Secrétaire accueil administratif / administrative et accueil (H/F)

LE CAIRN CENTRE SOCIAL ANNECY MEYTHET; Annecy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre social local à Annecy recherche un(e) secrétaire accueil administratif pour assurer l'accueil physique et téléphonique, organiser des documents et établir des statistiques. Vous devez avoir au moins 2 ans d'expérience, un Bac+2 ou équivalent en secrétariat. Le poste est en CDI, avec une durée de 35 heures par semaine, incluant des horaires durant le samedi.

Qualifications

• 2 ans d'expérience requis.
• Expérience dans un environnement associatif appréciée.
• Capacité d'écoute et travail collaboratif.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Organiser, classer et archiver les documents.
• Établir des statistiques et informations pour les adhérents.

Connaissances

Connaissance en administration

Aptitudes relationnelles

Capacité rédactionnelle

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

Éthique

Formation

Bac+2 ou équivalents en secrétariat accueil public

Outils

Inoé

Pack Office

Description du poste

Poste

Secrétaire accueil administratif / administrative et accueil (H/F) – 74 – Anney

Offre n° 199QCQS

Secrétaire accueil administratif / administrative et accueil (H/F)

Finalités du poste

• Assurer les temps d'accueil physique, téléphonique et mailings.
• Assurer les permanences d'accueil et effectuer les inscriptions via le logiciel Inoé.
• Assurer une fonction de veille et d'alerte sur les dossiers pour anticiper les tâches à effectuer.

Missions

• Accueil du public, renseignements, conseils.
• Réception des appels téléphoniques.
• Organiser, classer, archiver.
• Élaborer le suivi à partir d'outils techniques clairs pour les documents administratifs.
• Assurer une information courante auprès des adhérents, partenaires, collaborateurs via divers moyens (courriers, mailings, téléphone).
• Établir des statistiques à partir des logiciels d'inscription.
• Assurer les liens avec les prestataires, collaborateurs, partenaires pour une gestion rigoureuse des dossiers administratifs.

Compétences, expériences et qualités requises

• Connaissance en administration, classement.
• Connaissance du milieu associatif.
• Connaissance des institutions – CAF, Ville, CD, état (un plus).
• Aptitudes relationnelles, sens de la discrétion professionnelle.
• Capacité de travail en équipe et en réseau, rigueur.
• Capacité rédactionnelle.
• Maîtrise des outils bureautique (Pack Office, TIC, Outlook).
• Capacité d'écoute, travail collaboratif, initiative et autonomie.
• Maîtrise de l'environnement AIGA – Inoé (un plus).
• Éthique.

Contrat

Type de contrat : CDI. Durée : 35 h/semaine. Travail en journée. Travail le samedi.

Salaire

• CSE.
• Salaire basé sur le coefficient 305 – Convention ECLAT.

Profil souhaité

Expérience

• 2 ans, expérience indispensable.
• Bac+2 ou équivalents – secrétariat accueil public, formation indispensable.

Compétences

• Classer des documents.
• Gestion administrative du courrier.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Archiver des dossiers et documents de référence.
• Modalités d'accueil.
• Normes rédactionnelles.
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique.
• Utiliser les outils numériques.

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve d'autonomie.
• Avoir le sens du service.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire.

Employeur

20 à 49 salariés

Le Cairn a pour vocation de favoriser l'autonomie et l'épanouissement des personnes, de permettre à tous d'accéder à l'éducation et à la culture, afin que chacun participe à la construction d'une société plus solidaire et plus juste. Elle favorise la création de liens de solidarité et d'entraide entre tous les habitants.