Secrétaire

PREFECTURE DE DEPARTEMENT HERAULT; Mende; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une préfecture régionale en Occitanie recherche un agent contractuel pour des tâches de secrétariat. Les candidats doivent avoir un Bac ou équivalent et de bonnes compétences en gestion administrative. Le poste est à pourvoir au 30/12, avec un contrat de 36 mois. Ce rôle requiert d'assurer le secrétariat, de gérer le planning et d'accueillir le public.

Qualifications

• Débutant accepté avec formation indispensable au Bac ou équivalent.
• Compétences requises en gestion des documents et administration.

Responsabilités

• Assure le secrétariat d'un ou plusieurs responsables ou d'un service.
• Suit le planning de travail des responsables ou du service.
• Accueil téléphonique et mise en forme des documents.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Formation

Bac ou équivalent

Description du poste

Un recrutement d'agent contractuel dans el cadre de l'emploi de personnes en situation d'handicap dans le corps des secrétaires administratifsVos activités principales :-Assure le secrétariat d'un ou plusieurs responsable (s) ou d'un service ;-Suit le planning de travail du/des responsable (s) ou du service ;-Accueil téléphonique ;-Mise en forme des documents, notes de service, courriers. ;-Enregistrement du courrier départemental sur un logiciel spécifique (ALICE) ;-Gestionnaire LRPPN 3 et ORUS ;Réalisation d'études statistiques ;Gestion des messageries ;Synthèse hebdomadaire et BLIJ ;Préparation réunion de police ;Comptes rendu GPO et réunion d' état major ;États mensuels, trimestriels et semestriels.Secrétaire CSA / CSA FSVotre environnement professionnel :Activités du serviceComposition et effectifs du service : Le secrétariat DDPN est composé d'un agent de catégorieB et un agent de catégorie CLiaisons hiérarchiques : Rattachement direct avec la Directrice départementaleLiaisons fonctionnelles : Ministère de l'intérieur - DRCPN - DCSP - SGAMI Sud - Préfecture dela LozèreLe dossier de candidature doit comporter:- Attestation délivré de la CDAPH- Cv détaillé indiquant le détail des formations et emplois avec une adresse mail- une attestation sur l'honneur de non appartenance à un corps de la fonction publique-Photocopie des diplômesCalendrier de recrutement :- ouverture des candidatures : 15/10- clôture des candidatures : 14/11 à 23h59- envoi des candidatures à la commission : 18/11- pré-sélection des candidats retenus : 19 et 20/11- envoi des convocations : 21/11- entretiens des candidats retenus : 02/12- prise de poste : 30/12

Type de contrat CDD - 36 Mois
Contrat travail Durée du travail 40H30/semaineTravail en journée
Salaire

• selon convention collective

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Secrétaire bureau de liaison et des statistiques

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

250 à 499 salariés

Direction de l'immigration et de l'intégration - Bureau du séjour - Cellule étudiante :Le bureau du séjour gère les demandes d'admissions au séjour de tous les ressortissants étrangers, y compris celles des ressortissants de l'Union Européenne, des étudiants et du regroupement familial.Il a en charge l'application des textes qui régissent l'entrée et le séjour en France des étrangers ainsi que ceux relatifs à l'éloignement.Le bureau du séjour est composé de 33 agents.

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