Responsable du bureau des stages et de l'alternance H / F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française située à Lyon recherche un responsable pour le bureau des stages et de l'alternance. Vous serez en charge d'accompagner les étudiants dans leur recherche de stages et contrats d'alternance, tout en gérant les relations avec les organismes d'accueil et en suivi pédagogique. Ce poste nécessite un Bac +3 minimum, une expérience en gestion administrative et des compétences en communication. Une rémunération compétitive et divers avantages sontofferts, incluant la possibilité de télétravail.

Prestations

51 jours ouvrés de congés par an

Télétravail possible après 6 mois

Restauration sur place

Parking gratuit

Participation aux abonnements de transport

Complémentaire santé

Qualifications

• Expérience souhaitée dans la gestion administrative et les relations entreprises.
• Connaissance de la réglementation sur les stages et l’apprentissage.
• Capacité à rédiger des comptes rendus et actes administratifs.

Responsabilités

• Accompagner les étudiants dans la recherche de stages et contrats d’alternance.
• Assurer le suivi des stagiaires en lien avec leurs tuteurs.
• Participer à l’évaluation des formations de professionnalisation.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion administrative

Proactivité

Formation

Bac +3 minimum

Outils

Suite Office

Outils de visioconférence

Description du poste

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio‑économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

La Faculté des Humanités, Lettres et Sociétés porte des formations LMD et des préparations aux concours de l'enseignement au sein de 6 départements d'études : Aménagement et Sciences des Territoires (ASTRE) ; Géographie & Territoires ; Histoire ; Langues et Littératures Anciennes ; Lettres Modernes et Science de l'Information et de la Communication. Ses effectifs sont présents sur les 3 campus de l'Université : Manufacture des Tabacs (licences 1, 2 années et Licence et Masters Info-Comm), Quais (licences 3 années et autres Masters) et Bourg en Bresse (cycle licence parcours Histoire et Territoires). Cette Unité de Recherche et de Formation (UFR) compte un budget annuel consolidé d'environ 480 000 euros (dont 353000 € de recettes d’apprentissage et 5000 € minimum de taxe d’apprentissage collectée); 102 enseignants-chercheurs répartis en 6 départements d'études ; 21 personnels administratifs répartis en pôles, sous l'autorité de responsables (N+1) pour les scolarités licence et Master, ainsi que pour le bureau des stages et de l’alternance ; 30 formations diplômantes et 10 préparations aux concours ; pour 2 922 étudiants dont 125 internationaux ; 924 diplômés et 8 unités et équipes de recherches dont 2 lui sont rattachées : ELICO et MARGE.

Mission

Environnement et missions principales :

Contexte de travail

Le Bureau des stages et de l’alternance de la Faculté des Humanités, Lettres et Sociétés est constitué de 2 personnes permanentes : un / une responsable et sa collaboratrice gestionnaire des conventions de stage depuis 6 ans, qu’il / elle encadre au quotidien en qualité de supérieur hiérarchique direct (N+1). Il fait appel et coordonne également d’autres personnes en renfort ponctuel de certaines activités : mobilisation d’un stagiaire en communication, d’emplois étudiants, de l’assistant de direction, ou de gestionnaires pédagogiques des formations de la Faculté, en particulier pour l’alternance.

Sous les autorités hiérarchiques du Responsable administratif et fonctionnelle de l’équipe de direction de la Faculté, le / la responsable du bureau des stages et de l’alternance est garant des missions suivantes :

• Accompagner les étudiants de la Faculté dans la recherche et leurs démarches de stages obligatoires, facultatifs ou de contrats d’alternance (apprentissage ou de professionnalisation) pour 4 parcours de Master ouverts à ce jour : 700 conventions ou avenants de stage et près de 70 apprentis par année universitaire;
• Assurer le suivi des stagiaires et des alternants en lien avec leurs référents pédagogiques, leurs tuteurs, ou leurs maîtres d’apprentissage auprès des organismes d’accueil publics, privés (collectivités, entreprises, associations…) et avec le Centre de Formation des Apprentis (CFA) Formasup Ain Rhône et Loire;
• Recueillir, diffuser, valider les conventions, les offres, de stage et d’apprentissage des employeurs et prendre contact avec les organismes d’accueil le cas échéant pour les conseiller;
• Participer à l’évaluation et au développement de la professionnalisation des formations, auprès des étudiants, diplômés, équipes pédagogiques ou des partenaires socio‑économiques de la Faculté.

Missions et activités

Activités principales

• Piloter et encadrer les activités et moyens du Bureau nécessitant une gestion contrainte des échéances ;

• Créer, faire appliquer et actualiser des procédures et les outils de suivi qualitatif et quantitatif en place;

• Apporter son assistance et son expertise aux responsables pédagogiques dans des réponses juridiques de premier niveau et des gestions de conflits entre établissement, étudiant, organisme d'accueil;

• Assurer la formation de la communauté facultaire sur les volets stages et alternance;

• Cordonner les dispositifs de professionnalisation dans la construction, le déploiement et l'évaluation des formations.

Activités associées

• Assurer la collecte de la taxe d’apprentissage ainsi que le suivi des contrats en alternance;

• Consolider la base de professionnels partenaires et développer les opportunités au bénéfice des étudiants : stratégie et outils de communication, réunions d’informations; participation à des rencontres professionnelles…

• Participer à l’amélioration continue des process et du service rendudans lesquelles l'établissement est engagé;

• Collaborer avec le service formation continue de l’Université et le CFA Formasup notamment dans la prochaine contractualisation.

Profil

Savoir- faire :

Savoir organiser son activité et l'administration d’une structure;

Savoir communiquer, renseigner et conseiller de manière adaptée des chercheurs non spécialistes;

Savoir appliquer et faire appliquer des textes réglementaires et des procédures;

Savoir chercher et obtenir une information;

Savoir rédiger des comptes rendus et divers actes administratifs.

Savoir-être :

Être proactif dans le cadre de ses activités;

Savoir travailler en autonomie et en responsabilité;

Savoir alerter en amont des situations, de leurs impacts et faire des préconisations.

Diplôme souhaité (s) : Bac +3 minimum

Expérience souhaitée : dans la gestion administrative, les relations entreprises et l’évènementiel

Connaissance et outils :

Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur français et de la recherche;

Connaître la réglementation applicable dans les domaines des stages, de la professionnalisation et de l’apprentissage;

Maitriser les outils numériques et des progiciels métiers : Suite Office ; outils de visioconférence ; Espace Numérique de Travail (ENT), site emploi U3e.

Service recruteur

Faculté Humanités Lettres et Sociétés ( HLS)

Date de prise de poste

Dès que possible

Temps de travail hebdomadaire

37h05

Localisation du poste

Campus des Quais

7 rue Chevreul | 69007 Lyon | Bât. ATHENA| 1er étage

Contrat et durée

CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade

Catégorie A ASI

Rémunération mensuelle brute

Si titulaire : selon statut

Si contractuel : 1980€ + prime annuelle

ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation,

ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable .

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
• (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation