SECRETAIRE DE DIRECTION

Fondation Saint Jean de Dieu; Marseille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation caritative à Marseille recherche un secrétaire administratif pour gérer des tâches administratives variées, incluant l'accueil du public et la rédaction de documents. Le rôle nécessite une expérience d'au moins 2 ans dans un poste similaire, de bonnes compétences en informatique, ainsi qu'un sens de l'organisation et de la discrétion. Vous intégrerez une équipe dynamique au sein d'un environnement respectueux et convivial.

Qualifications

• Expérience sur des missions équivalentes d'au moins 2 ans.
• Qualité de discrétion et de confidentialité.
• Capacité d'initiative et d'analyse des situations.

Responsabilités

• Gestion administrative et accueil du public.
• Rédaction et mise en forme de documents.
• Organisation de réunions et déplacements.

Connaissances

Capacités rédactionnelles

Sens des relations publiques

Maîtrise de l'outil informatique

Sens de l'organisation

Polyvalence

Outils

Word

Excel

Description du poste

A propos de l'entreprise :

La Fondation Saint Jean de Dieu s'engage depuis des décennies à offrir un soutien inestimable aux personnes dans le besoin, en particulier dans les domaines de la santé mentale, des soins aux personnes âgées et des services sociaux.

Riches d'un héritage de plus de 400 ans, nos équipes incarnent chaque jour l'hospitalité selon le style Saint Jean de Dieu. C'est ainsi que nous innovons pour répondre aux enjeux d'aujourd'hui !

Nos actions sont guidées par nos valeurs fondamentales d'Hospitalité, de Respect, de Responsabilité, de Qualité et de Spiritualité. En nous appuyant sur ces valeurs et notre héritage, nous sommes déterminés à bâtir un avenir où chaque personne bénéficie de l'accueil chaleureux et de l'accompagnement bienveillant qui font la signature de la Fondation Saint Jean de Dieu.

A propos du poste :

Si votre entrée dans la maison du Bon Pasteur se réalise, vous trouverez ici un environnement humain, intellectuel et spirituel conforme à vos attentes et respectueux de vos besoins. Les principes de vie quotidienne de notre établissement s'enracinent dans les valeurs humanistes de l'ensemble des salariés.

Pilier de l'administration de l'établissement, le secrétaire administratif est l'interlocuteur privilégié des collaborateurs et des partenaires extérieurs. Chargé de mettre en forme des documents, de les rédiger, de classer les dossiers et de répondre aux appels téléphoniques, il s'occupe également des prises de rendez‑vous et du courrier.

Polyvalent, maîtrisant les outils bureautiques et l'expression écrite, ses tâches de gestion administrative nécessitent également un bon relationnel, un sens pointu de l'organisation et une certaine discrétion, puisqu'il peut être tenu au secret professionnel. Il veille au bon fonctionnement de la gestion administrative, gère l'organisation de réunions et déplacements des membres de l'équipe.

Accueil :

Tenue du standard, accueil téléphonique, ouverture portail, transmission des messages reçus, accueil du public (familles des résidents, entreprises, personnes extérieures...), visite de la maison, surveillance et acquittement du système anti fugue, facturation.

Dossiers divers :

Mise à jour régulière du classeur avec documents de S.S et mutuelle, aide éventuelle aux résidents pour renouvellement carte d'identité, carte de transport, inscription liste électorale.

Courriers, travaux administratifs :

Tri du courrier chaque matin et distribution, réponse aux demandes de candidature pour un emploi, réponse de courriers divers, reproduction de documents divers, faire les comptes rendus des réunions, relier divers documents, gestion des DECT, faire et distribuer les invitations aux différentes commissions (menu, animation...), faire affiches ou notes d'informations diverses.

Demande d'admission :

Donner dossiers de demande d'admission + livret d'accueil, faire visiter la maison, réceptionner les dossiers et vérifier qu'ils soient complets, faire lettre d'inscription sur liste d'attente.

Entrée d'un résident :

Faire plaque de porte, réactualiser les listes des résidents + planning des chambres, faire dossier papier du résident.

Profil recherché :

• Expérience sur des missions équivalentes d'au moins 2 ans
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, logiciel des permanences)
• Sens des relations publiques et de la communication
• Sens de l'organisation, de la rigueur, qualité de discrétion et de confidentialité
• Capacité d'initiative et d'analyse des situations -Sens du travail en équipe et polyvalence