent.

Responsabilités

• Organiser, pour le coordonnateur général des soins, la réception, le traitement et la circulation de l'information et des documents.
• Assurer l'accueil et le secrétariat du service.
• Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).
• Prendre des notes et mettre en forme les documents.
• Gérer les agendas et les rendez-vous.
• Rédiger et mettre en forme les courriers et documents.
• Organiser et classer les données et documents divers.
• Archivage et diffusion des documents en lien avec le service.

Connaissances

Organisation

Accueil et communication

Gestion des documents

Prise de notes

Formation

Bac ou équivalent (Niveau IV)

Bac+2 ou équivalent (Niveau III)

Description du poste

Le centre hospitalier de Rouffach est un établissement public départemental de santé qui œuvre dans trois domaines : la psychiatrie, le handicap psychique et la prise en charge des personnes âgées. Enfin, le centre hospitalier fait partie du groupement hospitalier de territoire (GHT) N° 12 depuis janvier 2018.

Bienveillance, écoute et cohésion sont une réalité quotidienne dans les équipes. Ces valeurs sont également le trait d’union qui unit ses 1 522 professionnels.

Implanté au sein des principales villes du département, l’hôpital dispose de 12 structures extra-hospitalières (Colmar, Munster, Rouffach, Guebwiller, Ensisheim, Kingersheim, Mulhouse, Pfastatt, Cernay, Masevaux, Thann) où il propose des soins en ambulatoire.

Il compte aussi une unité d’exploration veille-sommeil de 8 lits à vocation départementale. Expert dans sa discipline, il accueille l’antenne départementale du centre de ressources pour les auteurs de violences sexuelles (CRAVS), du centre de ressources Autisme (CRA) ou encore de la cellule d’urgence médico-psychologique (CUMP). Il a développé 2 centres experts dédiés à la schizophrénie et à la dépression résistante ainsi qu’un centre de consultations spécialisées du trouble du déficit de l’attention avec ou sans hyperactivité (TDAH).

Impliqué dans la prise en charge de la personne âgée et du handicap mental, le centre hospitalier de Rouffach propose également des postes dans ses trois structures médico-sociales (EHPAD, foyer d’accueil médicalisé - FAM - ou encore maison d’accueil spécialisée - MAS).

Une large palette de lieux d’exercice s’offre aux agents de l’établissement. Pénitentiaire, activités ambulatoires, psycho-gériatrie, addictologie, réhabilitation psychosociale, hospitalisation en situation de crise..., les possibilités sont multiples et la mobilité interne est favorisée.

Le Poste

Le centre hospitalier de Rouffach recrute un(e) secrétaire à temps non complet à 50% à la Direction des Soins.

Missions

• Organisation, pour le coordonnateur général des soins, de la qualité et la gestion des risques, de la réception, du traitement et de la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers.
• Organisation de la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).
• Assurer l'accueil et le secrétariat du service.

Activités

• Accueil physique et téléphonique des personnes (patients, usagers, familles, agents, …).
• Gestion des stocks de produits et de matériels (saisie, suivi, contrôle des commandes : pour la qualité et le BSI également).
• Organisation des réunions, visites, séminaires, commissions spécialisées en lien avec la direction des soins.
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
• Prise de rendez-vous/gestion des agendas.
• Elaboration, adaptation et optimisation du planning de travail, de rendez-vous, de visites.
• Reproduction et diffusion de documents.
• Traitement des courriers, et documents et/ou transmission à la DRH (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Organisation et classement des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Définition, mise à jour et application d'un plan de classement et d'archivage, d'un système de gestion documentaire.
• Rédaction et mise en forme des courriers et documents relatifs à son domaine de compétence.
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger le compte-rendu.

Profil Recherché

Diplôme de niveau IV (BAC ou équivalent) requis, diplôme de niveau III (BAC+2 ou équivalent) souhaité, expérience dans la fonction souhaitée.