Receptionist / Admin Assistant

Le Grand & Associates; Thionville; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats international recherche un(e) Réceptionniste/Assistant(e) Administratif(ve) en France. Le candidat idéal doit avoir une excellente maîtrise du français et de l'anglais, ainsi qu'une expérience d'au moins 2 ans dans un environnement professionnel exigeant. Les missions incluent l'accueil des clients, la gestion des appels et le soutien administratif. Un cadre de travail moderne et multiculturel est offert.

Prestations

Cadre de travail moderne

Culture d’équipe favorisant la coopération

Opportunités de collaboration internationale

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Présentation soignée et excellente aisance relationnelle.
• Flexibilité et disponibilité ponctuelle pour des heures supplémentaires.

Responsabilités

• Accueillir clients et collaborateurs avec professionnalisme.
• Gérer les appels entrants et organiser les visioconférences.
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.

Connaissances

Excellente maîtrise du français

Excellente maîtrise de l'anglais

Gestion du standard téléphonique

Compétences en multitâche

Capacité à travailler sous pression

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Notre client

Cabinet d’avocats international de premier plan, présent dans de nombreuses juridictions à travers le monde. Le bureau de Luxembourg se distingue par son environnement dynamique et multiculturel, où la rigueur juridique s’accompagne d’une forte culture de collaboration et d’excellence.

Ce que nous offrons

• Cadre de travail moderne et stimulant, au cœur de Luxembourg.
• Culture d’équipe favorisant la coopération et le partage des connaissances.
• Opportunités de collaboration avec des clients et des équipes internationales.
• Valeurs fortes de respect, de diversité et d’inclusion.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Réceptionniste / Assistant(e) Administratif(ve) expérimenté(e) pour rejoindre une équipe dynamique et apporter un soutien administratif en français et en anglais. Ce rôle est essentiel pour assurer un service professionnel et efficace, tant en interne qu’auprès des interlocuteurs externes.

La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes internes et contribuera activement au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Missions principales

Accueil & Réception

• Accueillir clients et collaborateurs avec professionnalisme et convivialité.
• Gérer les appels entrants (standard téléphonique, filtrage, orientation).
• Organiser les visioconférences et réunions (y compris la réservation de salles et équipements).
• Préparer et maintenir les espaces de réception et salles de réunion dans un état impeccable.
• Coordonner l’accueil et la logistique des visiteurs (déplacements, badges, stationnement).
• Gérer la commande et l’organisation des rafraîchissements et repas lors de réunions.

Administration & Support interne

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
• Coordonner les réservations (coursiers, taxis, salles de réunion).
• Gérer les fournitures et assurer le suivi des prestataires externes.
• Apporter un soutien administratif varié aux équipes (impression, préparation de dossiers, archivage).
• Participer à la gestion de la facturation et du traitement des notes de frais.
• Suivre la sécurité et l’organisation interne (registre incendie, rôle de secouriste / pompier d’étage).
• Contribuer à l’organisation d’événements internes et à la bonne tenue des locaux.

Profil recherché

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (niveau C1 / C2). La connaissance de l’allemand et / ou du luxembourgeois est un atout.
• Minimum 2 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement en environnement professionnel exigeant.
• Présentation soignée et excellente aisance relationnelle.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et efficacité.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Une expérience avec les standards téléphoniques (ex. Cisco) est appréciée.
• Flexibilité et disponibilité ponctuelle pour des heures supplémentaires en cas de besoin.

Égalité des chances : Toutes les candidatures seront examinées sans distinction de race, couleur, religion, sexe, orientation sexuelle, genre, handicap, âge ou statut souhaité. Gouvernement du droit de l’emploi dans le canton de l’Etat Luxembourgeois. Changement, prends soin de nous contacter.