Responsable des examens (H/F)

EFREI; Villejuif; Hybride; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

EFREI recherche un Responsable des Examens pour piloter l’organisation des épreuves et superviser une équipe de gestionnaires et vacataires. Vous coordonnerez les ressources humaines et logistiques, veillerez au respect des procédures et des règles de sécurité, et impulerez l’amélioration continue des outils et processus.

Le poste exige une expérience confirmée en management et une connaissance des processus d’examen dans l’enseignement supérieur, avec un anglais opérationnel et une forte

Qualifications

• Formation de niveau Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée de 3 à 5 ans, idéalement dans l’enseignement supérieur ou un environnement de gestion de processus administratifs complexes.
• Expérience en management d’équipe attendue et capacité à organiser l’activité autour d’échéances fortes.
• Bonne connaissance des processus de scolarité et d’examens dans l’enseignement supérieur et de la réglementation associée.
• Anglais opérationnel requis.

Responsabilités

• Piloter l’organisation des examens et manager l’équipe (3 gestionnaires + vacataires).
• Répartir les activités, définir les priorités et animer les réunions d’équipe.
• Planifier les ressources humaines, matérielles et logistiques pour le calendrier annuel des épreuves.
• Organiser la réservation et l’aménagement des salles d’examens et les dispositifs d’aménagements.
• Contrôler la diffusion et la sécurité des sujets, la numérisation des copies et le suivi des réclamations.
• Suivre les commandes de surveillants et améliorer les outils et processus.

Connaissances

Leadership

Organisation

Rigueur

Confidentialité

Analyses

Communication

Gestion de projet

Conduite du changement

Formation

Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative ou domaine équivalent

Outils

Excel

Pack Office

ERP

Gestion académique

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction des Opérations, le/la Responsable des Examens garantit l’organisation, la sécurisation et le bon déroulement des examens organisés par l’établissement : examens, contrôles, rattrapages, certifications, TOEIC…

Il/elle veille au respect du règlement des études, des procédures qualité et des exigences réglementaires. Il/elle pilote l’équipe Examens et coordonne l’ensemble des parties prenantes impliquées dans le processus d’évaluation des étudiants.

Le poste implique de travailler environ 20 samedis par an, selon un planning organisé par roulement au sein de l’équipe, en fonction du calendrier des examens.

Vos missions sont les suivantes :

Piloter l’organisation des examens et manager l’équipe

• Manager et accompagner une équipe de 3 gestionnaires, ainsi que les vacataires mobilisés pour la surveillance des examens.

• Répartir les activités, définir les priorités et animer les réunions d’équipe.

• Planifier les ressources humaines, matérielles et logistiques nécessaires au bon déroulement des épreuves selon le calendrier annuel.

• Organiser la réservation et l’aménagement des salles d’examens.

• Superviser les dispositifs spécifiques destinés aux étudiants bénéficiant d’aménagements.

• Garantir le respect des procédures de surveillance et des règles de sécurité.

Garantir la gestion et la sécurisation des examens

• Superviser la préparation des plans de salles, listes d’émargement et procès-verbaux.

• Contrôler la conformité des sujets d’examens et leur diffusion sécurisée.

• Veiller à la collecte, au stockage et à la numérisation des copies.

• Assurer le suivi des réclamations et des demandes liées aux examens.

• Suivre et optimiser les commandes de surveillants auprès du prestataire et dans l’outil de gestion budgétaire.

Piloter la qualité et l’amélioration continue

• Définir et mettre à jour les procédures et modes opératoires relatifs aux examens.

• Identifier les risques et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.

• Produire des indicateurs de suivi et des tableaux de bord.

• Participer aux audits internes et externes : Qualiopi, CTI, HCERES, ISO…

• Contribuer à l’amélioration continue des outils et des processus.

Coordonner et accompagner les parties prenantes

• Assurer l’interface entre les équipes internes, les enseignants et les étudiants.

• Accompagner les équipes dans l’application des règlements d’examens.

• Communiquer les procédures et consignes relatives aux examens.

• Gérer les incidents et les situations exceptionnelles pendant le déroulement des épreuves.

Issu(e) d’une formation de niveau Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative ou dans un domaine équivalent, le/la candidat(e) justifie d’une expérience confirmée de 3 à 5 ans, idéalement acquise dans l’enseignement supérieur ou dans un environnement impliquant la gestion de processus administratifs complexes.

Une expérience en management d’équipe est attendue, ainsi qu’une capacité à organiser l’activité, définir les priorités et accompagner une équipe dans un environnement rythmé par des échéances fortes.

Une bonne connaissance des processus de scolarité et d’examens dans l’enseignement supérieur, ainsi que de la réglementation liée aux évaluations et à la diplomation, est indispensable.

Un anglais opérationnel est requis.

Compétences et qualités

• Leadership et sens de l’organisation, avec une capacité à fédérer une équipe, gérer les priorités et respecter des échéances exigeantes.

• Rigueur, réactivité et sens de la confidentialité, indispensables dans le cadre de l’organisation et de la sécurisation des examens.

• Esprit d’analyse et orientation solutions, avec une capacité à structurer et améliorer les processus.

• Excellentes qualités relationnelles et de communication pour travailler efficacement avec des interlocuteurs variés.

• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion, notamment Excel, le Pack Office, les outils de gestion académique et ERP.

• Gestion de projet et conduite du changement.

L’Efrei est engagée en faveur de l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts à tous les talents.