PMO Booking, PnL, Refertianl & Regulatory

Onyx-Conseil; Paris; Sur place; EUR 65 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Onyx-Conseil recherche un PMO pour assurer la cohérence des processus dans le département et garantir le reporting d’avancement au Responsable de l’Exécution.

Le rôle couvre la gestion des effectifs et du portefeuille projet pour les périmètres Booking, PNL, Refertianl et Regulatory, avec coordination des SPOC régionaux et administration des profils via Clarity.

Vous contribuerez à l’amélioration continue et à l’alignement des données avec la Finance, le CdG et les KPI managériaux.

Qualifications

• Expérience en PMO et pilotage des activités IT/GMIT.
• Maîtrise des outils de reporting mensuel et Clarity.
• Capacité à coordonner des SPOCs régionaux et communiquer avec management.

Responsabilités

• Apporter un support budgétaire pour BOOKING, PNL, REGULATORY.
• Coordonner les réunions avec les SPOC régionaux.
• Suivre les TBD et planifier les ressources (jours/homme, années-homme).
• Administrer les profils via Clarity et gérer arrivées/mobilités/départs.
• Suivre le pool de TBD et assurer l’exactitude du phasage HC/My.
• Promouvoir les exigences GMIT Portfolio Management et le reporting.
• Assurer cohérence CdG vs Clarity avec Finance.

Connaissances

PMO

Reporting d'avancement

Gestion des effectifs

Gestion de portefeuille

Clarity

Gouvernance projet

Outils

Clarity

Description du poste

Général

• Le PMO se concentre sur les processus utilisés dans les activités du département afin de garantir leur cohérence et leur conformité aux standards de l’entreprise.

• Le PMO n’a pas de responsabilité d’« exécution » concernant les livraisons IT techniques, telles que les applications ou les évolutions applicatives.

• Le PMO doit assurer le reporting de l’avancement et du statut des activités, et remonter au Responsable de l’Exécution toute anomalie ou exception, lorsque cela est nécessaire.

Gestion des effectifs (Headcount Management)

Responsabilité de la production, du suivi et de la maintenance du reporting des effectifs pour les périmètres BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY. Ce reporting est destiné à une audience large, notamment au senior management, et constitue la source de référence (« golden source ») pour les réconciliations avec ITO et le Contrôle de Gestion (CdG).

Vue d’ensemble

Garantir la fiabilité et la qualité des données contenues dans les outils de reporting, ainsi que leur présentation sous un format adapté au management afin de faciliter la prise de décision. S’assurer également que l’ensemble des parties prenantes concernées sont correctement impliquées.

Mettre en place, lorsque cela est pertinent, des solutions d’automatisation et des améliorations visant à accroître l’efficacité des processus.

Détail des responsabilités

• Apporter un support au processus budgétaire des périmètres BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY, avec pour objectif d’en prendre progressivement la responsabilité.

• Coordonner et organiser les réunions avec les SPOC régionaux.

• Assurer le suivi des TBD actifs dans Clarity ainsi que de la planification des ressources associée, notamment en jours-homme et années-homme (Man Days/Years).

• Assurer l’administration des TBD et des profils de ressources via l’outil Clarity, notamment pour déclarer les arrivées, mobilités et départs.

• Suivre et maintenir le pool de TBD, tout en collaborant activement avec les responsables de ressources afin de garantir l’exactitude du phasage des effectifs (HC) et des efforts exprimés en années-homme (MY).

• S’aligner avec les SPOC régionaux afin de recueillir leurs retours et de mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.

• Suivre et contrôler au niveau global la trajectoire des effectifs (HC) et des années-homme (MY) sur le périmètre BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY.

• Préparer les reportings mensuels sur les effectifs ainsi que les analyses Budget vs Forecast MY, et en assurer la revue.

• Suivre et reporter les effectifs bénéficiant d’approbations spécifiques ou relevant d’enveloppes budgétaires dédiées.

• Fournir les informations nécessaires aux partenaires ITCMS, responsables de Pillar, autres PMO et membres des équipes, selon les besoins.

• Comparer les données CdG avec celles de Clarity afin de garantir leur cohérence et leur alignement avec les données Finance.

Gestion du portefeuille (Portfolio Management)

Vue d’ensemble

L’objectif est de s’assurer que les projets du périmètre BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY respectent le cycle de vie GMIT, que chaque phase est correctement finalisée et que les éléments justificatifs correspondants sont documentés et archivés.

Responsabilités

• Agir en tant que SPOC BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY auprès de la fonction GMIT Portfolio Management.

• Exécuter les exigences définies par la fonction GMIT Portfolio Management, notamment :

  • le suivi des Business Milestones ;

  • la mise à jour des Project Status Reports ;

  • le suivi des TechBoards ;

  • les exercices de gouvernance ad hoc.

• Établir et maintenir une communication efficace avec les chefs de projet (PM) et le management, et promouvoir la connaissance et l’application des processus de gestion de portefeuille GMIT au sein de BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY.

• Remonter les cas de non-respect du cycle de vie GMIT par les projets et mettre en place les actions correctives appropriées.

Processus et méthodologie

• Agir en tant que centre d’excellence et d’expertise concernant les bonnes pratiques, processus et procédures de gestion de projet de l’organisation.

• Agir en tant que « Champion » des évolutions de processus ayant un impact sur le domaine, notamment :

  • mise en œuvre de Clarity ;

  • processus de gouvernance ;

  • SMART Working / NWOW / GROW.

• Définir et maintenir des processus communs, des KPI ainsi que les outils associés ; s’assurer qu’ils sont efficacement utilisés et suivis par les différents domaines.

Coordination, communication et liaison au niveau global

• Développer des relations de travail efficaces, principalement avec l’ExCo et les managers de BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY, mais également avec les autres départements et collaborateurs concernés, notamment :

  • les PMO / ITCM des autres domaines d’Execution ;

  • GMIT Performance & Control ;

  • GMIT COO Office ;

  • ITO Project Office ;

  • GMIT Architecture ;

  • les homologues régionaux ;

  • les différents niveaux de management ainsi que leurs équipes de contrôle.

• Collaborer avec les responsables de programmes, chefs de projet et managers, et agir comme point de contact central entre les équipes de Gouvernance et les équipes d’Exécution.

• S’assurer que tout référentiel global ou tout autre support utilisé pour les communications du GMIT COO Office, internes comme externes, est tenu à jour avec les documents pertinents du périmètre BOOKING, PNL, REFERTIANL & REGULATORY, notamment les rapports de clôture, présentations de comités de pilotage, etc.

• Mettre en place, faire respecter, centraliser et revoir l’ensemble des reportings destinés au management.