Responsable Administratif (H/F)

DEFIS TECH; Chennevières-sur-Marne; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans les matériels de cuisine recherche un(e) Office Manager pour gérer l'ensemble des tâches administratives, logistiques et financières. Le candidat idéal aura au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire et sera diplômé d'un Bac+3 ou Bac+4. Le contrat proposé est un CDI avec un salaire brut mensuel de 2 200 € à 2 600 € sur 12 mois.

Prestations

Complémentaire santé

Qualifications

• 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Formation en Secrétariat, Assistance RH ou Gestion Administrative indispensable.

Responsabilités

• Gestion administrative du bureau et des ressources humaines.
• Gestion des tâches comptables et suivi administratif.
• Support aux équipes et facilitation des communications.

Connaissances

Accueil, orientation, renseignement d'un public

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Organiser des déplacements professionnels

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac+3 ou Bac+4 en Secrétariat, Ressources Humaines ou Gestion Administrative

Description du poste

Overview

Rattaché au Responsable comptable ou au Directeur administratif et financier. Votre mission principale : l'Office Manager est chargé de la gestion administrative, logistique et financière du bureau. Il ou elle veille à ce que les opérations de l'entreprise se déroulent efficacement et que les collaborateurs disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches dans un environnement de travail optimal.

Responsabilités

• Gestion administrative
  • Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (entrant et sortant).
  • Planification des réunions et gestion des agendas des dirigeants.
  • Organisation des déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, etc.).
  • Gestion des documents administratifs (archivage, classement, contrats, etc.).
  • Suivi des contrats de maintenance et gestion des relations avec les prestataires (nettoyage, IT, fournitures, etc.).
• Gestion des ressources humaines (support RH)
  • Aide à l'intégration des nouveaux employés (onboarding).
  • Suivi des congés et absences, gestion des notes de frais.
  • Contribution à l'organisation d'événements internes (séminaires, team building).
  • Participation à la gestion des formations et à l'application des procédures internes.
• Gestion des tâches comptables
  • Enregistrement des opérations comptables courantes (factures fournisseurs et clients, notes de frais, paiements, etc.).
  • Préparation et saisie des écritures comptables dans le logiciel de comptabilité.
  • Suivi des comptes clients et fournisseurs, préparation des règlements.
  • Gestion des rapprochements bancaires.
  • Archivage et classement des pièces comptables (factures, relevés bancaires, etc.).
• Suivi administratif et financier
  • Préparation des documents nécessaires à la réalisation des déclarations fiscales (TVA, URSSAF, etc.).
  • Suivi des encaissements et décaissements de l'entreprise.
  • Collaboration avec le service comptabilité pour les paiements et factures.
  • Gestion des relances clients pour les paiements en retard.
  • Mise à jour des documents administratifs liés aux opérations comptables (contrats, bons de commande, etc.).
• Gestion des achats
  • Commande et gestion des fournitures de bureau et des équipements.
  • Suivi des contrats avec les fournisseurs (renouvellement, négociation).
• Gestion des locaux
  • S'assurer du bon fonctionnement des locaux (réparations, entretien général).
  • Assurer la sécurité et la conformité des espaces de travail.
  • Gestion de l'agencement des bureaux et de l'équipement informatique.
• Support aux équipes
  • Assister les différentes équipes dans la réalisation de leurs tâches administratives.
  • Faciliter la communication interne en diffusant les informations importantes.

Informations contractuelles

Type de contrat : CDI

Durée du travail : 39H/semaine — Travail en journée

Salaire : salaire brut mensuel entre 2 200,00 € et 2 600,00 € sur 12 mois. Complémentaire santé.

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 3 ans d'expérience sur un poste similaire (Cette expérience est indispensable).
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents (Secrétariat assistanat ressources humaines - Gestion Administrative/RH). Cette formation est indispensable.

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public (Cette compétence est indispensable).
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité (Cette compétence est indispensable).
• Assurer un accueil téléphonique (Cette compétence est indispensable).
• Gestion administrative du courrier (Cette compétence est indispensable).
• Modalités d'accueil (Cette compétence est indispensable).
• Normes rédactionnelles (Cette compétence est indispensable).
• Organiser des déplacements professionnels (Cette compétence est indispensable).
• Utiliser les outils numériques (Cette compétence est indispensable).
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Droit du travail
• Gérer un planning
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Méthode de classement et d'archivage
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) d'autres biens domestiques

Employeur

6 à 9 salariés

DEFIS TECH est une entreprise spécialisée dans l'achat, la vente, la location, de tous matériels de cuisine et produits connexes, et dans le service après-vente, l'installation, l'entretien et la réparation de tous matériels de cuisine et produits connexes, la climatisation, installation électrique...