SECRETAIRE

EPSMS; Mayenne; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de services sociaux en Pays de la Loire recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour gérer le secrétariat et la gestion administrative des usagers. Le candidat idéal doit avoir de l'expérience en secrétariat, des compétences en gestion documentaire et capacité d'organisation. Ce poste est à pourvoir par voie de mutation ou CDD.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative requise.
• Capacité à organiser efficacement des documents et des réunions.
• Compétences en rédaction de courriers et de comptes rendus.

Responsabilités

• Centralise et organise les dossiers de l'administration.
• Accueille les personnes et gère les appels.
• Suit et met à jour les dossiers administratifs des usagers.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Compétences relationnelles

Description du poste

L'adjoint(e) administratif(ve) de l'EPSMS La Filousière est en charge du secrétariat de l'EPSMS et de la gestion administrative des usagers.

1- Secrétariat global

L'adjoint administratif est en charge du secrétariat global de l'EPSMS à ce titre :

Centralise, organise, numérise et archive les dossiers de la direction et de l'administration. Il est force de proposition dans la recherche d'optimisation dans l'organisation des dossiers

Sollicite et planifie l'assistance et l'intervention des prestataires informatiques

Gère les appels

Accueille physiquement les personnes et oriente

Gère le standard, prend les messages

Gère la boite mail EPSMS

Planifie et organise les réunions

Assure la fonction de vaguemestre

Rédige et met en forme de courriers, documents de présentation

Rédige les comptes rendus des réunions

Met à jour et renouvelle les conventions de partenariat

Organise le planning des gardes administratives et astreintes techniques

Organise la tenue des instances (CSE-Conseil d'Administration) et rédige les procès-verbaux

2- Gestion administrative des usagers

L'adjoint administratif intervient dans la gestion administrative des dossiers des usagers des services MAS, FAM et SAMSAH. À ce titre, il :

Crée, suit et met à jour les dossiers administratifs des usagers de la MAS et du FAM (état civil, droits : CMU, aide sociale, orientationetc)

Détermine le montant du reversement des ressources pour les usagers du FAM

Effectue la facturation mensuelle et annuelle pour les usagers des services mentionnés

3- Qualité / gestion des risques

L'adjoint administratif apporte est l'interlocuteur ressource concernant :

L'alimentation et le suivi régulier de la gestion documentaire dématérialisée

• La mise en forme des documents en format qualité

A ce titre il participe aux Copils Qualité / Gestion des risques et rédige les comptes rendus

Poste à pourvoir par voie de mutation ou CDD

80%

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.