Secrétaire Assistant de Direction (H/F)

HENRY PIERRE; Vendin-le-Vieil; Sur place; EUR 33 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une galerie commerciale renommée à Vendin-le-Vieil recrute un Secrétaire Assistant de Direction en CDI. Le candidat idéal doit être rigoureux, organisé et posséder de bonnes compétences en communication. Responsabilités incluent la gestion administrative, la comptabilité, et la coordination des activités. Salaire brut annuel entre 33 000 € et 36 000 € sur 13 mois, avec des primes éventuelles.

Qualifications

• 1 an d'expérience indispensable.
• Capacité d'autonomie et discernement.
• Notions de comptabilité requises.

Responsabilités

• Préparer et diffuser des circulaires pour les commerçants.
• Assurer le classement et numérisation des documents.
• Effectuer les rapprochements bancaires.

Connaissances

Organisation

Communication

Adaptabilité

Confidentialité

Gestion administrative

Outils

Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Logiciels comptables (Sage ou équivalent)

Description du poste

Secrétaire Assistant de Direction (H/F) 62 - VENDIN LE VIEIL

Offre n° 200JNYB

Secrétaire Assistant de Direction (H/F)

Présentation de la structure

Le centre commercial Lens 2, l'un des plus anciens de France, a ouvert ses portes en 1972 avec pour objectif de dynamiser l'activité commerciale de la région lensoise – objectif pleinement atteint. Le Groupement d'Intérêt Économique des Commerçants Indépendants de Lens (GIECIL), propriétaire de la galerie marchande depuis l'ouverture du site, recrute un(e) Secrétaire Assistant de Direction en CDI. Le GIECIL place la convivialité, la proximité et la qualité de service au cœur de ses actions. Vous rejoindrez une structure à taille humaine, où la polyvalence, la rigueur et l'engagement sont valorisés.

Missions principales

I – Secrétariat

• Préparer et diffuser les circulaires à destination des commerçants (vie de la galerie, opérations spéciales, jours fériés, événements, interventions, travaux, etc.).
• Envoyer les convocations aux assemblées générales (documents préparés par le cabinet d'expertise comptable).
• Assurer le classement, la numérisation et l'archivage des documents, ainsi que la recherche ponctuelle d'informations dans les archives.
• Préparer les dossiers pour les réunions du Conseil d'Administration.
• Rédiger et suivre les courriers et comptes rendus divers.

II – Gestion opérationnelle

• Recevoir et suivre les demandes et réclamations des commerçants.
• Tenir à jour une main courante des incidents éventuels.
• Gérer les incidents de premier niveau (alerte et coordination avec les services maintenance/sécurité).
• Suivre les interventions des prestataires (dératisation, nettoyage, organismes de contrôle, etc.).
• Réceptionner et suivre les dossiers travaux déposés par les enseignes.
• Transmettre par écrit les observations issues des rapports de contrôle des organismes de sécurité pour chaque commerçant concerné.

III – Comptabilité

• Effectuer les rapprochements bancaires et assurer le suivi de la trésorerie.
• En lien avec le cabinet comptable, préparer et envoyer les factures (membres du GIE, locataires, clients).
• Suivre les paiements et procéder aux relances si nécessaire.
• Vérifier les factures fournisseurs et préparer les échéances de règlement.
• Transmettre les pièces comptables et fournir le support administratif demandé par le cabinet.
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels comptables (Excel, Sage ou équivalent).

IV – Communication

• Contrôler et suivre la mise en œuvre des animations de la galerie commerciale : communication, logistique et coordination avec les prestataires.
• Collaborer avec l'agence de communication et assurer la circulation des informations.
• Suivre les réseaux de communication du GIE (réseaux sociaux gérés par une agence externe).

Profil recherché

• Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un sens aigu de la confidentialité, capable d'autonomie et de discernement.
• Excellente capacité d'adaptation et bon sens relationnel, pour interagir avec la direction, les commerçants et les prestataires.
• Notions de comptabilité et maîtrise des outils bureautiques pour faciliter la prise de poste.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) indispensable.
• Maîtrise des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, ...) un plus.
• Le poste est basé au sein de la galerie commerciale. Les horaires sont en journée et peuvent être aménagés.

Type de contrat

• Contrat CDI, durée du travail 35H/semaine, travail en journée.

Salaire

• Salaire brut annuel : 33 000 € à 36 000 € sur 13 mois.
• Primes éventuelles.

Expérience

• 1 an d'expérience indispensable.

Compétences

• Gestion administrative et financière d'une activité.
• Accueil téléphonique.
• Gestion administrative du courrier.
• Planification des tâches et gestion des priorités.
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire.
• Archiver des dossiers et documents de référence.
• Classer des documents.
• Créer, organiser ou coordonner un événement.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Relayer de l'information.

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise.
• Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion.