Responsable des Secrétariats Médicaux – 100% – Pôle de pédiatrie (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Strasbourg; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé du Grand Est recherche un(e) Responsable des Secrétariats Médicaux pour coordonner les activités des Secrétaires Médicales. Le candidat idéal aura de très bonnes connaissances en secrétariat médical et expérience en gestion d’équipe. Le poste nécessite une forte capacité à communiquer et à conduire le changement au sein du service. Des compétences en organisation et gestion des processus sont essentielles.

Qualifications

• Très bonnes connaissances du métier de Secrétaire Médical(e).
• Connaissance de l’organisation sanitaire en France et l’organisation du Centre Hospitalier.
• Capacités d’encadrement et de communication requises.

Responsabilités

• Organiser, coordonner et superviser les activités des Secrétaires Médicales.
• Gérer les situations relationnelles au sein des équipes.
• Participer aux réunions concernant l’organisation du Pôle.

Connaissances

Conduite du changement

Animation d’équipe

Capacité à analyser une organisation

Communication

Sens des responsabilités

Réactivité

Description du poste

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

RESPONSABILITÉS

Le ou la Responsable des Secrétariats Médicaux (RSM) a pour mission de planifier, organiser, piloter, les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.
Placé sous l’autorité hiérarchique de la Coordinatrice des Secrétariats Médicaux, et en lien étroit avec la Coordination des Secrétariats Médicaux et la gouvernance du Pôle de Pédiatrie.
Fait partie de l’équipe d’encadrement du Pôle et gère l’ensemble des équipes de Secrétaires Médicales du Pôle dont elle est la supérieure hiérarchique directe.
La RSM est le relais de la Coordination des Secrétariats Médicaux dans les différents services du Pôle.

Missions

• Organisation, coordination, supervision des activités des Secrétaires Médicales du Pôle.
• Gestion des box de consultation.
• Planification des activités e des moyens, répartition de la charge de travail, contrôle et reporting à la Coordination des Secrétariats Médicaux.
• Mise en place de processus, contrôle et traitement des dysfonctionnements.
• Mise en œuvre des changements organisationnels, en lien avec la gouvernance du Pôle.
• Contrôle et suivi de la qualité des prestations fournies par les Secrétaires Médicales.
• Gestion des situations relationnelles au sein des équipes et avec les patients.
• Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec différents interlocuteurs.
• Conseils aux équipes médicales et Cadres de santé dans le cadre des projets : travail en collaboration ou partenariat avec les équipes médicales et l’encadrement.
• Animations des équipes.
• Gestion des congés/RTT ainsi que de l’absentéisme.
• Mise en place de fiches de tâches par poste de travail.
• Suivi des indicateurs d’activité.
• Participation aux réunions concernant l’organisation et les projets du Pôle qui pourraient avoir une incidence sur les Secrétariats Médicaux.
• Accueil et suivi des stagiaires, nouveaux agents et élèves en formation.
• Définition des besoins en formation.
• Définition des objectifs, mesure de résultats, gestion des compétences et évaluation des performances collectives et/ou individuelles.
• Gestion et des traitements des évènements indésirables.
• Gestion des commandes et fournitures.
• Gestion des demandes d’intervention pour travaux, réparations, etc…

PROFIL RECHERCHÉ

• Très bonnes connaissances du métier de Secrétaire Médical(e)
• Connaissance de l’organisation sanitaire ne France et l’organisation du Centre Hospitalier
• Capacités d’encadrement, de communication
• Conduite du changement
• Animation d’équipe
• Capacité à analyser une organisation et à définir des processus de gestion
• Sens des responsabilités
• Sens de la communication et de la négociation
• Capacité à mobiliser et fédérer les équipes
• Disponibilité
• Savoir prendre du recul
• Réactivité