Secrétaire de Direction/Médical (H/F) - Groupement Hospitalier SUD - Hôpital Henry Gabrielle

HOSPICES CIVILS DE LYON; Saint-Genis-Laval; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital en France cherche une secrétaire de direction pour assurer la fluidité du fonctionnement. Les missions incluent l'accueil des visiteurs, la gestion des agendas, et l'organisation des réunions. Un bon niveau de discrétion et de compétence en bureautique est essentiel. Ce poste requiert également un goût pour le travail en équipe et une aisance relationnelle.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et les appels téléphoniques.
• Rédiger et archiver les courriers importants.
• Gérer les agendas et planifier les réunions.
• Organiser les déplacements et événements.
• Aider à la collecte et à la mise en forme d’éléments de suivi.

Connaissances

Connaissance de l'environnement hospitalier

Discrétion absolue

Aisance relationnelle

Esprit d’analyse et de synthèse

Réactivité et force de propositions

Goût prononcé pour le travail en équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

Interface entre la Direction et l’ensemble des fonctions représentées au sein du Pôle d'activité Médicales , la secrétaire de Direction aura pour mission de contribuer par son travail à la fluidité du fonctionnement de l'Hôpital Henry Gabrielle et du PAM de Rééducation , au traitement et à la circulation de l'information. La diversité des activités confiées imposera un sens prononcé de l’organisation , une grande rigueur et une totale discrétion.

Missions principales

• Accueil physique et téléphonique
• Frappe de courriers
• Tri, classement et archivage des documents importants
• Gestion des agendas
• Planification des réunions de la direction et du bureau du PAM, gestion de la logistique
• Préparation en amont des réunions, rendez-vous; transmission et suivi des dossiers
• Organisation des déplacements
• Participation et soutien à l’organisation des manifestations sur le site, évènements culturels, rendez-vous institutionnels…
• Gestion de l’internat en lien avec le service local des affaires médicales et régie du Groupement
• Aide dans la collecte et la mise en forme d’éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Gestion administrative des comptes d’heures des secrétaires médicales
• Participation à l’élaboration de supports de communication, documentations diverses, notes

Compétences requises

• Connaissance de l'environnement hospitalier
• Discrétion absolue
• Aisance relationnelle, sens de la diplomatie
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Réactivité et force de propositions
• Goût prononcé pour le travail en équipe
• Maîtrise des outils bureautiques et technologies de l’information