Secrétaire de direction CDI (HF)

Groupe Hospitalier Paris Saint Joseph; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé reconnu à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer efficacement le secrétariat et les documents. Le candidat idéal devrait maîtriser les outils bureautiques et démontrer une capacité à utiliser des outils d'automatisation. Vous bénéficierez d'une rémunération attractive, d'une mutuelle avantageuse et d'un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, incluant jusqu'à 9 semaines de congés.

Prestations

Mutuelle avantageuse

Remboursement de 75 % des frais de transport

Restaurant d’entreprise

Accès à une crèche

Avantages CSE

Qualifications

• Expérience en gestion administrative nécessaire.
• Capacité à automiser les tâches avec des outils numériques.
• Rigueur et confidentialité exigées.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat et du courrier.
• Suivi documentaire et gestion des plannings.
• Automatisation des rapports et des comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Connaissance des outils collaboratifs

Capacité à utiliser des outils d’automatisation

Rédaction administrative

Outils

Office 365

Google Workspace

Description du poste

Vos missions

• Gestion du secrétariat et du courrier
• Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant
• Rédiger, mettre en forme et archiver les courriers et documents administratifs
• Suivi documentaire
• Gérer les appels, les courriels et les demandes internes / externes avec professionnalisme
• Appui à la direction dans l'organisation quotidienne
• Gérer les plannings, les agendas et la planification des réunions
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et déplacements
• Mettre à jour les tableaux de bord et supports administratifs
• Automatisation et usage avancé des outils numériques
• Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Google Workspace, etc.)
• Exploiter les fonctionnalités d'IA et d'assistants numériques (ex : Copilot, ChatGPT, etc.) pour :
• - Générer des trames de réponse automatiques
• - Concevoir des modèles de présentation et de documents
• - Mettre à jour et automatiser les tableaux de suivi (Excel / Sheets)
• - Gérer des modèles de comptes rendus et leur diffusion automatisée
• Suivi et traitement post-réunion : élaborer et finaliser les comptes rendus de réunion à partir de trames générées automatiquement
• Superviser l’envoi automatisé des comptes rendus et documents de suivi aux participants
• Garantir la cohérence et la qualité des informations diffusées

Qualifications : Techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
• Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire
• Capacité à utiliser et paramétrer des outils d’automatisation / IA (Copilote, outils de transcription, etc.)
• Connaissances solides en rédaction administrative et présentation de documents

Organisationnelles et relationnelles

• Rigueur, confidentialité et sens de l’organisation
• Réactivité et autonomie
• Capacité à prioriser et à anticiper
• Bon relationnel et sens du service

Informations supplémentaires

Nous proposons une rémunération attractive et valorisante comprenant un salaire fixe évolutif en fonction de vos compétences, des majorations à 150 % pour les journées et nuits supplémentaires ainsi que des primes sur objectifs selon votre statut. Vous bénéficiez également d’une mutuelle avantageuse, du remboursement de 75 % de vos frais de transport et d’un parking réservé aux salariés.

Nous veillons à garantir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle avec un nombre de congés allant de 7 à 9 semaines selon votre statut, une annualisation du temps de travail pour plus de flexibilité, un restaurant d’entreprise, des paniers repas ainsi que l’accès à une crèche et à un logement sous conditions.

Nous offrons de réelles perspectives de développement grâce à un parcours d’intégration personnalisé, des formations continues via notre campus formation santé et un accompagnement individualisé par tutorat pour favoriser la montée en compétences.

Notre établissement s’engage activement dans une démarche environnementale responsable en intégrant des pratiques écoresponsables dans les soins et les services et en soutenant des actions RSE portées par notre Fondation.

Enfin, vous profitez des avantages d’un CSE dynamique avec des chèques vacances, des cadeaux et des séjours à prix réduit tout au long de l’année.

Type d'emploi : Temps plein