Secrétaire de direction (H/F)

DGSE - Direction Générale de la Sécurité Extérieure

Paris

Sur place

EUR 32 000 - 42 000

Plein temps

14 jours+

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Résumé du poste

La Direction Générale de la Sécurité Extérieure (DGSE) recrute un secrétaire de direction à Paris pour soutenir les autorités et coordonner les processus administratifs.

Vous gérerez les plannings, appels, déplacements et réunions, préparerez des comptes rendus, accueilerez les visiteurs et assurerez le suivi des dossiers et reporting, avec discrétion et rigueur.

Qualifications

Expérience d’au moins 5 ans sur des fonctions similaires.
Capacités rédactionnelles et gestion de documents.
Autonomie dans la préparation des dossiers pour une autorité hiérarchique.
Bonne maîtrise du Pack Office.
Discrétion et confidentialité exigées.

Responsabilités

Gérer des plannings ;
Gérer des appels ;
Préparer des déplacements ;
Préparer des réunions ;
Rédiger des comptes rendus de réunions ;
Accueillir des invités ou visiteurs ;
Traiter de l’information (mise à jour des dossiers, gestion des documents, …) ;
Collecter, exploiter, organiser et mettre en forme les informations pour du reporting ;
Assurer un dialogue avec les différents acteurs (interne et externe) ;
Exécuter les procédures et processus afférents à son domaine de spécialité ;
Suivre des dossiers spécifiques selon les besoins des autorités ;
Mettre à jour des tableaux de suivi.

Connaissances

Travail en équipe

Organisation

Rigueur

Relationnel

Capacités rédactionnelles

Discrétion et confidentialité

Gestion de dossiers

Gestion du planning

Autonomie

Pack Office

Accueil du public

Formation

BAC

Bac+3

Outils

Pack Office

Description du poste

La Direction Générale de la Sécurité Extérieure, DGSE, recrute un secrétaire de direction (H/F).

Le poste est situé à Paris. La nationalité française est obligatoire.

Domaine métier

Administration Générale

Votre environnement de travail

Positionné au sein de la direction générale, intégré au sein d’une équipe dynamique, vous accompagnerez par votre action de soutien et d’assistance les autorités de la Direction.

Votre mission principale sera d’optimiser la gestion des activités quotidiennes au profit des autorités de la Direction. Vous allez également mettre en œuvre et coordonner des processus ou dossiers avec un ensemble d’acteurs de tout horizon.

Vous serez en charge de plusieurs activités parmi les suivantes :

Gérer des plannings ;
Gérer des appels ;
Préparer des déplacements ;
Préparer de réunions ;
Rédiger des comptes rendus de réunions ;
Accueillir des invités ou visiteurs ;
Traiter de l’information (mise à jour des dossiers, gestion des documents, …) ;
Collecter, exploiter, organiser et mettre en forme les informations pour du reporting ;
Assurer un dialogue avec les différents acteurs (interne et externe) ;
Exécuter les procédures et processus afférents à son domaine de spécialité ;
Suivre des dossiers spécifiques selon les besoins des autorités ;
Mettre à jour des tableaux de suivi.

Votre profil

De niveau BAC jusqu’à Bac+3, titulaire de la fonction publique ou contractuel catégorie C/B, vous avez acquis une expérience d’au moins 5 ans sur des fonctions similaires.

Vous devez posséder les compétences et qualités suivantes :

Apte au travail en équipe ;
Organisé et rigoureux ;
Doté du sens du relationnel ;
Doté de capacités rédactionnelles ;
Respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité ;
Capable d’appliquer les processus de gestion de spécialité ;
Capable d’identifier et de gérer une demande et son degré d'urgence ;
Autonome dans la préparation des dossiers pour une autorité hiérarchique ;
Sait mettre à jour des tableaux de bord de suivi de projets ou d’activités ;
Autonome dans l’établissement d’un planning en tenant compte du plan de charge ;
Sait réaliser et mettre en forme tous types de travaux bureautiques (Pack Office) ;
Sait accueillir le public ;