Responsable ADV (F/H)

GUARANÍ; Lyon; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prime d'intéressement

Mutuelle prise en charge à 50%

Ticket Restaurant 8€ par jour

Transports pris en charge à 50%

Résumé du poste

GUARANI, ESN française, recherche un gestionnaire administratif et commercial pour piloter la facturation, les contrats et les relations avec les sous-traitants. Le poste implique une collaboration étroite avec les équipes commerciales, RH et comptabilité pour assurer le bon déroulement des prestations et le recouvrement.

Vous assurerez la rédaction et le suivi des documents contractuels, le contrôle des factures et le reporting régulier à la direction, avec un esprit d’amélioration continue des

Qualifications

• Expérience avérée dans un rôle similaire en administration des ventes.
• Bonne maîtrise du cycle de facturation client et des processus RH/comptabilité.
• Rigueur et sens de l'organisation au quotidien.
• Excellente relationnel et sens du service au client interne et externe.
• Discrétion et respect strict de la confidentialité des données.

Responsabilités

• Gérer contrats clients et avenants, vérifier informations juridiques et santé financière des nouveaux clients.
• Créer et suivre les projets dans l’outil interne et mettre à jour les données contractuelles.
• Suivre l’administratif des prestations et des consultants avec les équipes commerciales.

Connaissances

Expérience poste similaire

Maîtrise du cycle de facturation

Rigueur et organisation

Relationnel et service client

Discrétion et confidentialité

Description du poste

1 - Gestion de l'administration des ventes / Commerce

· Rédaction et gestion des contrats clients, avenants et documents contractuels, vérification des informations juridiques et de la santé financière des nouveaux clients.

· Création et suivi des projets dans l'outil interne, intégration des consultants et mise à jour des informations contractuelles : tarifs, dates, périmètres de prestation, etc.

· Suivi administratif des prestations et des consultants en collaboration avec les équipes commerciales.

· Contrôle et collecte des CRA validés et des éléments nécessaires à la facturation.

· Préparation, contrôle, édition et envoi des factures clients, dans le respect des process et spécificités de chaque client.

· Gestion des différents modes de facturation et plateformes clients / portails de dépôt.

· Établissement des avoirs et factures rectificatives, après validation du service RH .

· Suivi des règlements clients en collaboration avec la comptabilité.

· Gestion du recouvrement : relance des factures échues, suivi des litiges et identification des blocages de paiement.

· Reporting régulier auprès de la direction et des équipes commerciales sur l'état de la facturation, des encaissements et des créances.

· À venir - septembre 2027 : mise en oeuvre de la réforme de la facturation électronique, notamment l'émission des factures clients.

2 - Gestion des fournisseurs / sous-traitants

· Rédaction et suivi des contrats fournisseurs et avenants.

· Collecte, contrôle et suivi des documents administratifs des sous-traitants et de leur conformité.

· Suivi administratif des prestations réalisées par les sous-traitants.

· Réception, contrôle et validation des factures fournisseurs / sous-traitants, en lien avec les prestations réalisées et les éléments contractuels.

· Contrôle des montants, périodes, références de commandes et éléments nécessaires à la mise en paiement.

· Respect du calendrier de paiement fournisseurs et transmission des éléments à la comptabilité.

· Gestion des éventuelles anomalies ou écarts de facturation.

· Participation à la mise en oeuvre du nouveau processus de réception et de validation de la facturation dématérialisée.

3 - Gestion administrative et coordination interne

· Interface entre les équipes commerciales, consultants, RH, comptabilité, direction, clients et fournisseurs.

· Réponse aux demandes administratives des commerciaux et accompagnement dans le suivi de leurs dossiers.

· Suivi et mise à jour des données dans les outils internes (Boond, outils de facturation et plateformes clients).

· Contrôle de la cohérence des données administratives et commerciales nécessaires à la facturation.

· Suivi des échéances contractuelles : démarrages, fins de prestations, renouvellements, changements de tarifs et avenants.

· Participation à la fiabilisation et à l'amélioration des processus administratifs et de facturation.

Le profil recherché

• Une expérience sur un poste similaire
• Bonne maîtrise du cycle de facturation client
• Rigueur et sens de l'organisation
• Excellent relationnel et sens du service
• Discrétion et respect de la confidentialité des données traitées

L'entreprise

GUARANI ? Une ESN pas comme les autres regroupant plus de 350 collaborateurs pleins d'énergie, d'idées, de compétences et d'ambition.

Depuis sa création en 2010, GUARANI accompagne tout type d'entreprises : grands comptes, PME, start-ups et éditeurs de logiciel dans leurs besoins IT.

Désormais, 7 tipis sont implantés en France : Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille, Sophia Antipolis, Toulouse et Nantes.

Ils nous permettent d'être proches de nos collaborateurs, de nos clients et de faire vivre les valeurs de notre totem : le sens de l'expertise, de l'ouverture, de l'accompagnement et des responsabilités.

GUARANI propose trois types d'accompagnements à ses clients :

• Renforcement d'équipe sur le long terme en régie (assistance technique unitaire ou groupée)
• Renforcement d'équipe ponctuel en régie via notre centre de compétences
• Développement externalisé de projets de A à Z via une équipe dédiée au sein de la Digital Factory

Un mot d'ordre ? Le bien-être, l'accompagnement, l'écoute, le partage et le management de proximité sont au coeur de la stratégie de l'entreprise.

Alors tentez la GuarAventure !

Très sensibles aux causes RSE, nous avons mis en place plusieurs actions nous permettant d'avoir une approche durable. Nous veillons à avoir des Collaborateurs performants et épanouis, pour une satisfaction globale maximum.

Infos complémentaires

• Prime sur Intéressement (environ 1/3 d'un mois de salaire)
• Prime de cooptation 1000 €
• Prime d'apporteur d'affaires 150 € (+150€ à la signature)
• Carte Ticket Restaurant de 8€/ jour
• Mutuelle prise en charge à 50%
• Transports pris en charge à 50%
• Les + : une ambiance d'équipe fun et bienveillante, des supers locaux avec rooftop, babyfoot, fléchette, switch, ping-pong, corbeille de fruits, des événements techniques, de nombreux afterworks,...