SEC-GEN : Office manager - animateur-trice du hall Colbert H/F

Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP)

Paris

On-site

EUR 28,000 - 38,000

Full time

5 days ago

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Job summary

Le Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) recherche un office manager et animateur-trice du hall Colbert à Paris pour assurer l'accueil et la coordination des prestations lors des rendez-vous ministériels. Vous gérerez les réservations de l'auditorium et assurerez l’accueil des participants, en lien avec les partenaires, tout en veillant au respect des règles du lieu.

Profil polyvalent, capable de mobiliser les ressources et de travailler en équipe, vous contribuerez

Qualifications

Expérience en organisation d’événements et accueil du public.
Bonne élocution et sens du service public.
Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et services.

Responsibilities

Gérer les demandes de réservation de l'auditorium et les besoins logistiques.
Assurer l’accueil et l’orientation des participants lors des évènements.
Suivre la programmation et coordonner les activités du hall Colbert.
Veiller à l’état des équipements et à l’aménagement des espaces.
Animer et superviser le secteur et le personnel sous son autorité.

Skills

Accueil & relation usager

Organisation d'évé nements

Gestion de planning

Communication interservices

Gestion d'équipe

Anglais intermédiaire

Education

Bac+2 ou équivalent

Job description

SEC-GEN : Office manager - animateur-trice du hall Colbert H/F

Description du poste

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

Intitulé du poste

SEC-GEN : Office manager - animateur-trice du hall Colbert H/F

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Au sein du secrétariat général des ministères économiques et financiers, le bureau BPS «Prestations de services» comprend six pôles d’activité (dont un pôle en charge d’affaires transverses), qui participent au fonctionnement des services centraux et des cabinets ministériels.

A ce titre, il a en charge les prestations d'impression, de reprographie et de numérisation, d’accueil ministériel, les frais professionnels et les missions. Il assure par ailleurs le fonctionnement de l’hôtel des ministres et du cercle des directeurs, du centre de conférences ainsi que des travaux de traduction et d’interprétation dans le cadre de la coopération avec les instances internationales.

Descriptif de l'employeur (suite)

Le pôle « accueils - Centre de conférences - CASC » est en charge de :

l’accueil physique du site ministériel ;
l’accueil protocolaire des cabinets ministériels ;
l’accueil téléphonique ;
la programmation et la logistique/prestations associées du centre de conférences, du centre d’activités sportives et culturelles (CASC), du hall Colbert et des salles de réunions mutualisées du Secrétariat général.

Description du poste

Au sein du bureau BPS, le/la titulaire du poste sera chargé(e) :

- de gérer les demandes de réservation de l'auditorium du hall Colbert et d'identifier les besoins logistiques adjacents (matériel d’animation, prestations de type audiovisuel, traiteur…), en lien avec les différents partenaires (service de l’environnement professionnel, service du numérique, SIRCOM, etc.) ;
- d'assurer l’accueil et l’orientation des participants aux évènements se déroulant dans le hall Colbert en veillant au respect des règles de vie du lieu par les services et participants ;
- d’assurer le suivi et la cohésion de la programmation du lieu en lien avec la responsable communication de SIEP ;
- d'assister et de participer à l'organisation le cas échéant des différents accueils intervenants sur le site ministériel en lien avec le responsable du secteur 'accueils' du bureau BPS ;
- de superviser et de vérifier quotidiennement l’état des équipements mobiliers, des matériels et affichages divers présents dans le hall Colbert en lien avec les différents services impactés (BIET, SIRCOM, COOP, ASF Restauration, etc.) ainsi que l'aménagement des différentes alcôves.
- gérer et animer son secteur (inclus le management de l'agent placé sous son autorité).
- contribuer aux réflexions engagées par la mission de réaménagement du Grand Bercy sur les usages des espaces partagées en apportant les retours d'expériences liés au fonctionnement du hall Colbert.

Plus généralement, le ou la titulaire du poste sera placé-e à l'interface de plusieurs acteurs : les visiteurs du hall Colbert, les usagers du lieu, y compris les demandeurs de prestation ainsi que les différents partenaires précités. Il-elle jouera un rôle de facilitateur, veillera à la parfaite coordination des activités organisées au sein du hall Colbert. et s'attachera à résoudre les éventuelles difficultés techniques et organisationnelles, par la mobilisation des ressources disponibles.

Conditions d'exercice particulières

Grande disponibilité en cas de besoin (à/c de 7h00 et au-delà de 20h00 selon les circonstances);
Station debout pouvant être longue lors des manifestations évènementielles.

Description du profil recherché

Le/la titulaire devra faire preuve de réactivité et d’initiative tout en sachant appliquer les directives et respecter les procédures internes au bureau BPS et au Secrétariat général.

Le/la titulaire devra avoir une forte expérience dans la mise en place et l’organisation d' évènements et faire preuve d'agilité et de flexibilité. En outre, en termes d’accueil, de la prestance, une bonne élocution et du savoir-vivre sont attendus.

Enfin, l’esprit d’équipe, la polyvalence et le sens du dialogue et de l'écoute sont des prérequis essentiels.

Une bonne capacité à analyser les situations et à les prévenir le cas échéant serait un atout indéniable.

Compétences