Secrétaire - Assistante H/F

Cea---Commissariat-; Saclay; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CEA Paris-Saclay recrute une Secrétaire - Assistante H/F en CDD de 9 mois, non-cadre, sur le site de Saclay (Essonne). Vous rejoindrez l’équipe des assistants du DIN et contribuerez à l’organisation administrative et logistique du service.

Le poste exige rigueur, esprit d'équipe et sens du relationnel, avec une maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Anglais souhaité mais non obligatoire.

Qualifications

• Bac+2 (BTS ou DUT assistante de Direction) idéal.
• Bonne communication écrite et orale.
• Anglais souhaité mais non exigé.

Responsabilités

• Organiser réunions et logistique (commandes, restauration, calendriers).
• Participer à l'élaboration des déplacements et missions des personnels.
• Gérer les ordres de paiement et les autorisations d’accès.
• Gérer le courrier, les documents et les dossiers administratifs.
• Créer les demandes d’achat et saisir les commandes dans le SIRH.
• Monter administrativement les dossiers RH (stages, thèses).
• Accueillir les nouveaux arrivants et gérer les formations.
• Organiser et gérer les évènements.
• Gérer les remboursements des frais de stage et transport.

Connaissances

Travailler en équipe

Relationnel élevé

Communication orale et écrite

Anglais (souhaité)

Formation

BTS ou DUT Assistante de Direction

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Administration d'entreprise et communication

Intitulé de l'offre

Secrétaire - Assistante H/F

Description de l'offre

« Rejoignez le CEA pour donner du sens à votre activité, mener ou soutenir des projets de R&D nationaux et internationaux, cultiver et faire vivre votre esprit de curiosité. »

En synthèse qu’est-ce que nous proposons?

Nous cherchons un(e) secrétaire - assistant(e). Ce poste de non-cadre en CDD de 9 mois est basé sur le site du CEA Paris-Saclay, Essonne (91). Ce poste est à pourvoir dès que possible.

Qu’attendons-nous de vous ?

Vous intégrerez l’équipe des assistant(e) du DIN. Ce poste comporte deux volets :

1/Assistante d'équipe

• organiser des réunions et en assurer la logistique (commandes, restauration, gestion des calendriers de réservation) ;
• participer à l'élaboration des déplacements, missions et liquidations des personnels ;
• gérer les ordres de paiement;
• gérer les autorisations d’accès sur le centre;
• gérer le courrier, les documents et les dossiers administratifs ;
• créer les demandes d’achat ;
• saisir les commandes dans le SIRH;
• monter administrativement les dossiers RH (stages, thèses);
• accueillir les nouveaux arrivants du service (sur tous types de contrat)
• traiter et transmettre les demandes de remboursement des frais de stage, frais de transport;
• organiser et gérer les évènements.
• gérer les demandes d'inscriptions à certains types de formations.

2/Assistante à l'activité de métrologie

• mener des campagnes "PTI" (tests inter laboratoires). Il s’agit d’une comparaison documentée entre un instrument de mesure à étalonner et un instrument de référence traçable. 6 campagnes sont organisées avec environ 200 participants.
• contribuer aux certificats d'étalonnage (300/an). Il s'agit d'un document décrivant les caractéristiques de mesures d’un instrument, définies par rapport à un étalon de référence. Les principaux clients sont les cliniques et les hôpitaux.
• la gestion des campagnes PTI ;
• les ouvertures des dossiers et devis ;
• la réception des commandes et les relances ;
• la vérification, la reliure et l'envoi des certificats, ainsi que les enquêtes de satisfaction ;
• la facturation ;
• l'archivage ;

Profil du candidat

De formation Bac+2 (BTS ou DUT d'assistante de Direction) - bac +3, vous avez idéalement une expérience réussie dans le domaine du secrétariat et/ou de l'assistanat.

Vous savez travailler en équipe et avez un excellent relationnel.

Votre communication orale et rédactionnelle est de qualité.

Vous avez idéalement un bon niveau d'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit (souhaité mais non exigé).

Vous avez le sens de l'écoute, vous permettant d'identifier les besoins de vos différents interlocuteurs.

Vous êtes autonome et savez faire preuve d'initiative.

Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e).

La maitrise des outils bureautique est indispensable (Word, Excel, PowerPoint).

Localisation du poste

site du CEA Paris-Saclay, Essonne (91)

Référence

2026-42384

Entité de rattachement

Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat.

Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale.

Implanté au cœur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international.

Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales :

La conscience des responsabilités

La coopération

La curiosité

Description de la Direction

Au sein du CEA, l'Institut LIST dédie ses activités aux systèmes numériques intelligents avec des programmes de R&D dans le manufacturing avancé, les systèmes embarqués, et l'intelligence ambiante. Nous accompagnons nos partenaires dans les domaines des transports, de l'industrie, de l'énergie, de la santé, de la sécurité et de la défense, pour transférer les technologies issues de l'innovation et pour améliorer leur compétitivité.

Description de l'unité

Le Département d'Instrumentation Numérique (300 collaborateurs) regroupe les compétences permettant d'adresser l'instrumentation multi-capteur de bout en bout dans les domaines du contrôle, de la mesure de rayonnements ionisants, du jumeau numérique et de l'instrumentation, associant modèles de simulation et Intelligence Artificielle. Ces compétences permettent de fournir des solutions en rupture sur les domaines émergents : contrôle santé des structures (Structural Health Monitoring), la maintenance prédictive, le contrôle en ligne pour l'industrie manufacturière et la fabrication additive.