Secrétaire de direction (h / f)

Université Paris Cité; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique renommée recherche un(e) secrétaire polyvalent(e) pour assurer diverses fonctions administratives et logistiques à Paris. Vous serez en charge de la gestion du secrétariat, de la rédaction de documents et du suivi des besoins logistiques. Le poste nécessite des compétences en organisation, communication et maîtrise des outils bureautiques. C'est une opportunité de contribuer à l'enseignement supérieur dans un environnement dynamique.

Prestations

Accès aux services de restauration

Accès aux infrastructures sportives

Plan de formation fourni

Qualifications

• Connaissances en organisation et fonctionnement des établissements de l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des techniques d’élaboration de documents et de suivi.
• Capacité à travailler en équipe et à respecter les délais.

Responsabilités

• Assurer les fonctions de secrétariat de la direction.
• Rédiger des comptes rendus de réunions.
• Gérer les besoins logistiques et informatiques de la direction.

Connaissances

Organisation et fonctionnement des établissements de l’enseignement supérieur

Techniques d’élaboration de documents

Techniques de communication

Formation

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent

Outils

Outils bureautiques

Outils de visioconférence

Description du poste

REJOINDRE UNIVERSITE PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omnidisciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalitédesa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la «santé planétaire» sa signature : «des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature «santé planétaire».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

RESUME DU POSTE

Assurer des fonctions polyvalentes de secrétariat et logistique dans le respect des techniques, des règles et des procédures, en lien avec la responsable du département assistance de direction.

PRESENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

La Direction générale déléguée aux affaires Juridiques (DGDAJ) de l’Université Paris Cité a un effectif cible de 22 agents, dont 13 juristes. Elle a pour mission d’assurer la sécurisation juridique de l’activité de l’établissement. A ce titre, elle apporte un conseil juridique aux différents acteurs de celui-ci, traite les contentieux et précontentieux, assure la rédaction et la validation juridique des conventions hors recherche, des statuts et des règlements. Elle a également comme mission d’assurer la veille juridique et le secrétariat des instances centrales et disciplinaires, et organise les processus électoraux. Elle a fin pour mission d’assurer la sécurisation des documents et données. Elle se donne enfin pour mission de diffuser la culture juridique au sein de l’établissement.

Engagée dans la démarche qualité de l’établissement, la DGDAJ appuie son projet de direction sur un collectif de travail solidaire. Enfin, elle valorise les complémentarités des profils de ses agents par des projets transversaux innovants au service de l’établissement.

Régime de travail :

Jusqu’à deux jours de télétravail par semaine et dispositif d’aménagement du temps de travail sur quinze jours.

50 jours de congés pour une quotité de travail de 100%.

Environnement de travail :

22 agents en effectif cible, dont 13 juristes.

Localisée au pied du métro Odéon, au coeur du Quartier Latin, dans un bâtiment classé aux Monuments historiques, la direction est au plus proche de la présidence et de la direction de l’université.

Les personnels d’Université de Paris Cité bénéficient de l’accès aux services de restauration du CROUS Mabillon, aux abords immédiats du marché Saint-Germain, ainsi qu’aux infrastructures sportives de l’établissement sur l’ensemble de ses campus.

Le plan de formation d’Université Paris Cité, très fourni, est un outil performant au service des personnels ; pour mettre leurs compétences en adéquation avec leurs missions, mais aussi ouvrir leurs perspectives d’évolution de carrière à plus long terme.

L’université met en place une politique culturelle forte avec une sélection de spectacles à tarifs réduits, des tickets de cinéma, etc.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Assurer les fonctions de secrétariat de la direction (notamment accueil physique et téléphonique de la direction, suivi du courrier et des parapheurs, régulation d’alias numériques, mise en ligne des arrêtés, suivi des conventions)

• Rédiger des comptes rendus de réunions, des notes dans le cadre des missions du département ;
• Suivre les besoins logistiques et informatiques de la direction ;
• Veiller au suivi des demandes internes et externes à la direction ;
• Commander les fournitures et gérer le stock de fournitures de la direction ;
• Suppléer le responsable du département le cas échéant ;
• Participer aux chantiers de la direction, notamment via la mise en place de la démarche qualité et de la communication de la direction ;
• Mettre en place des outils de suivi et de modèles ;
• Gérer les pages intranet de la direction ;
• Remplir les tableaux de suivi de la direction ;

Veiller à la mise en place des outils permettant aux agents de la direction de remplir leurs missions dans des conditions optimales.

Apporter son concours au secrétariat des sections disciplinaires et des enquêtes administratives

Encadrement : non

PROFIL RECHERCHE

Connaissances :

• Organisation et fonctionnement des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Environnement et réseau professionnel
• Techniques d’élaboration de documents (notamment outils de suivis, comptes rendus)
• Techniques de communication

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir respecter des délais
• Savoir hiérarchiser et traiter l’information
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des modes opératoires
• Travailler en équipe
• Rédiger des comptes rendus et des documents
• Maîtriser les outils bureautiques et de visioconférence

Savoir-être – Compétences comportementales :

• Polyvalence
• Capacité d’écoute
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité
• Savoir rendre compte
• Réactivité
• Aisance orale et relationnelle

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent