Responsable Accueil H / F

ASCBB LE TIR; Levallois-Perret; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation sportive recherche un Responsable Accueil à Levallois-Perret. Le candidat idéal doit superviser l'accueil des Membres, garantir un service de qualité et gérer les administrations liées aux activités sportives. Une expérience d'au moins 5 ans dans un rôle administratif et 2 ans en management est requise. La maîtrise des outils bureautiques est essentielle.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment gestion des Membres, Word, Excel, et Outlook.
• Expérience administrative et d'accueil de 5 ans minimum.
• Expérience en management de 2 ans minimum.

Responsabilités

• Superviser les équipes d'accueil au pavillon tennis.
• Assurer la qualité de l'accueil et le contrôle à l'entrée.
• Gérer les réservations et inscriptions des Membres.
• Traiter les réclamations et proposer des solutions.

Connaissances

Souriant(e)

Dynamique

Excellent relationnel

Sens de l'accueil et du service

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

FINALITE DU POSTE

Rattaché(e) à la Direction des Services aux Membres, le Responsable Accueil a la responsabilité de l'accueil des Membres au quotidien. Il / elle supervise les équipes en charge de l'accueil au contrôle à l'entrée et de l'accueil au Pavillon Tennis. Il / elle aura pour principales missions de s'assurer de la qualité de l'accueil, et de l'efficacité du contrôle à l'entrée du site ainsi que du respect des règles du Club par les Membres. Ces missions s'effectuent principalement au pavillon tennis.

MISSIONS

Sur ce périmètre, ses principales missions sont :

ACCUEIL ET INFORMATION DES MEMBRES

• met en place les conditions pour un accueil de qualité, selon un standard défini par la DSM pour l'information et l'orientation des Membres,
• avec son équipe accueil Pavillon Tennis, conseille, promeut et inscrit les Membres aux activités sportives encadrées,
• aide ses équipes à gérer les réclamations des Membres et propose des solutions en accord avec la DSM,
• enregistre, avec ses équipes, les réservations des courts,
• assure, avec ses équipes, les ventes de produits et gère les demandes de cordage,
• gère sa propre caisse,
• s'assure du respect par ses équipes des règles et principes définis et rend compte à la DSM des difficultés rencontrées,
• s'assure du respect des règles par les Membres, en leur rappelant ces règles et en relevant les infractions,
• organise des tours de site en période de forte affluence avec ses équipes. En cas de difficulté avec un Membre, il / elle fait appel au Directeur de permanence.

ADMINISTRATION

• s'assure que l'ensemble des demandes, adressées via la boîte mail de l'accueil du TIR, a bien été traité par les chargés d'accueil ou par lui / elle-même dans les délais impartis,
• assure et organise les plannings des chargés d'accueil du Pavillon Tennis et du contrôle,
• assure, avec ses équipes, les inscriptions des Membres aux activités sportives, stages, animations,
• supervise et vérifie que tous les sujets et missions administratives des chargés d'accueil sont menés à bien et propose des actions d'amélioration,
• participe au recrutement et forme les nouveaux chargés d'accueil et les accompagne durant leur période d'intégration,
• participe à la création et à la mise à jour des procédures en relation avec la DSM afin d'améliorer la qualité de service et, si besoin, forme les chargés d'accueil pour la bonne application de celles-ci,
• envoie un suivi régulier des inscriptions / encaissements des activités sportives / statistiques, aux services concernés (Sport Secrétariat et Finance),
• gère le suivi des impayés et relance les Membres concernés avec les chargés d'accueil (activités sportives, culturelles et stages),
• modifie les factures des Membres en fonction de leurs demandes et selon les règles définies,
• gère les stocks des articles de la boutique et des balles de tennis ainsi que du matériel sportif mis à la disposition, loué ou vendu aux Membres et, le cas échéant, passe les commandes nécessaires selon les règles définies,
• s'assure que les différentes fonctionnalités du logiciel métier sont maitrisées par les chargés d'accueil.

CONNAISSANCES ET SAVOIR-FAIRE

• Maîtrise des outils bureautiques (logiciel de gestion des Membres, Word, Excel, Outlook),

SAVOIR-ETRE

• Souriant(e), dynamique, excellent relationnel, sens de l'accueil et du service
• Excellente présentation
• Bonne élocution, qualités d'expression (orales et écrites) et d'analyse
• Bonne gestion du stress, fermeté et calme dans la gestion des conflits
• Pro-actif, autonome, rigoureux
• Connaissances tennistiques serait un plus

EXPERIENCE

• Expérience de 5 ans minimum dans un poste administratif et d'accueil
• Expérience en management de 2 ans minimum dans un poste similaire
• Expérience en milieu associatif serait un plus