Secrétaire Assistant Direction Générale H / F

Actual Talent; Levallois-Perret; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services recherche un(e) assistant(e) de direction en Île-de-France. Vous serez chargé(e) de gérer l'agenda de la directrice générale, de faciliter l'organisation des déplacements et de traiter les demandes administratives. Le candidat idéal possède une formation en BTS Support à l'Action Managériale, une expérience similaire est souhaitée, et une maîtrise des outils informatiques est indispensable. Un niveau d'anglais courant est nécessaire pour ce poste qui exige confidentialité et autonomie.

Qualifications

• Expérience antérieure dans un poste similaire appréciée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences relationnelles et d'écoute.

Responsabilités

• Préparer et gérer l'agenda de la directrice générale.
• Assister aux réunions et faciliter l'organisation des déplacements.
• Traiter les demandes et courriels au secrétariat.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Confidentialité

Sens du service

Capacité rédactionnelle

Anglais courant

Formation

BTS Support à l'Action Managériale

Outils

Pack Office

Description du poste

Au sein de la Direction générale de la Fédération Bancaire Française, vous serez chargé(e) de :

• Préparer ou prendre en charge des dossiers, recevoir et traiter les demandes des interlocuteurs avec une forte autonomie, en appui de la direction concernée.
• D'assister la directrice générale au quotidien : assurer diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement du service, gérer l'agenda de la directrice générale, suivre et préparer les dossiers des différentes réunions, instances et entretiens, assurer une coordination fluide en interne avec les autres pôles.

Vos missions

En binôme

• Gérer l'agenda de la directrice générale (une trentaine de rdvs par semaine).
• Participer aux réunions (notamment comités de direction restreint et élargi) et aux groupes de travail liés à la mise en place des outils.
• Assurer l'archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes.
• Préparer et organiser les déplacements de la directrice générale en France, en Europe et à l'International (réservations de billets, hôtels, transports)
• Mise à jour des tableaux de suivi (liste des rendez-vous récurrents, courriers, etc.)

En autonomie

• Traiter les demandes, courriels et appels téléphoniques reçus au secrétariat de la directrice générale.
• Organiser les divers entretiens et rencontres de la directrice générale.
• Enregistrer au quotidien dans l'outil interne les informations requises dans le cadre de la procédure relative aux représentants d'intérêts.
• Organiser les réunions récurrentes avec divers interlocuteurs, en coordination avec les autres participants.
• Établir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié.
• Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents.
• Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale.
• Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées.

Gestion du budget

• Assurer l'engagement des dépenses dans le respect du budget.

De formation supérieure (BTS Support à l'Action Managériale), vous justifiez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire.

Connaissances et prérequis professionnels

• Confidentialité
• Sens du service, écoute et sens du contact
• Polyvalence, rigueur, autonomie
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Très bonne maîtrise du pack office
• Connaissance de l'environnement administratif français
• Anglais courant.

Caractéristiques du poste : Poste en binôme qui nécessite une grande confidentialité et disponibilité, une capacité avérée à gérer la diversité et la multiplicité des tâches, ainsi que de grandes qualités relationnelles et d'écoute.