RESPONSABLE DE LA SCOLARITE - H/F

ISEN Ouest (Yncréa); Carquefou; Sur place; EUR 36 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Yncréa Ouest recherche un Responsable de la Scolarité pour son campus de Nantes. Vous.coordonnez l’activité du service et assurez l’accueil, la gestion administrative et le pilotage pédagogique en lien avec les autres sites.

Vous serez référent de la scolarité pour le campus d’Antony et encadrez une équipe d’assistant·e·s et surveillant·e·s. Vous contribuerez à la qualité de service et au respect des procédures.

Qualifications

• Formation Bac+3 à Bac+5 exigée dans l’administration, gestion ou management.
• Expérience d’au moins 5 ans à un poste équivalent (responsable administratif, scolarité).
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes d’information liés à la scolarité.

Responsabilités

• Encadrement et gestion administrative du service scolarité sur le site Nantais et coordination avec Antony.
• Suivi académique des promotions, inscriptions et emplois du temps.
• Gestion documentaire et conformité RGPD en appui du Secrétariat Général.
• Coordination interne et externe avec les RH et le Secrétariat Général.
• Participation à des projets et événements ISEN Ouest et reporting des activités.

Connaissances

Leadership d’équipe

Organisation

Relations interpersonnelles

Gestion du temps

Adaptabilité

Maîtrise des outils numériques

Formation

BAC+3 à BAC+5

Outils

Pack Office

AURION

Description du poste

Yncréa Ouest est un Établissement d’Enseignement Supérieur Privé d’Intérêt Général (EESPIG) sous contrat avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

Yncréa Ouest gère l’école d’ingénieurs ISEN Yncréa Ouest, implantée sur les villes de Brest, Caen, Nantes, Rennes et Paris. L’école forme des élèves ingénieurs dans les technologies du numérique et notamment les systèmes numériques embarqués, la robotique, l’énergie, les objets connectés (IoT), l’intelligence artificielle, le big data, l’environnement, le développement durable, les technologies marines et la cybersécurité. Nous visons à offrir un environnement d'apprentissage de qualité et à préparer les étudiants aux défis de l'industrie.

Pour inciter à la mixité des candidatures sur tous les postes et surtout ceux à forte prédominance féminine ou masculine, l’Association rappelle qu’elle étudie avec la même attention les candidatures féminines et masculines.

Association handi-accueillante, nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Le Poste

Le service de la scolarité joue un rôle central dans le parcours de l’étudiant, depuis son admission jusqu’à l’obtention de son diplôme.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons notre futur.e Responsable de la Scolarité pour notre campus de Nantes.

Vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur des Études du site nantais, et en coordination avec vos homologues des autres campus, dans une logique de cohérence et d’harmonisation des pratiques.

Votre Mission

Véritable pilote de proximité, vous coordonnez l’activité du service de la scolarité et de l’accueil du campus de Nantes, tout en restant acteur(trice) opérationnel(le) du fonctionnement quotidien.

Vous êtes également le.a référent.e (pilote) de la scolarité pour le campus d’Antony, en région parisienne.

Vous encadrez une équipe composée de 3 assistant·e·s administratifs·ves, 2 surveillant·e·s et 3 étudiant·e·s à l’accueil, et contribuez directement à la bonne marche du service.

Vos Principales Responsabilités

• Encadrement et gestion administrative :
• Assurer l’encadrement des personnels administratifs liés à la scolarité sur le(s) site(s) dont il a la charge.
• Assurer la tenue de l’accueil de son site (accueil physique, téléphonique, affranchissement).
• Gérer et encadrer les étudiants travaillant à l’accueil.
• Assurer la gestion logistique des événements sur son site.
• Gérer les déplacements des intervenants extérieurs et permanents.

2 .Gestion Académique Et Suivi Des Étudiants

• Assurer le suivi des promotions dans leur globalité.
• Mettre en œuvre sur son site les procédures définies par la Direction des Programmes pour les admissions des élèves nationaux et internationaux.
• Gérer les inscriptions administratives des apprenants et aux groupes.
• Implémenter les maquettes pédagogiques en prévision sur l’ERP.
• Préparer une trame globale des emplois du temps pour optimiser les ressources (salles et intervenants).
• S’assurer du bon déroulement des évaluations (planification, saisie des notes, conseils de scolarité, édition des bulletins).
• Assurer le suivi des absences des apprenants en lien avec les responsables de promotion et le service entreprise si alternance.
• Gérer les stages des années 1 et 2.
• Vérifier les conditions d’obtention du diplôme et assurer le suivi des alertes pédagogiques.
• S’assurer que les enseignants (permanents et extérieurs) disposent des informations nécessaires pour assurer leurs enseignements.
• assurer la gestion documentaire et veiller à la conformité des données en lien avec le RGPD en appui du Secrétariat Général.
• Coordination interne et externe :
• Assurer le relais avec la Direction des Ressources Humaines sur les questions de contractualisation des intervenants extérieurs et avec le Secrétariat Général sur les questions de financement de la scolarité (facturation, règlement des frais, état des bourses).
• Veiller à la conformité et à la mise à jour des données dans l’ERP en accord avec les directives de la Référente Scolarité Ouest.
• Contribuer à l’utilisation d’une base de données fiable pour les services Relations Entreprises et Communication.
• Participation aux projets et événements :
• Participer aux temps forts de l’ISEN Ouest (Journées Portes Ouvertes, salons, événements institutionnels).
• Permettre la continuité du service en cas de besoin sur un site autre que le sien.
• Assurer un reporting régulier des activités et participer aux projets d’amélioration continue du service scolarité.

Conditions du poste

• Contrat : CDI – Statut cadre au forfait-jours (208 jours)
• Localisation : Campus de Carquefou (Nantes)
• Déplacements ponctuels sur le campus de Paris.
• Rémunération : entre 36 000 € et 40 000 € selon profil et expérience
• Prise de poste : dès que possible
• Diplôme : BAC+3 à Bac+5

Profil Recherché

• Vous êtes issu(e) d’une formation Bac+3 à Bac+5 (administration, gestion, management…)
• Vous disposez d’au moins 5 ans d’expérience en tant que Responsable administratif, Responsable scolarité ou sur une fonction similaire.
• Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office.
• Vous avez une appétence pour les outils métiers (notamment AURION) et un intérêt pour leur paramétrage et leur appropriation fonctionnelle.
• Une connaissance du secteur de l’enseignement supérieur, et en particulier des écoles d’ingénieurs, serait un atout.

Compétences et qualités personnelles

• Leadership et management d’équipe : capacité à fédérer, à mobiliser et à accompagner vos collaborateurs dans leurs missions.
• Excellente organisation : aptitude à planifier, prioriser et structurer les activités dans un environnement à forts enjeux calendaires.
• Qualités relationnelles et de communication : à l’aise dans les échanges avec des publics variés (étudiants, enseignants, familles, prestataires).
• Esprit pragmatique et réactif : savoir gérer les urgences, trouver des solutions concrètes face aux imprévus et décider avec discernement.
• Rigueur et sens du service : souci du détail, de la qualité et du respect des procédures.
• Esprit d’analyse et de résolution de problèmes : capacité à identifier rapidement des solutions opérationnelles.
• Adaptabilité et ouverture au changement : à l’aise dans un contexte évolutif et collaboratif.
• Maîtrise des outils numériques : aisance avec les logiciels bureautiques et appétence pour les systèmes d’information liés à la scolarité.