Référent Admin & Logistique - Service Public (CDD 12 mois)

Chalon; Chalon-sur-Saône; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Ville de Chalon-sur-Saône recherche un Référent administratif et logistique H/F pour ses résidences autonomie. Le poste combine accueil, gestion administrative et suivi des dossiers résidents, avec une forte interaction avec les familles et les services externes.

Vous assurerez la facturation, le classement des pièces, le suivi des subventions et la préparation des réunions et des plannings, tout en garantissant confidentialité et respect des valeurs du service public.

Qualifications

• Intérêt marqué pour les dynamiques seniors et le grand âge.
• Bon relationnel.
• Bonne maîtrise de l’outil informatique.
• Prise d’initiative.
• Bonne capacité à travailler en équipe.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des résidents et familles.
• Gestion comptable et facturation: factures repas, loyers et services.
• Suivi des dossiers résidents et préparation des dossiers futurs.
• Gestion administrative et logistique: rédaction, plannings, tableaux de suivi.
• Suivi des statistiques (effectifs repas, animations, ateliers).
• Suivi technique: demandes, fiches travaux, relances et visites annuelles.

Skills

Relationnel

Initiative

Esprit d'équipe

Maîtrise informatique

Job description

Un Référent administratif et logistique H/F

Localisation Chalon-sur-Saône, France Domaine métier Administratif

Cette offre n’accepte plus de candidatures

Description de l'entreprise

Propriété de la Ville de Chalon-sur-Saône, deux résidences autonomie sont gérées par la Maison des Seniors .

Ces établissements publics offrent aux bénéficiaires un logement confortable, un cadre de vie agréable, de la convivialité partagée avec les autres résidents.

Les résidences autonomie permettent une indépendance de vie équivalente au domicile privé. Une indépendance complétée par un personnel d'encadrement et des services collectifs : accueil, administration, restauration à midi du lundi au samedi, présence d’un personnel 24h/24, animations, interventions du SSIAD, du CCAS ou d’une auxiliaire de vie selon son choix.

Les résidents ont la possibilité de percevoir l’Aide personnalisée au logement (APL) ou l’Allocation logement (AL) selon leurs ressources.

Accueil physique et téléphonique :

-Renseigner les résidents et leurs familles

-Accueillir et renseigner les personnes extérieures

-Orienter vers les services adéquats

-Faire visiter les locaux et les logements

Gestion comptables et facturation :

-Classer les pièces comptables

-Assurer la facturation des repas, loyers et autres services

-Suivre la facturation et mettre à jour le tableau de suivi alimentation

-Editer les factures

-Elaborer les états de recettes et les certificats administratifs

-Assurer le lien avec les services extérieurs (CAF, notaires, mandataires judiciaires)

-Suivi des demandes de subvention CARSAT

Suivi des dossiers Résidents :

-Mettre à jour les fichiers et classeurs résidents (autorisations d’entrer, imposition)

-Préparation des dossiers des futurs résidents

-Mise à jour du tableau de suivi des dossiers

Gestion administrative et logistique :

-Mettre en page courriers et différents documents administratifs

-Mettre à jour des tableaux de suivis (liste d’attente, intervenants, projets personnalisés, interventions sociales)

-Editer des plannings et affichage

-Elaborer les compte-rendus de réunion

-Gérer les commandes de papeterie, produits d’entretiens et autres (au besoin)

-Préparation du cahier de transmission et mise à jour

-Préparation des réunions événements indésirables et suites données

-Elaboration des plannings de ménage

-Suivi des entretiens annuels des appartements

-Assurer le classement et archivage des documents

-Prise de rendez-vous pour les entretiens de projet personnalisé

Gestion des statistiques :

-Effectifs repas

-Animations et ateliers

Suivi techniques :

-Recueillir les demandes

-Elaborer les fiches travaux

-Suivi des interventions et relances si nécessaire

-Suivi des entretiens annuels techniques des appartements

-Envoie des fiches départs et arrivées des résidents à VITARIS et classement

Compétences :

-Intérêt marqué pour les dynamiques seniors et le grand âge

-Bon relationnel

-Bonne maîtrise de l'outil informatique

-Prise d’initiative

-Bonne capacité à travailler en équipe

Qualités requises :

* Respect des valeurs du service public

* Sens et respect des usagers, des collègues, des collaborateurs et des supérieurs

* Discrétion et réserve professionnelle

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des adjoints administratifs ( catégorie C)
• Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable)
• Congés payés dès la première année
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101 €)