Secrétaire à l'Institut de Formation des Professionnels de Santé à 80%

Centre Hospitalier Alpes Léman; Annemasse; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé cherche à pourvoir un poste administratif à 80% basé à Annemasse. Le candidat devra gérer l'accueil des usagers, les dossiers administratifs des apprenants et participer à diverses activités institutionnelles. Une bonne maîtrise des outils bureautiques est requise. CDI avec diverses conditions avantageuses, prise de poste à partir du 5 janvier 2026.

Prestations

25 jours de congés annuels

12 jours RTT

Formations proposées

Responsabilités

• Accueil téléphonique, physique, courriel des usagers.
• Mise à jour des informations sur l’écran du hall.
• Gestion des dossiers scolaires et administratifs des apprenants.
• Rédaction de courriers et compte-rendus.
• Participation à l’organisation des épreuves de sélection.

Connaissances

Sens des responsabilités

Organisation

Rigueur intellectuelle

Aptitudes relationnelles

Aisance avec les outils informatiques

Outils

Word

Excel

Description du poste

À propos de nous

Le Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) est un établissement récent, situé entre lacs et montagnes, ouvert en février 2012 de 450 lits et places de médecine, chirurgie et obstétrique. Très dynamique, le CHAL a enregistré depuis son ouverture une croissance d’activité tous secteurs confondus de 25 %. 2000 personnes y travaillent dont 200 médecins et internes.

Le CHAL est établissement support du GHT Léman Mont Blanc qui couvre le territoire nord de la Haute Savoie pour une population de 500 000 habitants.

Mission

Missions principales

Activités d’accueil au sein du Campus de l’Etoile

• Dans le cadre d’un roulement avec l’ensemble de l’équipe administrative : accueil téléphonique, physique, courriel et orientation des usagers du bâtiment (apprenants, étudiants, élèves, stagiaires, fournisseurs, intervenants, etc.)
• Mise à jour des informations diffusées sur l’écran du hall d’entrée
• Programmation de la réservation du Grand Amphithéâtre
• Contribution à la sécurisation du bâtiment et des personnes en appliquant les procédures d’usage
• Collaboration avec le factotum du bâtiment

Gestion administrative d’une promotion d’apprenants en formation initiale d’infirmière ou d’aide-soignante

• Mise à jour des dossiers scolaires et administratifs durant l’année
• Préparation des documents de passage d’année ou diplomation
• Gestion de la partie administrative de l’enseignement clinique
• Saisie des absences
• Suivi de l’inscription UGA en IFSI
• Suivi de remise et saisie des chèques liés aux coûts de formation
• Communication via la plateforme d’enseignement
• Dépôt des résultats d’évaluation sur la plateforme d’enseignement

Activités transversales à l’IFPS

• Rédaction de courriers et compte-rendu
• Participation à la démarche qualité
• Participation aux réunions institutionnelles
• Participation aux temps institutionnels (forums, journée portes ouvertes, cérémonie des diplômes…)
• Participation à l’organisation des épreuves de sélection en formation initiale
• Participation à l’organisation des instances
• Classement, archivage et gestion documentaire
• Lien avec les tutelles de l’institut

EQUIPE, ENVIRONNEMENT

Vous intégrerez, sur une création de poste, une équipe dynamique et volontaire. Un environnement de travail neuf et connecté, des activités variées au service de la formation des professionnels de santé et de l’enseignement supérieur. Vous pourrez être accompagné(e) à votre prise de poste avec une période de tutorat et vous voir proposer des formations en fonction des besoins.

CONDITIONS PARTICULIÈRES DE TRAVAIL

Poste à 80% sur la base de 37h00 hebdomadaires

Recrutement en CDI, mutation ou détachement

Poste accessible aux titulaires et contractuels

25 CA, 12 RTT, 2 Congés Hors saison par an

Amplitude horaire variable de 8h à 17h selon planning

Repos week-end et jours fériés

Fermeture de l’institut 1 semaine en fin d’année civile et 1 semaine durant les congés de printemps.

Prise de poste : à compter 05 janvier 2026

Pour rejoindre l’équipe, adressez votre CV et votre lettre de motivation avant le 08 décembre 2025, référence AVP 174-2025, sur le site :

ch-alpes-leman.nous-recrutons.fr

Profil

Connaissances, Compétences Et Aptitudes Requises

• Sens des responsabilités, de l’organisation, de l’anticipation
• Rigueur intellectuelle
• Aptitudes relationnelles, honnêteté, diplomatie, écoute, goût pour le travail en équipe
• Esprit d’initiative, autonomie, curiosité, discrétion professionnelle
• Aisance avec les outils informatiques : maîtrise de l’informatique, des outils bureautiques (Word, Excel …) et logiciels métiers ( formation proposée sur le logiciel principal)

Référence de l'offre

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