SECRETAIRE D ACCUEIL – SIEGE – 0.5 ETP – CDI

Les Papillons Blancs de Roubaix-Tourcoing; Tourcoing; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association socio-éducative recherche un secrétaire d’accueil à Tourcoing pour gérer l’accueil et les tâches administratives. Le candidat idéal aura un Bac Pro Secrétariat et une capacité à travailler avec un public en situation de handicap. Une expérience dans le secteur médico-social est souhaitée. Postulez pour un CDI à temps partiel, à partir de janvier 2026.

Qualifications

• Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à un public en situation de handicap.
• Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou en ESAT.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les usagers, familles, et visiteurs.
• Réaliser des tâches administratives courantes et gestion documentaire.
• Gérer l'organisation logistique des réunions/formations.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Accompagner les travailleurs dans les tâches quotidiennes.

Connaissances

Aisance relationnelle

Sens de l'accueil

Maîtrise des outils bureautiques

Patience

Autonomie

Formation

Bac Pro Secrétariat

Description du poste

L’association des Papillons Blancs de Roubaix‑Tourcoing

recherche pour le siège

Poste à pourvoir dés le 1er JANVIER 2026

Rémunération selon la grille de la convention 66 – Indice 371‑445

Les candidatures faites dans le cadre de la mobilité interne de l’association seront étudiées en priorité

Informations diverses :

CDI – 0,5 ETP –Siège de l’asso
Date du début:Janvier 2026

Candidature (CV et LM)à adresser à Amélie BLANQUI : [e-mail]

Sous autorité fonctionnelle de la chargée de mission RH, le secrétaire d’accueil aura pour:

1. Gestion de l’accueil téléphonique et physique : Accueillir, orienter et renseigner les usagers, familles, visiteurs, prestataires
2. Tâches administratives courantes : Photocopies, Impressions, Reliure; Réaliser de petites tâches de saisie, mise en forme ou numérisation de documents; Mise en page / impression; Mise en forme des courriers; Vérification des relevés de courriers dans les casiers d’établissement; Gestion de l’affichage des documents à l’accueil; Réservation des salles au siège et dans les établissements; Gestion du planning des congés des professionnels du siège; Gestion documentaire (codifications des documents, présentation à la validation, actualisation…)
3. Gestion de l’organisation logistique des réunions/formations au siège : Appuyer les services dans l’organisation de réunions ou d’événements ponctuels; Gestion des inscriptions des différents événements du siège (AG, départ en retraite, séminaire…); Gestion du format des salles en lien avec l’agent de service (salle DEWEZ coupée en 2 si nécessaire / format cinéma, ateliers…); Vérification régulière de l’état de propreté des salles; Préparation du café en lien avec l’agent de service; Gestion du stock (café, boissons, gâteau) en lien avec Claudine – Aide-comptable; Gestion des commandes de repas sur demande (plateaux repas / sandwichs /…) + rédaction du bon de commande à transmettre en compta.
4. Gestion et distribution du courrier et colis (départ / arrivée) : Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement); Affranchissement des courriers en envoi simple; Affranchissement des courriers en recommandé avec avis de réception; Gestion du stock de recommandés en lien avec la compta (Claudine -> Aide-comptable); Gestion de la réception quotidienne des colis / veille sur la bonne distribution ou rangement.
5. Accompagnement/encadrement des travailleurs le cas échéant : Dans les tâches quotidiennes simples de l’accueil du siège et lien avec les référents ESAT (ex : préparation de documents, classement, entretien de l’espace d’accueil); Veiller à leur sécurité, à la bonne compréhension des consignes et à la valorisation de leurs compétences; Adapter les tâches selon les capacités et les rythmes des travailleurs; Maintien de l’espace accueil propre en permanence, rangé et accueillant.

Bac Pro Secrétariat

Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à un public en situation de handicap, discrétion

Expérience souhaitée dans le secteur médico‑social ou en ESAT

QUALITES REQUISES Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, etc.) Aisance relationnelle et sens de l’accueil – Discrétion et respect de la confidentialité Patience, bienveillance, pédagogie – Sens de l’organisation et autonomie

Envoyer CV et lettre de motivation à FRANCISCO MANANGA