Office Manager H/F

CPTS INITIATIVES SANTE; Vitrolles; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association de santé dans la région Provence-Alpes-Côte d'Azur recherche un(e) Office Manager expérimenté(e) pour gérer le suivi comptable, administratif et logistique. Le candidat idéal aura un minimum de 5 ans d'expérience, sera rigoureux et autonome, et maîtrisera le pack Office. La connaissance d'un logiciel de santé est un atout. Ce poste implique la participation à divers événements tout au long de l'année.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en gestion administrative, logistique et financière.
• Expérience dans une structure à taille humaine ou associative est un plus.
• Avoir une appétence pour les problématiques de santé.

Responsabilités

• Assurer le suivi comptable, administratif et logistique de l'association.
• Gérer les courriers, mails et préparer les réunions.
• Organiser la logistique des événements.
• Collaborer avec le cabinet comptable et le trésorier.
• Participer aux événements de l'année.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Qualités relationnelles

Capacité à coordonner

Anticipation des besoins

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Logiciel de santé (ex: Plexus Santé)

Description du poste

Qui sommes-nous ?

Les CPTS sont des structures constituées par des professionnels de santé de ville, destinées à apporter une réponse aux besoins de santé de la population d’un territoire, grâce à la mise en place d’une organisation et d’une coordination.

Créée en 2019, la CPTS Initiatives Santé couvre le territoire des communes de Marignane, Vitrolles, Saint-Victoret et Gignac-La-Nerthe. Elle a le statut d’association. Elle développe des projets autour de nombreuses thématiques : l’accès aux soins, le surpoids et l’obésité pédiatrique, l’activité physique, la prévention des pathologies chroniques…

Votre mission

Nous recherchons dès à présent notre futur(e) :

Office Manager H/F

Intégré(e) au sein d’une équipe dynamique de coordination et rattaché(e) à la Coordinatrice, vous assurez le suivi comptable, administratif et logistique de l’association.

Véritable soutien à l’équipe, vos missions principales sont :

• Support administratif et coordination : gestion des courriers et mails, préparation des réunions (convocations, comptes-rendus, PV), suivi des adhésions, mise à jour des bases de données.
• Gestion et organisation des dossiers numériques : assurer le classement et la tenue à jour des documents, tout en proposant des améliorations pour optimiser l’archivage et l’accès aux informations.
• Organisation et logistique : réservation de salles, gestion des fournitures, coordination des évènements (réunions, formations, AG). Vous assurez également l’accueil téléphonique et présentiel des professionnels et partenaires.
• Suivi financier et comptable : gestion des notes de frais, suivi des paiements et encaissements, indemnisation des professionnels, préparation des chèques et élaboration des factures et devis. Vous collaborez étroitement avec le cabinet comptable et le trésorier.
• Appui aux partenariats : contribution au suivi des conventions et financements, garantissant la fluidité administrative et financière des collaborations.
• Autre mission : dans le cadre d’une mission de santé « Accès aux soins » de la CPTS, assister administrativement l’équipe et accueillir le patient.

Vous participez à 4 à 5 évènements dans l’année (soirée annuelle, AG…).

Nous recherchons un(e) Office Manager expérimenté(e), disposant d’au minimum 5 ans d’expérience en gestion administrative, logistique et financière, idéalement dans une structure à taille humaine ou associative. Une appétence pour les problématiques de santé est un plus.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre autonomie, votre sens de l’organisation et votre capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs. Vous êtes réactif(-ve), doté(e) d’excellentes qualités relationnelles et savez anticiper les besoins de la direction et de l’équipe.

Vous maîtrisez le pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et la gestion de bases de données. La connaissance d’un logiciel de santé (ex : Plexus Santé) est un plus.