Secrétaire de Direction [104188]

Fondation Saint-Hélier; Redon; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fondation Saint-Hélier recherche un(e) Secrétaire de Direction pour soutenir le Directeur Délégué du pays de Redon. Vous assurerez l’organisation du secrétariat, la gestion de l’agenda, et l’archivage des documents sur l’ensemble du territoire du Pays de Redon.

Vous travaillerez en lien étroit avec les Assistantes de la Direction Générale et les services supports, et vous assurerez la coordination administrative des instances et des projets transverses.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel, Power Point).
• Gestion administrative et organisationnelle exigée.
• Organisation et rigueur indispensables.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat quotidien de la Direction Déléguée et gérer l’agenda du Directeur Délégué.
• Préparer les convocations, comptes rendus et procès-verbaux des réunions.
• Organiser la logistique des réunions (salles, visioconférences, restauration).
• Coordonner les échanges entre les services supports et les directions internes.
• Apporter un appui administratif et rédactionnel pour les documents de la Direction.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Maîtrise Pack Office

Coordination et priorités

Rigueur

Discrétion

Relationnel

Réactivité

Esprit d'équipe

Outils

Pack Office

Description du poste

Au sein de plusieurs établissements médico-sociaux, des services du domicile et d’un centre de santé polyvalent regroupant environ 350 salariés répartis sur des filières pluridisciplinaires (soins, médicotechnique, administratif, logistique, etc.), le/la Secrétaire de Direction assure un soutien administratif, organisationnel et logistique au Directeur Délégué du pays de Redon

Il/elle contribue au bon fonctionnement des sites du territoire du Pays de Redon et à l’organisation de sa gouvernance.

Il/elle travaille en lien étroit avec les Assistantes de la Direction Générale ainsi qu’avec les différents services et fonctions supports des sites.

Sous la responsabilité du Directeur Délégué, le/la secrétaire de Direction a pour missions :

Missions principales

1. Organisation et tenue du secrétariat de la Direction Déléguée

• Assurer la gestion quotidienne du secrétariat de la Direction Déléguée.
• Gérer l’agenda du Directeur Délégué : rendez-vous, réunions, invitations et visioconférences.
• Anticiper les conflits d’agenda et assurer le suivi des réponses aux invitations.
• Assurer la gestion de la boîte mail de la Direction Déléguée.
• Assurer le suivi quotidien du courrier et des parapheurs (multisites).
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer les demandes urgentes et hiérarchiser les priorités.

2.Organisation et suivi des instances et des réunions

• Planifier les instances et réunions de la Direction Déléguée.
• Préparer et envoyer les convocations et invitations ou ordre du jour
• Organiser la logistique des réunions : salles, visioconférences, restauration et matériel.
• Assurer le suivi administratif des instances : CODIR délégué, CVS, CSE de site et autres réunions.
• Préparer, mettre en forme et diffuser les procès-verbaux et comptes rendus.
• Assurer l’archivage des documents
• Effectuer les relances nécessaires auprès des participants.

3.Gestion documentaire et rédactionnelle

• Mettre en forme les notes, courriers, comptes rendus et documents émanant de la Direction Déléguée.
• Préparer et vérifier les documents avant diffusion ainsi que tous dossiers nécessaires
• Assurer le classement et l’archivage des courriers et documents de référence, en assurer la traçabilité

4. Coordination avec la Direction Générale et les fonctions supports

• Assurer l’articulation fonctionnelle avec les Assistantes de la Direction Générale.
• Participer à la transmission des informations et courriers à enjeux pour la Fondation.
• Assurer le lien avec les Ressources Humaines, la communication, la qualité et les autres fonctions supports.
• Apporter un appui au secrétariat de la Direction Générale dans l’élaboration, l’actualisation et le suivi des conventions.

Missions diverses

1.Appui à la qualité et à la gestion des réclamations

• Travailler en lien avec le service Qualité.
• Apporter un appui à la rédaction et au suivi des événements indésirables et retours d’expérience.
• Participer au suivi administratif des plaintes et réclamations.
• Assurer la transmission des informations aux interlocuteurs concernés.
• Contribuer à la préparation des documents nécessaires au suivi des situations.

2.Appui administratif aux services et encadrants

• Apporter un soutien bureautique ponctuel aux encadrants.
• Participer à la mise en forme de documents professionnels.
• Aider à la préparation de supports de réunions et de présentations.
• Faciliter la circulation des informations entre les différents services.
• Réaliser diverses tâches administratives à la demande de la Direction Déléguée.

Savoir-faire / Compétences Techniques :

• Maîtrise de l’environnement et de la réglementation sanitaire, sociale, économique et institutionnelle du secteur du sanitaire, du médico-social et du maintien à domicile
• Gestion administrative et organisationnelle
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Pack Office : Word, Excel, Power Point)
• Coordination et gestion des priorités

Savoir être / Qualité personnelles

• Rigueur et méthodologie
• Discrétion et confidentialité
• Excellent relationnel et diplomatie
• Réactivité et gestion du stress
• Esprit d'équipe et collaboration

Profil recherché

• Maitrise des outils bureautiques indispensable
• Aisance rédactionnelle
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Organisation et rigueur
• Réactivité et autonomie

Description de l'établissement

Présentation de la Fondation Saint-Hélier

La Fondation Saint-Hélier est un acteur majeur du secteur sanitaire, médico-social et social en Ille-et-Vilaine, dans l'Est du Morbihan et le Nord de la Loire-Atlantique. Elle est reconnue pour son expertise, son dynamisme et sa capacité d’innovation. Implantée sur deux sites principaux (Rennes et Pays de Redon) regroupant 17 établissements, elle développe une offre de soins et de services diversifiée et complémentaire, au service des patients, résidents et bénéficiaires pour soigner et accompagner le handicap, le vieillissement et la perte d’autonomie.

Elle inscrit son action dans une logique de parcours, visant à garantir la continuité des prises en soins et des accompagnements, en veillant aux complémentarités entre sanitaire, médico-social et domicile.

Saint-Hélier Rennes concentre principalement les activités hospitalières et médico-sociales, avec des unités de soins de suite et de réadaptation, des plateaux techniques modernes et des compétences spécialisées au service des parcours de santé complexes.

Saint-Hélier Redon couvre à la fois le département d’Ille-et-Vilaine l'Est du Morbihan et le Nord de la Loire-Atlantique et gère deux EHPAD, des services à domicile (aide et soin, CPS) ainsi que et des dispositifs de soutien aux aidants, de prévention et de coordination.

Nos valeurs

Humanisme, solidarité, qualité et innovation guident l’action de la Fondation Saint-Hélier. Fidèle à sa mission d’intérêt public, elle s’attache à conjuguer excellence professionnelle, accompagnement personnalisé et engagement collectif, au service des personnes les plus fragiles.