Réceptionniste d’Hôtellerie

Institut Le Val Mandé; Nogent-sur-Marne; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

L’Institut Le Val Mandé recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour le pôle Prestations hôtelières. Vous accueillez les clients par téléphone et courriel, coordonnez les réservations de chambres et de salles, et assurez la facturation (devis/factures) selon les tarifs approuvés.

Vous maîtrisez RESERVIT ou un outil équivalent et travaillez avec les équipes médico-sociales pour un accompagnement de qualité.

Qualifications

• Formation/expérience en accueil ou gestion administrative.
• Connaissance des réservations et de la facturation.
• Maîtrise des outils bureautiques et RESERVIT.

Responsibilities

• Assurer l’accueil des clients et la coordination administrative.
• Gérer les réservations de chambres et de salles.
• Établir devis et factures selon tarifs validés.
• Collaborer avec les moniteurs et les équipes médico-sociales.
• Participer au système qualité ISO 9001.

Skills

Accueil client

Gestion administrative

Réservations et facturation

Relationnel

Travail en équipe

Education

Formation en accueil/gestion administrative

Tools

RESERVIT

Logiciels de réservation

Job description

Au sein du pôle Prestations hôtelières de l’ESAT, vous assurez l’accueil des clients et la coordination administrative des prestations. Vous travaillez en lien étroit avec la responsable de pôle, la coordinatrice, les moniteurs et les équipes médico-sociales.

Vous renseignez les clients par téléphone et par courriel, prenez en compte leurs demandes et gérez les réservations de chambres et de salles à l’aide du logiciel RESERVIT ou d’un outil similaire. Vous veillez à l’exactitude des coordonnées des clients et des informations de facturation. Vous établissez les devis et les factures en appliquant les tarifs validés par le conseil d’administration.

À la confirmation des prestations, vous préparez les bons de commande destinés à la cuisine et coordonnez leur transmission avec la chargée administrative et comptable. Vous préparez également les commandes mensuelles de petits-déjeuners, pauses café et plateaux-repas, ainsi que les commandes de matériel nécessaires aux prestations et aux événements.

Vous établissez chaque semaine les tableaux d’occupation du gîte et des salles. Vous recueillez et transmettez les informations relatives aux absences et aux retards des travailleurs. En lien avec les moniteurs et les équipes médico-sociales, vous assurez des relais auprès des travailleurs et contribuez à leur accompagnement professionnel et médico-social, notamment dans le suivi de leurs projets et de leurs objectifs.

Vous participez au fonctionnement du système de management de la qualité de l’ESAT, certifié ISO 9001. Dans votre domaine d’activité, vous appliquez les procédures en vigueur et contribuez au suivi du projet de service, du plan d’amélioration de la qualité et à la préparation des évaluations.

À moyen terme, vous pourrez également participer, en lien avec la responsable de pôle et la chargée administrative et comptable, au suivi des éléments de paie des travailleurs. Vous assurez enfin un appui transversal au pôle Prestations hôtelières selon les besoins du service.

Autres détails

Diplômes recherchés

Profil recherché

Vous disposez d’une formation ou d’une expérience en accueil, gestion administrative ou prestations hôtelières. Une expérience en gestion de réservations, devis et factures serait appréciée.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l’aise avec les logiciels de réservation. Vous savez accueillir et renseigner les clients, organiser les demandes et assurer un suivi administratif rigoureux. Une connaissance de RESERVIT et des démarches qualité, notamment ISO 9001, serait un atout.

Organisé(e), réactif(ve) et doté(e) d’un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et savez coordonner vos activités avec différents interlocuteurs. Vous êtes également à l’aise dans l’accompagnement de travailleurs en situation de handicap et respectez la confidentialité des informations traitées.

Description de l'établissement

L’Institut Le Val Mandé est un établissement public médico-social qui accompagne des enfants, adolescents et adultes en situation de handicap, au sein de structures et de dispositifs variés (IME, SESSAD, MAS, FAM, plateformes spécialisées).

Implanté dans le Val-de-Marne, l’Institut s’appuie sur des équipes pluridisciplinaires engagées, animées par des valeurs de bientraitance, de professionnalisme et de service public.

Il veille à offrir un cadre de travail respectueux, structuré et porteur de sens, favorisant la coopération entre les professionnels et la qualité de l’accompagnement des usagers.

Rejoindre l’Institut Le Val Mandé, c’est s’inscrire dans un projet institutionnel exigeant et humain, au service de l’intérêt général.

7 Rue Mongenot, 94160 Saint-Mandé, France