PREF 33 : Assistant(e) au sein du secrétariat général pour les affaires régionales (H/F)

Préfecture de la Gironde; Bordeaux; Vor Ort; EUR 26.000 - 32.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Préfecture de la Gironde recherche un assistant au secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR) au sein d’un pôle de 3 personnes. Vous assurez l’accueil, la gestion du courrier, la numérisation et la distribution des documents, et vous participez à l’organisation des réunions et déplacements.

Le poste implique des tâches variées au quotidien et peut évoluer selon les priorités du service, avec une orientation service public et support administratif.

Qualifikationen

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Savoir travailler en équipe et s’adapter en contexte administratif.
• Bonne organisation et sens du relationnel.

Aufgaben

• Accueillir le public et assurer l'accueil physique.
• Gérer le courrier entrant et sortant et la distribution.
• Numériser et archiver les documents signés.
• Réserver des salles et créer des codes visio.
• Préparer les dossiers et assurer le suivi des actes administratifs.

Kenntnisse

Savoir s'organiser

Savoir travailler en équipe

Savoir accueillir

Savoir s'adapter

Tools

Informatique - bureautique

Jobbeschreibung

Vos activités principales:

Le poste à pourvoir concerne un poste d’assistant au sein du secrétariat général pour les affaires régionales au sein d’un pôle de 3 personnes. Au cœur du fonctionnement du SGAR, son rôle est essentiel pour faciliter l'organisation des activités et le bon fonctionnement du service.

Au sein de cette équipe, il est chargé:

• l’accueil physique
• la gestion du courrier arrivée et départ
• traiter les parapheurs sortants ou entrants: cachets, enregistrements, numérisation le cas échéant, et distribution
• numériser les documents signés et les envoyer à la préfète de région, à sa demande
• réserver des salles et créer des codes visio.

pour les agents du pôle politiques publiques (PP), du cabinet et du NEOLAB:

• réserver des billets de train et d’hôtels sur Chorus DT.

pour les chargés de mission du pôle PP de

• réserver des prestations avec le restaurant inter-administratif, suivre leur paiement et restituer le matériel
• mettre en forme et valoriser des supports écrits
• constituer des dossiers (étiquette, photocopies).

par roulement une semaine sur trois, à partir d’un planning établi par la cheffe de cabinetde

• déposer des dossiers au cabinet de la préfecture jusqu’à 17h30
• ou publier les actes déposés au recueil des actes administratifs.

de missions qui lui sont propres

• des fonctions d’assistantes de la secrétaire générale de la conférence des parties et du commissaire à la lutte contre la pauvreté
• de la suppléance de l’assistant du SGAR et ses adjoints en son absence: prises de rdv, suivi agenda, préparation de dossiers, organisation des déplacements, suivi de la boîte fonctionnelle.

Les missions sont susceptibles d’évolution en fonction de l’évolution de l’organisation (travaux en cours) et des priorités du service.

Votre environnement professionnel:

Activité du service:

Le SGAR coordonne et anime les actions des services régionaux de l’État et veille à l’articulation de celles-ci avec celles des services départementaux. Il coordonne également l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région.

Composition et effectifs du service:

Le Secrétariat général pour les affaires régionales (90 agents) est composé de deux pôles (politiques publiques, modernisation et moyens) et d’un cabinet, auxquels s’ajoutent trois délégations régionales (Académique à la recherche et à l’innovation, information stratégique et sécurité économique, accompagnement régional des armées) ainsi qu’une direction régionale (droit des femmes et égalité) .

Liaisons hiérarchiques:

Le SGAR et ses deux adjoints

Autorité fonctionnelle

La cheffe du cabinet du SGAR

Liaisons fonctionnelles:

Directions régionales, préfecture de région, préfectures de département, Conseil régional, collectivités, chambres consulaires

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Groupe RIFSEEP: 1

Disponibilité, confidentialité

Les locaux sont accessibles en transport en commun et un parking vélo ou voiture est à proximité si besoin. Un restaurant administratif et une crèche se situent à proximité.

Choix du régime horaire de travail:

• soit 38 heures par semaine: 27 jours de congés annuels et 16 jours de RTT
• soit 38 heures 30 par semaine: 27 jours de congés annuels et 18 jours de RTT.

Vous êtes éligibles à l’action sociale du ministère de l’intérieur et de la fonction publique d’État qui ouvre droit en fonction de votre situation à des places en crèche, CESU, logement, etc.…

Qui contacter?

[e-mail] [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse:

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre:

Connaissances techniques:

Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire:

• Savoir s'organiser: niveau maîtrise - requis
• Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise - requis

Savoir-être:

• Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise - requis
• Savoir accueillir: niveau maîtrise - requis
• Savoir s'adapter: niveau maîtrise - requis

Vos perspectives:

Ce poste d’assistante de direction doit permettre d’évoluer vers des postes de responsabilités supérieures

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de la Gironde

Préfecture de la Gironde