Responsable de pôle administratif (H/F)

La Gazette des Communes; Saint-Denis; On-site; EUR 38,000 - 50,000; Full time

Job summary

La Gazette des Communes signale une opportunité au sein de Plaine Commune pour assurer le pilotage administratif et les ressources humaines d’un service mutualisé. Le poste développe l’encadrement, l’organisation et l’interface avec les ressources humaines, tout en garantissant le respect des procédures et des priorités.

Profil demandé: BAC ou concours rédacteur territorial, connaissance du secteur public territorial et capacités rédactionnelles de qualité.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques et les circuits administratifs.
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et le cadre de la fonction publique territoriale.
• Produire des écrits administratifs de qualité et piloter des activités d’un service.
• Encadrer et mobiliser une équipe administrative, organiser le travail et les priorités.

Responsibilities

• Pilotage des ressources humaines: interface entre les services, RH et secrétariat général; accompagnement; suivi des recrutements et des parcours professionnels; gestion de la Santé et du travail; production de tableaux de bord RH.
• Appui administratif auprès de la direction: organisation et suivi des dossiers; rédaction de documents; supervision des courriers; organisation des réunions et respect des échéances; application des procédures internes.
• Coordination et relations transversales: diffusion d’information; accueil et orientation des agents; relations avec les directions et services; application des orientations institutionnelles.
• Encadrement de l'équipe administrative: planification des activités; animation et information des équipes; évaluations et recrutement; amélioration des méthodes de travail; anticipation des difficultés et continuité du service.

Skills

Bureautique

Connaissances territoriales

Statut de la FP territoriale

Rédaction administrative

Pilotage d'équipe

Management

Rigueur

Relationnel

Adaptabilité

Communication

Organisation/Réactivité

Education

BAC ou concours rédacteur territorial

Job description

Le développement du territoire et le bien-être de ses habitants vous tiennent à cœur ? vous souhaitez développer votre expertise sur des projets innovants et porteurs de sens. Intégrer Plaine commune, c’est rejoindre une collectivité « Plaine d’opportunités » ! Plaine Commune est un Établissement public territorial (EPT) et l’un des 12 territoires de la Métropole du Grand Paris depuis 2016, issu d’une longue tradition de coopération intercommunale depuis 1985.
Regroupant 8 villes au nord de Paris, stratégiquement situé en bord de Seine et aux portes nord de Paris, Plaine Commune se déploie sur une surface correspondant à la moitié de celle de Paris, avec une forte activité économique, un réseau de transports dense, une population riche d'une très grande diversité et la plus jeune d’Ile de France.
L’EPT fédère les villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Île-Saint-Denis, , Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse autour d’un projet commun : mettre le développement économique au service du territoire, favoriser un cadre de vie de qualité, s’imposer comme une référence d’engagement collectif pour la transition écologique. Avec plus de 2000 collaborateurs et un budget de plus de 500 millions d’euros,
Plaine Commune est le partenaire des villes au service de plus de 450 000 habitants pour un meilleur cadre de vie. Nos missions couvrant des domaines variés tels que l’aménagement, l’habitat, l’urbanisme réglementaire, l’entretien des espaces publics, la collecte des déchets, les espaces verts, la lecture publique, les équipements aquatiques, la culture et le patrimoine, ou encore le développement économique local.
La direction des services techniques mutualisés a en charge du pilotage de l’ensemble des politiques publiques de l’EPT en matière d’entretien et de maintenance des espaces publics du territoire.
Au sein de la direction des services techniques mutualisés, le poste contribue au bon fonctionnement des services en assurant la coordination administrative, le suivi des ressources humaines et l'encadrement d'une équipe administrative.

Pilotage des ressources humaines

• Assurer l'interface entre les services de la direction, la direction des ressources humaines et le secrétariat général.
• Accompagner les responsables sur l'ensemble des questions relatives aux ressources humaines.
• Suivre les recrutements, les vacances de poste, les remplacements et les parcours professionnels des agents.
• Instruire les dossiers liés à la santé au travail, aux accidents de travail et aux situations individuelles des agents.
• Produire et fiabiliser les tableaux de bord et données de suivi RH.

Appui administratif auprès de la direction

• Accompagner la direction dans l'organisation, le suivi des dossiers et la gestion des priorités.
• Préparer et rédiger les documents administratifs, notes, comptes rendus, rapports et délibérations.
• Superviser la qualité des courriers et documents soumis à validation.
• Organiser les réunions et veiller au respect des échéances de transmission des documents.
• Garantir l'application des procédures administratives et des circuits de traitement des dossiers.

Coordination et relations transversales

• Assurer la diffusion et la circulation de l'information au sein des services.
• Accueillir, informer et orienter les agents sur les sujets administratifs et RH.
• Développer les relations de travail avec les différentes directions et services de l'établissement.
• Veiller à la bonne application des procédures internes et des orientations institutionnelles.

Encadrement de l'équipe administrative

• Répartir et planifier les activités de l'équipe en fonction des priorités et contraintes de service.
• Animer les réunions d'équipe et partager les informations nécessaires à l'activité.
• Évaluer les activités, conduire les entretiens professionnels et accompagner le développement des compétences.
• Harmoniser les méthodes de travail et apporter un appui méthodologique aux collaborateurs.
• Anticiper les difficultés de fonctionnement et proposer les ajustements nécessaires à la continuité du service.

Niveau de diplôme attendu

• Baccalauréat ou diplôme permettant l'accès au concours de rédacteur territorial, de préférence dans le domaine administratif.

Savoir-faire

• Maîtriser les outils bureautiques.
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtriser les fondamentaux du statut de la fonction publique territoriale.
• Produire des écrits administratifs de qualité.
• Piloter et organiser les activités administratives d'un service. Encadrer, accompagner et mobiliser une équipe.

Savoir-être

• Faire preuve de rigueur et de discrétion professionnelle.
• Développer des relations de travail constructives avec des interlocuteurs variés.
• S'adapter à des environnements et priorités évolutifs.
• Communiquer avec aisance à l'écrit comme à l'oral.
• Faire preuve de sens de l'organisation et de réactivité.