Secrétaire de direction

Réservoir Jobs; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de recrutement à Paris recherche un(e) office manager pour gérer le quotidien de l’agence, traiter les factures, et préparer des tableaux de bord. Le candidat idéal doit avoir 8 ans d'expérience, un BTS en gestion PME PMI, et une maîtrise d'Excel TCD. Un bon niveau d'anglais est nécessaire. Un environnement dynamique et un bon sens du service client sont attendus.

Prestations

Ticket restaurant

Mutuelle prévoyance

Remboursement pass Navigo 75%

Qualifications

• Expérience de 8 ans dans une fonction similaire.
• Base comptable pour comprendre les tableaux de bord financiers.
• Capacité à travailler de manière précise.

Responsabilités

• Gérer les appels téléphoniques et l'accueil des clients.
• Traiter les factures fournisseurs et notes de frais.
• Préparer des tableaux de bord sous Excel ou PowerPoint.

Connaissances

Excel TCD

Sens du service

Anglais (B1-B2)

Formation

BTS type assistante de gestion PME PMI

Outils

Pack Office

Description du poste

Overview

ABIL RESSOURCES recherche pour un de ses partenaires un(e) office manager H/F basé à Paris 8eme.

Salaire: 30-40 ke en fonction de l’expérience

Pas de télétravail

Travail du lundi au vendredi

8h30-12h30-13h30-17h00

Ticket restaurant

Mutuelle prévoyance

Remboursement pass Navigo 75%

METRO OU RER SAINT LAZARE

Mission

• Au sein d’une équipe d’une quinzaine de consultants en recrutement, vous gérez le quotidien de l’agence
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion de l’accueil physiques des managers de transition et des clients ou fournisseurs
• Gestion des nouveaux arrivants: commandes des tablettes et écran et aide au paramétrage des outils
• Gestion des services généraux et de la maintenance: courriers, commandes de café, thé sucre, papier etc., intervention du plombier, chauffage, climatisation, en cas de problème faire le nécessaire pour faire intervenir les prestataires
• Traitements des factures fournisseurs, contrôle et pointages des notes de frais des managers de transition, remontée des éléments au siège , gênerez les factures clients
• Au quotidien: utilisation d’un tableur Excel en TCD: calcul des marges, sections analytiques, calcul du CA par mission, TJM des collaborateurs, appétence pour les chiffres le contrôle de gestion de l’activité. Savoir être très précis et s’autocontrôler.
• Une fois tous les 15 jours préparation des tableaux de bord sous Excel ou PowerPoint afin de présenter les chiffres résumés de l’activité (commandes en cours perdue gagnée, ca, marge etc…), organiser la réunion avec les Partners, envoyer l’ordre du jour de la réunion, utilisation logiciel
• Suivi du label bureau Veritas en veillant à l’application de procédures ainsi que contrôler des points d’audits afin d’être reconduit d’une année à une autre
• Gestion de la relation client: recouvrement téléphonique des clients, suivi de la base candidats, suivi des signatures électroniques des lettres de mission, puis des contrats de délégation. Vous avez le sens du détail développé afin de vous autocontrôler lors des facturations clients
• Gérer les évènements clients ou candidats (salon, affiche, communication, préparer des affiches, coordonner la location stands etc.). Si événements, réserver le traiteur etc.
• Votre sens du contact et de l’empathie est développé afin d’avoir le sens du service client interne les consultants du cabinet en externe les managers de transition et les contacts transverses au niveau du siège de votre n+1 à distance et des fournisseurs
• Vous relancez toutes les semaines les managers de transition pour récupérer les CRA /BH, les profils à suivre sont d’ancien directeurs cadres dirigeants
• Vous pourrez être formée à certaines tâches par votre n+1, il faudra faire preuve de réactivité et intégrer vite les données.

Profil

vous êtes titulaire d’un BTS type assistante de gestion pme pmi, avec une base comptable pour comprendre les tableaux de bord financiers, vous êtes souriant€ à l’écoute, avec un fort sens du service, assidu€ et pointilleux pour rendre un travail de qualité. Vous avez une expérience de 8 ans dans une fonction similaire;

Votre maitrise d’Excel TCD est obligatoire et du pack office. Votre anglais B1-B2 sera ponctuellement nécessaire.

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