SECRETAIRE D ACCUEIL – SIEGE – 0.5 ETP – CD...

Les Papillons Blancs de Roubaix-Tourcoing; Tourcoing; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association sociale de la région recherche un(e) secrétaire d'accueil pour gérer l'accueil téléphonique et physique, ainsi que diverses tâches administratives. Le candidat idéal possède un Baccalauréat Professionnel en Secrétariat et a une expérience dans le secteur médico-social. Ce poste est à pourvoir dès janvier 2026 et nécessite des compétences en outils bureautiques, en relations humaines et une grande discrétion.

Qualifications

• Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à un public en situation de handicap.
• Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou en ESAT.

Responsabilités

• Gestion de l’accueil téléphonique et physique des usagers.
• Tâches administratives courantes incluant photocopies et saisies.
• Organisation logistique des réunions et formations.
• Gestion du courrier et colis entrants et sortants.
• Accompagnement des travailleurs dans leurs tâches quotidiennes.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Aisance relationnelle

Sens de l'accueil

Discrétion et respect de la confidentialité

Organisation et autonomie

Formation

Baccalauréat Professionnel Secrétariat

Description du poste

Informations Diverses

Association des Papillons Blancs de Roubaix-Tourcoing recherche pour le siège un/une 1 SECRETAIRE D’ACCUEIL – 0.50 ETP – CDI. Poste à pourvoir dès le 1er JANVIER 2026.

Rémunération selon la grille de la convention 66 – Indice 371-445. Les candidatures faites dans le cadre de la mobilité interne de l’association seront étudiées en priorité.

Date du début : JANVIER 2026. Candidature (CV et LM) à adresser à Amélie BLANQUI : [e-mail]

Missions

• Sous autorité fonctionnelle de la chargée de mission RH, le/la secrétaire d’accueil aura pour mission :
  • Gestion de l’accueil téléphonique et physique : accueillir, orienter et renseigner les usagers, familles, visiteurs, prestataires; réceptionner les appels téléphoniques, prendre les messages, orienter les interlocuteurs.
• Tâches administratives courantes : photocopies, impressions, reliure; petites saisies, mise en forme ou numérisation de documents; mise en page et impression; mise en forme des courriers; vérification des relevés de courriers dans les casiers d’établissement; gestion de l’affichage des documents à l’accueil; réservation des salles au siège et dans les établissements; gestion du planning des congés des professionnels du siège; gestion documentaire (codifications des documents, présentation à la validation, actualisation…).
• Gestion de l’organisation logistique des réunions/formations au siège : appuyer les services dans l’organisation de réunions ou d’événements ponctuels; gestion des inscriptions des différents évènements du siège (AG, départ en retraite, séminaire…); gestion du format des salles en lien avec l’agent de service; vérification régulière de l’état de propreté des salles; préparation du café en lien avec l’agent de service; gestion du stock (café, boissons, gâteau) en lien avec Claudine – Aide-comptable; gestion des commandes de repas sur demande et rédaction du bon de commande à transmettre en compta.
• Gestion et distribution du courrier et colis : gestion du courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement); affranchissement des courriers en envoi simple et en recommandé avec avis de réception; gestion du stock de recommandés en lien avec la compta; réception quotidienne des colis et veille sur la bonne distribution ou rangement.
• Accompagnement/encadrement des travailleurs le cas échéant : dans les tâches quotidiennes simples de l’accueil du siège et lien avec les référents ESAT (ex : préparation de documents, classement, entretien de l’espace d’accueil); veiller à leur sécurité, à la bonne compréhension des consignes et à la valorisation de leurs compétences; adapter les tâches selon les capacités et les rythmes des travailleurs; maintien de l’espace accueil propre en permanence, rangé et accueillant.

Profil

• Baccalauréat Professionnel Secrétariat
• Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à un public en situation de handicap, discrétion
• Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou en ESAT
• Compétences requises : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, etc.); aisance relationnelle et sens de l’accueil; discrétion et respect de la confidentialité; patience, bienveillance, pédagogie; sens de l’organisation et autonomie.

Envoyez CV et lettre de motivation à FRANCISCO MANANGA ou à [e-mail]