SECRETAIRE - ASSISTANT.E H / F

AFD - Agence Française de développement; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution financière publique recherche un assistant.e à Paris pour soutenir les équipes en secrétariat, notamment l'organisation de missions et de déplacements. Le candidat idéal est organisé, rigoureux, et a une bonne maîtrise du Pack Office. Une connaissance des applications spécifiques de l'AFD serait un plus. Rejoignez l'équipe pour contribuer à des projets de développement durables.

Qualifications

• Bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de déplacements professionnels.
• Une connaissance des applications pour l'organisation des déplacements professionnels serait un atout.
• Un bon niveau d'anglais est souhaitable mais pas obligatoire.

Responsabilités

• Organiser les missions et déplacements des membres des équipes.
• Réaliser des missions de secrétariat pour le management et les membres des équipes.
• Gérer toute autre activité de secrétariat / assistanat nécessaire.

Connaissances

Bonne organisation du travail

Gestion administrative

Prise de notes

Travail en équipe

Sens du service

Outils

Pack Office

Description du poste

Vous assurez des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes.

Plus en détail, il s'agit de :

1- Organiser les missions et déplacements des membres des équipes :

• Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, lettres d’invitation, demandes de visas etc.
• Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
• Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
• Gérer les contacts nécessaires avec les services supports internes, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.

2- Réaliser les missions de secrétariat pour le management et les membres des équipes :

• Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
• Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers ;
• Rédiger des courriers / notes / compte rendus ;
• Alimenter, relire et mettre en forme des documents, des supports de réunions, de séminaires ;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique pour les équipes ;
• Tenir à jour une documentation, un classement, l’archivage et les pages Internet des équipes ;
• Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, gestion du stock fournitures etc.) ;
• Organiser la logistique de réunions ou séminaires ou autres temps collectifs d’équipe (y compris, commandes et achats relatifs à ces réunions / séminaires / temps collectifs en conformité avec les règles et procédures internes) ;

Gestion des arrivées et des départs dans les équipes (demande de badge, ordinateur, autres équipements…).

3- Gérer toute autre activité de secrétariat / assistanat nécessaire à la bonne marche des équipes.

Ces différentes tâches sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins des équipes.

Au sein de la direction exécutive Solutions de Développement Durable (SDD) : - l’activité de la Division Appui à la Passation de Marchés (APM) consiste à apporter un appui méthodologique et opérationnel aux équipes de l’AFD du siège et en agence sur l'ensemble des questions relatives à la passation de marchés et à leur exécution. APM assure également la préparation et l’animation de formations internes et aux bénéficiaires des financements de l’AFD, ainsi que la production et / ou la mise à jour des procédures, outils et documents méthodologiques « passation de marchés ». La division APM compte 11 agents. - la division Energie (EGI) est chargée de mettre en œuvre des projets en appui à la transition énergétique dans une soixantaine de pays, en mobilisant des outils financiers et d'assistance technique. La division EGI compte environ 35 agents (Responsables d’Equipe Projet - REP, Chargé d’Appui aux Opérations - CAO et consultants) et une assistante à temps plein. Dans le cadre d’un remplacement de congés maternité (durée minimum de 4 mois), vous serez affectée à la division APM comme assistant.e, et partagerez votre temps avec la division EGI où vous appuierez l'autre assistante, principalement sur l'organisation des missions et des déplacements des agents (70% du poste). Par ailleurs, vous pourrez être amené.e à assurer des missions similaires pour d’autres équipes, par intérim, et dans le cadre d’une organisation globale au sein de la Direction Exécutive SDD, en cas d’absences d’autres assistant-e-s.

Profil recherché :

• bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions, rédaction de courriers ;
• bonne connaissance de l'outil informatique et du Pack Office ;
• très bonne organisation du travail et une grande rigueur ;
• sens du service, aimant travailler en équipe, impliqué.e, force de proposition, fédérateur.trice et motivé.e.

Une connaissance des applications utilisées par l’AFD pour l’organisation des déplacements professionnels notamment serait un atout.

Un bon niveau d’anglais est souhaitable mais pas obligatoire.

Institution financière publique et solidaire, l’AFD est l’acteur central de la politique de développement de la France. Elle s’engage sur des projets qui améliorent concrètement le quotidien des populations, dans les pays en développement, émergents et l’Outre-mer. Intervenant dans de nombreux secteurs - énergie, santé, biodiversité, eau, numérique, formation - l’AFD accompagne la transition vers un monde plus sûr, plus juste et plus durable, un monde en commun. Son action s’inscrit pleinement dans le cadre des objectifs de développement durable (ODD). Présente dans 115 pays via un réseau de 85 agences, l’AFD accompagne aujourd’hui plus de 4 000 projets de développement. En 2019, elle a engagé 14,1 milliards d’euros au financement de ces projets.

L'AFD met en œuvre une politique volontariste pour l'emploi direct et indirect des personnes en situation de Handicap.